Activos Fijos

El modulo de Activos Fijos registra cada activo de larga vida que posee su empresa: maquinaria, vehiculos, computadoras, licencias de software, mejoras a propiedades arrendadas y cualquier otro bien que usted capitaliza en lugar de deducir como gasto inmediatamente. Genera el calendario de depreciacion de forma automatica a partir del costo del activo, su vida util y su valor residual, contabiliza los asientos en el libro mayor en cada corrida de depreciacion, y registra el asiento completo de baja cuando retira o vende un activo.

Donde encontrarlo

Vaya a Contabilidad > Activos Fijos.

Paginas de Configuracion relacionadas:

Contabilidad > Categorias de Activos -- agrupe activos por tipo y preconfigure las cuentas contables
Contabilidad > Productos de Activos Fijos -- plantillas de Productos que crean activos automaticamente desde Facturas de Proveedor

Como se integra con el libro mayor

Los activos fijos afectan cuatro cuentas:

Cuenta	Rol
Cuenta de Activo	Activo en el balance; debito al capitalizar por el costo de adquisicion
Cuenta de Depreciacion Acumulada	Contra-activo en el balance; credito en cada contabilizacion de depreciacion
Cuenta de Gasto de Depreciacion	Gasto en el estado de resultados; debito en cada contabilizacion de depreciacion
Cuenta de Contrapartida / Ganancia-Perdida	Utilizada como contrapartida de la capitalizacion y para la ganancia o perdida en la baja

Opcional:

Cuenta	Rol
Cuenta de Ingresos por Disposicion	Debitada por el efectivo o cuenta por cobrar cuando se vende un activo

Configuracion: Categorias de Activos

Las Categorias de Activos permiten agrupar activos similares (por ejemplo, Vehiculos, Equipos de Computo, Mobiliario) y preconfigurar las tres cuentas contables requeridas. Cuando asigna una categoria a un nuevo activo, las cuentas se completan automaticamente -- no necesita seleccionarlas manualmente en cada activo.

Donde encontrarlo

Vaya a Contabilidad > Categorias de Activos.

Campos

Campo	Descripcion
Codigo	Identificador corto, unico en su empresa
Nombre	Etiqueta descriptiva que aparece en listas y Reportes
Descripcion	Notas adicionales opcionales
Cuenta de Activo Predeterminada	Precompleta la Cuenta de Activo en nuevos activos de esta categoria
Cuenta de Depreciacion Acumulada Predeterminada	Precompleta la Cuenta de Depreciacion Acumulada
Cuenta de Gasto de Depreciacion Predeterminada	Precompleta la Cuenta de Gasto de Depreciacion

Las categorias no pueden eliminarse mientras haya activos asignados a ellas.

Configuracion: Productos de Activos Fijos

Los Productos de Activos Fijos son Productos estandar con Es Activo Fijo habilitado. Funcionan como plantillas: cuando se contabiliza una factura de proveedor que contiene uno de estos Productos, CifraHQ crea un registro de ActivoFijo automaticamente por cada unidad en la linea de la factura, sin necesidad de ingreso manual.

Donde encontrarlo

Vaya a Contabilidad > Productos de Activos Fijos. Esta es una vista filtrada del catalogo de Productos que muestra unicamente los articulos con Es Activo Fijo = Si.

Campos especificos del activo fijo en el producto

Campo	Descripcion
Categoria de Activo	Se copia al activo creado automaticamente
Tipo de Activo	Tangible o Intangible
Vida Util (meses)	Duracion del calendario de depreciacion
Metodo de Depreciacion	Actualmente: Linea Recta
Frecuencia de Depreciacion	Mensual, Trimestral o Anual
Valor Residual	Valor de salvamento al final de la vida util

Cuando se contabiliza una factura, el servicio lee estos valores predeterminados, establece la fecha de capitalizacion como la fecha de contabilizacion de la factura y genera el calendario de depreciacion completo de inmediato.

Crear un activo manualmente

Vaya a Contabilidad > Activos Fijos y haga clic en Nuevo Activo.

