📘 Bienvenido a aduanasHQ

Bienvenido a aduanasHQ

aduanasHQ es la aplicación con la que un depósito aduanero o una Operación logística lleva el control de la mercancía que recibe en custodia por cuenta de sus Importadores: desde el contrato con el que la mercancía ingresa, pasando por su recepción en bodega, hasta la factura proforma con la que sale y el envío que la entrega. Cada movimiento queda documentado, numerado y con su historial de cambios.

Esta guía está escrita para las personas que usan aduanasHQ día a día: el personal del depósito, los administradores de la empresa y los usuarios de los Importadores que consultan su propia mercancía.

El ciclo de la mercancía

Todo en aduanasHQ gira alrededor de cuatro documentos, en este orden:

Documento	Menú	Qué representa
Contrato	Ingreso > Contratos	El acuerdo con el importador: qué mercancía va a entrar a la bodega, de qué exportador, con qué transportista, con qué flete y seguro declarados.
Recepción	Ingreso > Recepción	La constancia de lo que el almacén realmente recibió contra el contrato. La genera el sistema de almacén (P4W) cuando se recibe el contenedor.
Factura proforma	Egreso > Facturas	La orden de salida: qué parte de la mercancía recibida se le despacha a cuál cliente.
Envío	Egreso > Envíos	La constancia de lo que salió físicamente de la bodega contra una factura proforma, con su lista de empaque.

En una frase: se contrata, se recibe, se factura y se envía. Cuando todo lo que entró por un contrato ya salió, el contrato se cierra.

Lo que la aplicación le garantiza

Ningún documento se pierde: cada contrato, recepción, factura y envío tiene un número propio y correlativo (por ejemplo CON-2026-000123).
La mercancía nunca se factura dos veces: cada línea de contrato lleva un contador de lo recibido, lo comprometido (facturado) y lo enviado, y solo se puede facturar la diferencia entre lo recibido y lo comprometido.
Todo cambio queda registrado: quién cambió qué campo, cuándo y de qué valor a cuál (enlace Cambios en cada documento).
Las fechas que la aduana audita (fecha requerida, fecha de cancelación, número de nacionalización) tienen Alertas antes de que se conviertan en un problema.

Quién hace qué

Perfil	Lo que normalmente hace
Usuario del depósito	Crea contratos, agrega líneas, libera documentos, genera facturas proforma, consulta Recepciones y Envíos.
Aprobador / administrador	Aprueba contratos y facturas, cierra contratos, corrige contadores, administra usuarios y la Configuración.
Usuario de un importador	Ve únicamente los contratos, facturas, inventario y Posición de inventario de su importador.

Cómo usar esta guía

Si es nuevo en la aplicación, empiece por Primeros pasos.
Si necesita hacer algo concreto (Crear un contrato, facturar, cerrar), vaya directo a la sección Ingreso o Egreso.
Si algo no le cuadra (un botón que no aparece, un contrato que no cierra), revise las Preguntas frecuentes.
Las palabras del oficio están en el Glosario.

Los nombres de menús, botones y campos aparecen en negrita tal como se ven en pantalla. La aplicación puede mostrar algunos textos distintos si su empresa personalizó las traducciones (Configuración > Sistema > Traducciones).

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