Proveedores

Los registros de sus proveedores son el motor de todo el proceso de compras en CifraHQ. Cada orden de compra, recepcion de Inventario y factura de proveedor esta vinculada a un proveedor -- y los datos que ingrese aqui (moneda, Terminos de Pago, direcciones) se trasladan automaticamente a cada documento, para que su equipo procese las ordenes rapidamente sin tener que buscar los datos del proveedor cada vez.

Como crear un Proveedor

1. Vaya a Datos Maestros > Compras > Proveedores.
2. Haga clic en el boton + Captura de Datos y seleccione Nuevo.
3. Ingrese el Nombre de la Empresa y opcionalmente un Nombre Legal (utilizado en documentos formales).
4. Seleccione la Moneda en la que le factura el proveedor.
5. Asigne Terminos de Pago y Terminos de Flete -- estos se aplican por defecto a cada orden de compra y factura de este proveedor.
6. Agregue datos de contacto: Correo Electronico, Telefono, Persona de Contacto, RUC o ID Fiscal.
7. Agregue una o mas Direcciones (facturacion y entrega).
8. Guarde -- el codigo de proveedor se asigna automaticamente.

Los proveedores nuevos inician con la direccion de su propia empresa ya adjunta como Enviar A y Facturar A predeterminados. Esto es intencional: en una orden de compra, Enviar A es donde debe llegar la mercancia, es decir su instalacion y no la del proveedor. CifraHQ la toma de Configuracion > Sistema > Inquilino > Direccion, asi que mantengala actualizada y cada proveedor nuevo la heredara. Puede agregar o cambiar direcciones del proveedor en cualquier momento.

Tambien puede importar multiples proveedores a la vez usando la opcion de Importacion en el boton + Captura de Datos.

Significado de cada campo

• Nombre de la Empresa -- el nombre comercial que aparece en las Ordenes de Compra y Facturas. Use el nombre que figura en las Facturas propias del proveedor.
• Nombre Legal -- el nombre oficial registrado para documentos formales y tributarios. Ingreselo cuando el nombre comercial del proveedor difiere del nombre de su entidad legal; de lo contrario dejelo en blanco y CifraHQ utiliza el Nombre de la Empresa.
• RUC o ID Fiscal -- el identificador tributario gubernamental del proveedor (por ejemplo, RUC en Panama). Requerido para el cumplimiento de facturacion electronica en algunos paises.
• Moneda -- la moneda predeterminada para todas las transacciones con este proveedor. Si su proveedor le factura en USD pero sus libros estan en PAB, configurelo una sola vez y CifraHQ aplica la tasa de cambio en cada factura. Puede modificarse en documentos individuales.
• Terminos de Pago -- determina el calculo de la fecha de vencimiento en las Facturas de Proveedor. Un proveedor con terminos Neto 30 obtiene una fecha de vencimiento 30 dias despues de la fecha de la factura, para que su reporte de antigued de cuentas por pagar sea siempre preciso.
• Terminos de Flete -- el arreglo de entrega que aplica tipicamente (por ejemplo, Entrega, Recogida). Se aplica por defecto en las Ordenes de Compra y puede cambiarse por orden.
• Tiempo de entrega (dias) -- la cantidad habitual de dias entre la colocacion de una orden de compra a este proveedor y la llegada de la mercancia. Su valor predeterminado es 60. CifraHQ lo utiliza para estimar cuando llegaran los Productos pedidos en el informe Productos en Camino por Mes (llegada estimada = fecha de la orden mas el tiempo de entrega). Ingrese un valor realista por proveedor para que esas estimaciones sean precisas.
• Saldo -- el saldo actual pendiente de cuentas por pagar al proveedor (solo lectura, gestionado por el sistema).
• Credito -- cualquier credito disponible de anticipos o Notas de Credito de Proveedor que puede compensarse contra Facturas futuras (solo lectura, gestionado por el sistema).

Consejos

• Asigne un Grupo de Proveedores para segmentar los Reportes por categoria de proveedor -- por ejemplo, separar Proveedores Locales de Importadores le permite ver de un vistazo cuanto le debe a cada grupo.
• Guarde multiples direcciones de entrega en el registro del proveedor para poder seleccionar el punto de recogida correcto por orden de compra sin tener que reescribirlo.
• Revise el Saldo y el Credito del proveedor en la pagina de detalle antes de realizar un pago; muestra exactamente lo que esta pendiente y el credito disponible para aplicar.

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