Identidad

Campo	Requerido	Descripcion
Codigo de Activo	Automatico	Generado automaticamente segun la convencion de numeracion de su empresa
Nombre	Si	Nombre descriptivo del activo
Descripcion	No	Notas adicionales
Numero de Serie	No	Serie del fabricante, placa del vehiculo, clave de licencia, etc.
Tipo de Activo	Si	Tangible (equipos fisicos) o Intangible (software, licencias, derechos)
Categoria	No	Selecciona una categoria y precompleta las tres cuentas contables
Proveedor	No	Proveedor al que se le compro el activo

Fechas y costo

Campo	Requerido	Descripcion
Fecha de Adquisicion	Si	Fecha en que se compro o recibio el activo
Fecha de Capitalizacion	Si	Fecha en que el activo fue puesto en servicio. El calendario de depreciacion inicia en esta fecha. Debe ser igual o posterior a la Fecha de Adquisicion.
Costo de Adquisicion	Si	Costo total capitalizado (debe ser mayor que cero)
Valor Residual	No	Valor de salvamento estimado al final de la vida util. Por defecto 0. Debe ser menor que el Costo de Adquisicion.
Moneda	Si	Moneda del costo de adquisicion. La tasa de cambio puede ajustarse si es diferente a la moneda base.

Parametros de depreciacion

Campo	Requerido	Descripcion
Metodo de Depreciacion	Si	Actualmente: Linea Recta -- el monto depreciable se divide de forma uniforme entre todos los periodos
Frecuencia de Depreciacion	Si	Mensual, Trimestral o Anual. La vida util en meses debe ser exactamente divisible por la duracion del periodo de la frecuencia.
Vida Util	Si	Duracion total del servicio, ingresada en anos y meses. Se almacena internamente en meses (1-600).

Cuentas contables

Campo	Requerido	Descripcion
Cuenta de Activo	Si	Cuenta del balance para el costo del activo. Debe ser de tipo Activo.
Cuenta de Depreciacion Acumulada	Si	Cuenta contra-activo. Debe ser de tipo Activo.
Cuenta de Gasto de Depreciacion	Si	Cuenta de Gastos del estado de resultados. Debe ser de tipo Gasto.
Cuenta de Contrapartida	No	Utilizada como credito del asiento de capitalizacion y como cuenta de ganancia/perdida en la baja.
Cuenta de Ingresos por Disposicion	No	Debitada por los ingresos de la venta al dar de baja con precio de venta.

Contabilizar asiento de capitalizacion

Cuando se activa Contabilizar Asiento de Capitalizacion, CifraHQ crea un asiento contable al guardar:

DEBE  Cuenta de Activo          Costo de Adquisicion
  HABER  Cuenta de Contrapartida  Costo de Adquisicion

Este asiento se contabiliza una sola vez. Si no hay Cuenta de Contrapartida configurada, la opcion no estara disponible.

Guardar el activo

Al guardar, CifraHQ:

Genera el codigo del activo (si esta en blanco)
Valida los tipos de cuenta
Genera el calendario de depreciacion completo (todos los periodos, todos los montos) y lo guarda
Contabiliza el asiento de capitalizacion (si esta habilitado)

El calendario de depreciacion es visible de inmediato en la pagina de detalle del activo, bajo la pestana Calendario.

Calendario de depreciacion

El calendario de depreciacion es una tabla de periodos generada al guardar. Cada fila representa un periodo de depreciacion.

