Flujos de aprobación

Un flujo de trabajo define quién debe confirmar, firmar o aportar qué antes de que un contrato o una factura proforma quede aprobado. Es opcional: una empresa puede aprobar con el botón Aprobar y nada más. Cuando se usa, el botón Aprobar desaparece y la aprobación la da el flujo al llegar a su fin.

Diseñar un flujo (administradores)

Configuración > Informes > Flujos de trabajo > Nuevo. La pantalla tiene un diagrama y un panel de propiedades.

• Estados: los nodos del diagrama (por ejemplo Inicio, Revisión gerencia, Firma del importador, Fin). Cada estado puede notificar por correo o SMS al entrar, con destinatario, asunto y texto; en el texto se pueden usar campos del documento entre llaves (número, importador, referencia...).
• Transiciones: las flechas entre estados. Cada una tiene una o más acciones que la persona debe completar:

Guarde con Guardar. El flujo puede ser el predeterminado para contratos o facturas (Configuración, Business_Releasing_DefaultContractWorkflow / DefaultProformaInvoiceWorkflow) y ser obligatorio (Business_Releasing_Require...).

Asignarlo a un documento

En el encabezado del contrato o la factura, campo Flujo de trabajo, mientras está en borrador. Si la empresa lo exige y el documento no tiene, al liberar se asigna el predeterminado.

Procesarlo

Al liberar el documento, el flujo arranca en su estado inicial y envía sus avisos. Desde el documento:

• Flujo de trabajo > Procesar abre el paso pendiente con sus instrucciones y la acción que corresponda.
• Flujo de trabajo > Reiniciar vuelve al inicio y borra todo lo capturado (firmas, archivos, campos); se pide confirmación.
• El enlace Flujo de trabajo del encabezado muestra el diagrama con el estado actual resaltado.

Cuando el flujo llega a su estado final, el documento pasa a Aprobado y ocurre todo lo que la aprobación dispara (orden de compra o ticket en el almacén, avisos).

Firmas externas

El aviso por correo o SMS de un estado puede llevar un enlace a la página de firma de aduanasHQ, pensada para que alguien sin usuario (el importador, su corredor) confirme, firme o suba un documento desde su teléfono, sin entrar a la aplicación. El paso queda registrado con fecha y firmante.