Las bandejas quirurgicas (tambien llamadas kits en prestamo) son las cajas metalicas que salen hacia un hospital para una operacion y regresan despues. La bandeja superior lleva implantes consumibles que se usan durante la cirugia; la bandeja inferior lleva instrumentos reutilizables que deben regresar con la caja.
CifraHQ y su sistema de almacen se reparten el trabajo:
La bandeja se arma aqui. El almacen nunca decide precios, y usted nunca tiene que mantener el mismo contenido en dos lugares.
Las bandejas tienen su propio modulo: Bandejas > Plantillas en el menu principal (esta seccion solo aparece si su empresa tiene activadas las bandejas quirurgicas). Haga clic en Nuevo para crear una bandeja, indicando un nombre y una descripcion. CifraHQ genera el codigo de la bandeja automaticamente.
Abra una bandeja para trabajar su contenido. En la pestana Contenido, haga clic en Agregar linea para buscar un producto y definir su cantidad para cada articulo que pertenece a la bandeja.
Si un producto es un implante consumible o un instrumento reutilizable no se define en la bandeja. Se define una sola vez, en el propio producto:
| Donde | Campo | Significado | Que ocurre si no regresa |
|---|---|---|---|
| Pestana Detalles del producto | Es instrumento activado | Una herramienta quirurgica reutilizable | Es una herramienta perdida, no una venta. Se reporta, no se factura |
| Pestana Detalles del producto | Es instrumento desactivado | Un implante consumible usado en cirugia | Fue implantado en el paciente, por lo tanto se factura al hospital |
Cada linea de la bandeja muestra el estado de instrumento/consumible del producto como una etiqueta de solo lectura, para que vea de un vistazo que hay en la bandeja, pero no puede cambiarlo desde la bandeja. Eso mantiene el indicador consistente en todos los lugares donde se usa el producto, no solo en esta bandeja.
La pestana Detalles de la bandeja muestra el costo acumulado: la suma del costo de cada linea multiplicado por su cantidad. Ese es el numero con el que se debe fijar el precio del modelo de bandeja, y se actualiza al editar el contenido.
Una bandeja larga se arma, se vuelve a contar o se le entrega a un companero mas rapido como hoja de calculo que linea por linea. Justamente para eso, la pestana Contenido lleva un boton Exportar y un boton Importar en el encabezado de su seccion. Ninguno de los dos esta limitado a administradores: quien pueda agregar o quitar una linea de la bandeja de a una, tambien puede importar una hoja.
Exportar muestra Preparando... mientras trabaja y luego guarda un libro de Excel con el nombre del codigo de la bandeja y terminado en -contents.xlsx. Tiene una sola hoja, Contents, con los encabezados Sku, Description, Quantity, Unit Cost, Extended Cost y Role, y una fila por cada linea de la bandeja en el orden en que aparecen en pantalla. Unit Cost es el costo del producto y Extended Cost es ese costo multiplicado por la cantidad de la linea.
Al importar solo se leen de vuelta Sku y Quantity. Las otras cuatro estan ahi para que usted pueda leer la hoja, y se ignoran: el costo y el rol de instrumento o consumible siempre provienen del maestro de Productos, nunca del archivo.
Si exporta una bandeja que todavia no tiene lineas, obtiene solo la fila de encabezados en negrita. Esa hoja vacia es la plantilla en blanco para armar una bandeja desde cero, por lo que no hay nada aparte que descargar.
Solo dos cosas importan de verdad: una columna Sku y una columna Quantity, con los encabezados en la primera fila. Todo lo demas es flexible:
SKU, sku, Unit Cost y unitcost funcionan todos.Haga clic en Importar en el encabezado de Contenido, o en Importar desde Excel en el estado vacio si la bandeja no tiene lineas. Haga clic en Elegir archivo, seleccione su .xlsx (cualquier archivo de mas de diez megabytes se rechaza antes de salir de su equipo), elija el modo y luego haga clic en Importar. Seleccionar el archivo solo lo retiene en el navegador, por lo que no se escribe nada hasta que usted hace clic en Importar, y el modo siempre es una decision deliberada.
| Modo | Que hace | Si una fila esta mala |
|---|---|---|
| Combinar (preseleccionado) | Agrega las filas nuevas y actualiza la cantidad de las filas que ya estan en la bandeja. Las lineas nuevas van al final y las que ya estaban conservan su posicion. Las lineas que no aparecen en el archivo se dejan intactas, asi que nunca se borra nada | Solo esa fila se omite y se informa, y las filas buenas se aplican igual |
| Reemplazar | La bandeja queda conteniendo exactamente lo que lista el archivo, renumerada segun el orden de las filas del archivo. Se elimina toda linea cuyo producto no este en el archivo | Se cancela la importacion completa. No se agrega, actualiza ni elimina nada |
Una fila rechazada aparece en el dialogo como una vineta roja que indica el SKU y el motivo: el SKU no es un producto de esta empresa, la cantidad no es un numero, la cantidad es cero o menos, la cantidad es fraccionaria en un producto que no admite decimales, o el mismo SKU aparece mas de una vez (se omite toda fila que lleve ese SKU, porque la cantidad que usted queria es ambigua). Corrija esas filas en Excel e importe de nuevo.
Dos problemas detienen la importacion completa en cualquiera de los dos modos, porque en ninguno queda algo razonable que aplicar: un archivo sin ninguna hoja, y una hoja sin filas utilizables. Lo segundo es deliberado. Un archivo vacio en modo Reemplazar se leeria como "esta bandeja no debe contener nada" y la vaciaria.
