Carga Inicial de Cuentas

Cuando usted pasa a CifraHQ desde otro sistema contable, los saldos de sus cuentas no se trasladan solos. La Carga Inicial de Cuentas es el paso único de configuración que lo resuelve: usted ingresa (o importa) el saldo de apertura de cada cuenta, CifraHQ registra un asiento contable y sus libros arrancan en la misma posición que su sistema anterior.

Dónde encontrarla

Vaya a Datos Maestros > Contabilidad > Saldos de Apertura. La página se titula Inicialización de Saldo de Cuenta.

Cuándo usarla

Úsela una sola vez, al comienzo de su implementación de CifraHQ, con los saldos del balance de comprobación final de su sistema anterior (o de un cierre de período auditado). No es una herramienta para correcciones continuas. Los ajustes posteriores se hacen con Asientos Contables.

Qué hay en la página

Cómo ingresar sus saldos

1. Defina la Fecha de Registro.
2. Elija la Cuenta de Contrapartida.
3. Ingrese el Saldo de apertura de cada cuenta en su casilla, o impórtelos desde Excel.
4. Revise el Resumen y las cuentas que llenó.
5. Haga clic en Registrar y confirme. CifraHQ abre el asiento contable que creó.

Qué signo usar

Ingrese cada saldo del lado donde la cuenta normalmente tiene su saldo, como número positivo:

• Activos y Gastos: el saldo deudor, positivo.
• Pasivos, patrimonio e ingresos: el saldo acreedor, positivo.
• Una cuenta de naturaleza contraria (por ejemplo, una provisión para cuentas incobrables, que es un activo con saldo acreedor, o las Devoluciones sobre ventas, que son ingresos con saldo deudor): ingréselo como número negativo.

Qué registra el botón Registrar

Por cada cuenta, CifraHQ registra la diferencia entre el número de la casilla y el saldo que la cuenta tenía en la Fecha de Registro. Los documentos registrados después de esa fecha no se cuentan, así que puede cargar saldos con una fecha anterior al arranque aunque ya haya empezado a trabajar: el saldo de apertura queda fijado para esa fecha y todo lo registrado después se suma encima. Cada casilla empieza con el saldo de la cuenta en la Fecha de Registro, y al cambiar la fecha se recargan las casillas que usted no ha modificado. Solo se registran las casillas que usted cambia; una cuenta que deja sin tocar no genera línea. La cuenta de contrapartida recibe la compensación, así que el asiento siempre cuadra.

Cuentas que esta página no muestra

Hay cuentas que no se pueden definir aquí, así que la página las deja fuera de la lista y de las opciones de Cuenta de Contrapartida:

• Cuentas bancarias. Se manejan en Bancos.
• Cuentas por cobrar y Cuentas por pagar. Cargue lo que le deben sus Clientes y lo que usted debe a sus Proveedores como Facturas y Facturas de Proveedor abiertas.
• Activo de Inventario y Recibido no facturado. El valor de su Inventario sale de los documentos de Inventario: recibos, ajustes y similares.

CifraHQ también rechaza estas cuentas si algo intenta registrarlas desde aquí. Vea Cuentas de Control.

Importar saldos desde Excel

Úselo cuando tenga muchas cuentas por llenar. La importación solo llena las casillas para que usted las revise. No registra nada y no guarda nada.

1. Haga clic en Importar desde Excel, en la parte superior de la página.
2. Elija su archivo .xlsx.
3. Un mensaje le indica cuántos saldos se llenaron. Revíselos y, cuando esté conforme, haga clic en Registrar.

Qué necesita el archivo

• Un libro de Excel (.xlsx, de hasta 5 MB). CifraHQ lee la primera hoja.
• Una fila de encabezado con una columna Code y una columna Saldo. Una columna Name es bienvenida, pero se ignora. Puede haber una línea de título sobre el encabezado.
• Una cuenta por fila. Los saldos con la misma convención de signos de arriba.

Qué hace y qué no hace la importación

• Relaciona las filas con las cuentas por Code.
• Llena solo los saldos distintos de cero. Un cero en el archivo nunca borra un saldo que usted ya escribió.
• Un código que no está en la lista (una cuenta bancaria, una cuenta bloqueada o un código que no existe) se omite sin mensaje.
• Si un código aparece dos veces, CifraHQ usa la fila con saldo distinto de cero. Si las dos filas tienen saldos distintos de cero diferentes, CifraHQ omite ese código para que usted lo ingrese.
• Nunca cambia la Cuenta de Contrapartida.
• No guarda. Si sale de la página antes de hacer clic en Registrar, los números se pierden.

Consejos

• Cargue los saldos una sola vez. Si un saldo de apertura necesita corrección después de registrar, use un asiento contable.
• La Fecha de Registro decide qué período contable recibe el asiento. Ese período debe estar desbloqueado.
• No escriba ceros. Las cuentas en cero se pueden dejar como están.
• Tenga a la mano el balance de comprobación de su sistema anterior. Los saldos en CifraHQ deben coincidir con él.

Solución de problemas

Relacionado: Catálogo de Cuentas · Periodos Contables · Auditoría · Grupos de Productos · Facturas · Facturas de Proveedor · Cuentas de Control