Trabajar con documentos

Las pantallas de detalle de contratos, facturas proforma, Recepciones y Envíos comparten el mismo diseño.

El encabezado

Arriba están el número del documento, su estado (etiqueta de color), y, si el almacén ya lo conoce, el estado en P4W (por ejemplo P4W · Cerrado). A la derecha del título hay enlaces a Cambios (el historial completo) y, si el documento tiene uno, al Flujo de trabajo. Un sobre indica que ya se envió un correo desde el documento.

Los botones de acción dependen del estado y de su perfil: Liberar solo aparece en un borrador, Aprobar solo en un documento pendiente de aprobación y sin flujo de trabajo, Cerrar solo a un administrador en un contrato aprobado, etc. Si un botón no está, es porque la acción no corresponde en ese momento; vea Preguntas frecuentes.

Los menús desplegables del encabezado:

• Correo electrónico: envía el documento con una de las plantillas de correo de la empresa.
• Informe: abre los informes impresos (PDF) definidos para ese tipo de documento.
• Datos: importar o exportar las líneas en Excel y, en contratos, crear una Orden de compra pendiente.
• El icono de impresora genera un resumen imprimible del documento con sus líneas y documentos relacionados; el icono circular actualiza la pantalla.

Guardado automático

No hay botón Guardar. Cada campo se guarda al salir de él (Tab o clic en otro lado). Un campo que no se puede editar en el estado actual aparece en gris. Si el guardado falla, un aviso lo indica y el valor anterior se conserva.

El panel lateral

A la derecha, el panel resume el documento:

• Los pasos del ciclo de vida con la fecha en que se alcanzó cada uno (Borrador, Pendiente de aprobación, Aprobado, Cerrado).
• Cifras clave: líneas, flete y seguro declarados, total real y, cuando ya hubo Recepciones, lo recibido, comprometido y en bodega.
• El documento correspondiente en el almacén (P4W): orden de compra para el contrato, ticket de preparación para la factura, con su estado y avance.
• Los últimos cambios.

Líneas

Las líneas ocupan la parte central. Tienen su propio cuadro de búsqueda y paginación, y los totales (cantidad, recibido, monto) se leen en el encabezado del bloque. En los documentos editables se pueden agregar, editar, reordenar (flechas arriba/abajo) y eliminar; vea Líneas del contrato.

Documentos relacionados

Bajo las líneas, el bloque Documentos relacionados enlaza todo lo que se desprende del documento: de un contrato, sus Recepciones y facturas; de una factura, su contrato y sus Envíos; y así sucesivamente.

Notas y adjuntos

El bloque Notas permite escribir comentarios internos con fecha y autor. Cualquier archivo que arrastre y suelte sobre el documento queda adjunto (se crea una nota para él); las imágenes se ven como miniaturas que se abren a tamaño completo.

Historial de cambios

Cambios abre una línea de tiempo: cada evento por día con el campo modificado, el valor anterior y el nuevo, y quién lo hizo. Se puede filtrar por usuario, tipo de evento y campo, y ver solo el encabezado o solo las líneas. Las líneas de un documento aparecen como Línea 3 · SKU.

Campos definidos por el usuario

Si su empresa agregó campos propios a un tipo de documento (Configuración > Sistema > Campos definidos por el usuario), aparecen en un bloque aparte y se guardan igual que los demás.