Una importacion exitosa muestra un aviso verde Contenido importado y un Resumen de cuantas lineas se agregaron, se actualizaron, quedaron sin cambios y se eliminaron. La grilla, el contador de la pestana Contenido, el costo acumulado y la lista de Bandejas Fisicas se actualizan, y el contenido nuevo se envia a cada bandeja fisica registrada, normalmente en menos de un segundo, igual que si hubiera editado una linea a mano. Ese envio reemplaza el contenido del kit del lado del almacen, por lo que un cambio hecho al kit en el almacen no sobrevive.
La importacion queda registrada a nombre de su usuario en la bitacora de actividad, con el modo utilizado y cuantas lineas se agregaron, actualizaron, eliminaron y rechazaron.
Si no se pudo escribir nada, aparece No se importo nada. Corrija las filas de abajo e intente de nuevo. con las filas rechazadas debajo, sin aviso y sin envio al almacen. En cualquier caso la seleccion del archivo se limpia despues de cada intento, de modo que un segundo clic en Importar nunca puede volver a aplicar la misma hoja sin que usted se de cuenta. Vuelva a seleccionar el archivo (el mismo nombre funciona) e intente otra vez, y luego haga clic en Cerrar.
Un mismo diseno de bandeja suele tener varias cajas fisicas en circulacion. Cada caja se registra por separado en la pestana Bandejas Fisicas de la bandeja.
Haga clic en Registrar bandeja y elija el almacen donde vive la caja. Es lo unico que debe completar.
Todo lo demas de la caja se decide en otro lugar, por lo que no se le pide escribirlo:
La pagina Bandejas > Bandejas Fisicas lista todas las cajas registradas de todos los disenos de bandeja, con su estado de sincronizacion actual, por si prefiere una vista de todo el almacen en lugar de una bandeja a la vez.
Guardar cualquier cambio en el contenido de una bandeja pone en cola automaticamente una sincronizacion hacia cada caja registrada contra ella, normalmente en menos de un segundo. Tambien puede hacer clic en Sincronizar con almacen en la bandeja para enviar de inmediato en lugar de esperar.
Tras una sincronizacion exitosa, cada bandeja fisica muestra su numero de kit y la hora de la ultima sincronizacion. Si un envio falla, la bandeja muestra Fallo y puede pasar el cursor para ver el motivo.
Si el almacen ya no tiene el kit, CifraHQ lo vuelve a crear en el siguiente envio en lugar de fallar para siempre. La caja conserva su nombre, su almacen y su historial, y el almacen le emite un nuevo numero de kit y una nueva matricula, por lo que los numeros de esa fila cambiaran.
Cuando una bandeja regresa del hospital y el almacen la ha contado, CifraHQ toma el resultado automaticamente, aproximadamente cada diez minutos, y crea la factura del hospital.
Cada linea de la factura lleva el numero de lote, la fecha de vencimiento y el numero de serie de exactamente lo que se uso, porque los hospitales exigen esa trazabilidad en Facturas de implantes. La factura tambien referencia el documento de consumo, el numero de kit y el despacho original, de modo que cualquier consulta es facil de rastrear.
Los precios provienen de la lista de precios del hospital en CifraHQ, igual que en una factura capturada manualmente.
De forma predeterminada la factura se crea como borrador para que alguien la revise antes de enviarla.
Se encuentran en Configuracion, en la seccion de integracion con el almacen.
La sincronizacion de consumo de bandejas no tiene interruptor de encendido/apagado: se activa automaticamente para su empresa en cuanto existe una plantilla de bandeja, y no hay nada que activar por separado.
| Opcion | Predeterminado | Que hace |
|---|---|---|
| Politica de instrumento faltante | Reportar | Reportar registra los instrumentos faltantes sin facturarlos. Cobrar los factura, para hospitales cuyo contrato indica que los reemplazos son facturables |
| Politica de danados | Absorber | Absorber castiga las unidades que el almacen conto como danadas. Facturar las agrega a la factura |
| Contabilizar Facturas de bandeja automaticamente | Desactivado | Dejelo desactivado para revisar cada factura como borrador primero |
Que la seccion Bandejas aparezca en el menu principal es una Configuracion aparte que activa su administrador por empresa; solo controla lo que usted ve, nunca si la sincronizacion se ejecuta.
Bandejas > Consumos Pendientes lista todos los documentos de consumo que CifraHQ ha recibido del almacen, su estado (pendiente, facturado, confirmado, fallido o requiere revision), la factura que produjo si existe, y el motivo de lo que no se pudo facturar.
Motivos comunes por los que una bandeja no se puede facturar:
Nada se pierde mientras se corrige un problema. El consumo sigue reapareciendo hasta que se procesa correctamente.
Si la oficina de su almacen reenvia un consumo que CifraHQ ya facturo, CifraHQ no lo factura por segunda vez y no anula la factura original por su cuenta. Lo marca como requiere revision para que una persona decida si corresponde una nota de credito. Limpie la revision desde el menu de acciones de la fila en Bandejas > Consumos Pendientes una vez que haya decidido que hacer.
El empaque medico normalmente lleva un codigo UDI que contiene el identificador del producto, el lote y el vencimiento juntos. Dos campos en el maestro de Productos hacen que el escaneo en almacen funcione sin que nadie los reescriba:
Ambos se envian al almacen junto con el resto de los datos del producto.
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