Ordenes de Compra
Órdenes de Compra
Una Orden de Compra (OC) es tu compromiso formal con un proveedor - define exactamente qué estás comprando, a qué precio y cuándo esperas la entrega. En CifraHQ, la OC es el ancla de todo tu flujo de trabajo de compras: recibir mercancías, generar la factura del proveedor y registrar el pago fluyen directamente desde ella. Trabajar con OCs te brinda trazabilidad completa, previene disputas de precios y mantiene tus cuentas por pagar precisas desde el primer día.
Lista de Ordenes de Compra, el ancla de cada flujo de compras.
Cómo crear una Orden de Compra
- Ve a Compras > Órdenes de Compra.
- Haz clic en + Nuevo.
- Selecciona el Proveedor - esto bloquea la moneda predeterminada, los términos de pago y los términos de flete del registro del proveedor.
- Establece la Fecha del Documento (por defecto es hoy) y la Fecha de Entrega Esperada.
- Agrega tus líneas de pedido (ver abajo).
- Guarda - CifraHQ asigna automáticamente un número de OC basado en tu secuencia de numeración de documentos.
- Cuando estés listo para enviarlo al proveedor, haz clic en Enviar para avanzar la OC al estado Enviada.
Agregar líneas de pedido
Cada línea representa un producto que estás ordenando:
- Haz clic en Agregar Línea (o Agregar Paquete para agregar un paquete de Productos predefinido).
- Selecciona el Producto. El precio unitario, el código de impuesto y el tamaño de empaque se configuran por defecto según la configuración del producto.
- Ingresa la Cantidad - si el producto está controlado por tamaño de empaque, ingresa el número de empaques y CifraHQ calcula automáticamente el equivalente en unidades.
- Ajusta el Precio Unitario o el % de Descuento si este pedido difiere del predeterminado del producto.
- Confirma el Código de Impuesto - se configura por defecto desde el producto pero puede cambiarse por línea.
Repite para cada producto. También puedes importar líneas de una OC anterior o copiar desde una plantilla.
Referencia de campos
| Campo | Significado |
|---|---|
| Proveedor | El proveedor al que le haces el pedido. Bloqueado después del primer guardado - inicia una nueva OC si seleccionaste el proveedor equivocado. |
| Fecha del Documento | La fecha en que se crea la OC. Se usa para el seguimiento de períodos e informes de antigüedad. |
| Fecha de Entrega Esperada | Cuando esperas que lleguen las mercancías. Visible en la pantalla de recepción para que tu almacén sepa qué esperar. |
| Número de Referencia | Tu referencia interna o el número de cotización del proveedor - útil para relacionar hilos de correo electrónico y Facturas. |
| Términos de Pago | Se configura por defecto desde el proveedor; determina la fecha de vencimiento en la factura del proveedor que se crea a partir de esta OC. |
| Términos de Flete | Quién paga el envío y bajo qué condiciones (ej., FOB Destino). Se configura por defecto desde el proveedor. |
| Moneda | Se configura por defecto desde la moneda del proveedor. Las OC en moneda extranjera se convierten al contabilizar usando la tasa establecida en Monedas. |
| Notas | Notas internas visibles para tu equipo. No se envían al proveedor a menos que las incluyas en una OC impresa. |
Campos de línea
| Campo | Significado |
|---|---|
| Producto | El artículo que se ordena. Determina el precio predeterminado, el código de impuesto y la cuenta de Inventario. |
| Descripción | Descripción editable del producto para esta línea - útil si el proveedor usa nombres de producto diferentes. |
| Cantidad | Unidades ordenadas. Para Productos por empaque, ingresa el número de empaques - CifraHQ rastrea tanto empaques como unidades individuales. |
| Precio Unitario | Precio por unidad (o por empaque, para Productos por empaque). Puede diferir del precio estándar del producto. |
| % de Descuento | Descuento a nivel de línea aplicado antes del impuesto. |
| Código de Impuesto | Determina qué tasa de impuesto aplica a esta línea. |
| Subtotal | Cantidad x Precio Unitario menos cualquier descuento, antes de impuesto. Calculado automáticamente. |
Ciclo de vida del documento
| Estado | Significado |
|---|---|
| Borrador | En preparación - totalmente editable, sin impacto en Inventario ni Contabilidad. |
| Enviada | Enviada al proveedor. Las líneas están bloqueadas. CifraHQ rastrea esta OC como un compromiso abierto. |
| Parcialmente Recibida | Algunas líneas han sido recibidas a través de una Recepción de Inventario; las cantidades restantes siguen abiertas. |
| Recibida | Todas las cantidades ordenadas han sido recibidas. La OC está cerrada para recepciones adicionales. |
| Cancelada | Anulada antes de que se recibiera algún bien. Sin impacto en Inventario ni Contabilidad. |
| Archivada | Completamente procesada y cerrada. Solo referencia de solo lectura. |
Qué pasa después de enviar una OC
Una vez que el proveedor despacha los bienes, ve a Compras > Recepciones de Inventario y haz clic en + Desde OC - selecciona esta OC y CifraHQ completa previamente la recepción con todas las líneas abiertas, cantidades y costos. Puedes recibir todas las líneas a la vez o hacer recepciones parciales si el proveedor despacha en lotes.
Después de contabilizar la recepción, haz clic en Generar Factura en la recepción para crear la factura del proveedor. La factura hereda el proveedor, la moneda y los términos de pago de la OC, y los costos de desembarque de la recepción.
Consejos
- Recepciones parciales: Si un proveedor despacha en dos entregas, crea dos Recepciones de Inventario separadas desde la misma OC - CifraHQ rastrea automáticamente las cantidades recibidas vs. pendientes en la OC. La OC permanece abierta hasta que se reciben todas las cantidades.
- Bloqueo de precio: El precio en una línea de OC es el que se traslada a la Recepción de Inventario y la factura del proveedor. Si un proveedor cambia su precio a mitad de pedido, actualiza la línea de OC antes de recibir.
- Tamaños de empaque: Si ordenas 10 cajas de 12 unidades cada una, ingresa Cantidad = 10, Tamaño de Empaque = 12. CifraHQ registra 120 unidades en Inventario. La factura del proveedor mostrará 10 cajas al precio por caja.
- Copiar OCs: Para pedidos recurrentes del mismo proveedor, abre una OC existente y usa Copiar para crear un nuevo borrador con el mismo proveedor, términos y líneas - luego ajusta cantidades y fecha.
- Costos de desembarque: Después de recibir mercancías, CifraHQ puede distribuir los costos de flete y seguro proporcionalmente entre las líneas de producto para darte un costo preciso por unidad de Inventario. Configúralos en la Recepción de Inventario.
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