Columna	Descripcion
Periodo	Numero de periodo secuencial
Inicio del Periodo	Primer dia del periodo
Fin del Periodo	Ultimo dia del periodo
Monto de Depreciacion	Monto correspondiente a este periodo
Acumulado	Total acumulado de depreciacion contabilizada hasta este periodo
Valor en Libros Despues	Costo menos acumulado despues de este periodo
% Aplicado	Proporcion del monto depreciable en este periodo
Estado	Pendiente, Contabilizado o Revertido
Contabilizado el	Fecha y hora en que se contabilizo el periodo

Como se calcula el calendario (Linea Recta)

Monto Depreciable     = Costo de Adquisicion - Valor Residual
Total de Periodos     = Meses de Vida Util / Meses de Duracion del Periodo
Monto por Periodo     = Redondear(Monto Depreciable / Total de Periodos, 2)
Inicio del Periodo[n] = Fecha de Capitalizacion + ((n-1) * Meses del Periodo)
Fin del Periodo[n]    = Fecha de Capitalizacion + (n * Meses del Periodo) - 1 dia

El ultimo periodo absorbe cualquier diferencia de redondeo, de modo que la depreciacion total siempre es exactamente igual al monto depreciable.

Recalculo

Si edita un activo antes de que se haya contabilizado algun periodo, el calendario pendiente anterior se elimina y se genera uno nuevo con los parametros actualizados. Una vez que se contabiliza el primer periodo, el calendario queda bloqueado y los campos de costo de adquisicion, fecha de capitalizacion, vida util, metodo, frecuencia y valor residual quedan bloqueados en la interfaz.

Contabilizar depreciacion

Activo individual

Abra la pagina de detalle del activo.
En la pestana Calendario, haga clic en Depreciar Hasta el Periodo y seleccione un numero de periodo.
CifraHQ contabiliza todos los periodos pendientes de forma secuencial hasta el periodo seleccionado. Los periodos no pueden omitirse.

Cada periodo contabilizado crea un asiento contable:

DEBE  Cuenta de Gasto de Depreciacion       Monto del Periodo
  HABER  Cuenta de Depreciacion Acumulada   Monto del Periodo

Cuando el valor en libros alcanza el valor residual, el estado del activo cambia automaticamente a Totalmente Depreciado.

Corrida masiva de depreciacion

Desde la pagina de lista de Activos Fijos, haga clic en Depreciar en Masa. Ingrese una Fecha Limite y confirme. CifraHQ encola un trabajo en segundo plano (mediante Hangfire) que:

Identifica todos los activos en estado Activo
Para cada activo, encuentra todos los periodos pendientes cuya fecha de fin sea igual o anterior a la fecha limite
Contabiliza cada periodo de forma secuencial
Aplica la tasa de conversion de moneda (tasa de moneda base / tasa de moneda del activo) si el activo esta en moneda extranjera
Valida que el periodo contable (por fecha de calendario) este desbloqueado antes de registrar
Cambia a estado Totalmente Depreciado los activos que hayan agotado sus periodos

El trabajo se ejecuta en segundo plano. Puede monitorearlo desde el panel de Hangfire o actualizar la lista de activos para ver los valores en libros actualizados.

Estados del activo

Estado	Significado
Activo	El activo esta en servicio y es elegible para depreciacion
Totalmente Depreciado	El valor en libros ha alcanzado el valor residual; no quedan mas periodos de depreciacion
Dado de Baja	El activo ha sido retirado, vendido o desechado
Anulado	El activo fue creado por error y nunca afecto el libro mayor

Dar de baja un activo

Cuando retira, vende o desecha un activo, utilice la accion Dar de Baja (disponible en la pagina de detalle o en el menu de acciones de la lista).

Campos de baja

Campo	Requerido	Descripcion
Fecha de Baja	Si	Fecha en que el activo salio de servicio
Motivo de Baja	No	Notas que explican la baja (robo, venta, castigo, etc.)
Precio de Venta	No	Ingresos netos si el activo fue vendido. Deje en blanco o ingrese 0 para una baja por castigo.

Que ocurre al dar de baja

Todos los periodos de depreciacion pendientes con Fin del Periodo <= Fecha de Baja se contabilizan primero
El estado del activo se establece en Dado de Baja y se registra la fecha de baja
Se contabiliza el asiento de baja:

Castigo (sin precio de venta):

DEBE  Cuenta de Depreciacion Acumulada   Depreciacion Acumulada Total
DEBE  Cuenta de Contrapartida (Perdida)  Valor en Libros al Momento de la Baja
  HABER  Cuenta de Activo               Costo de Adquisicion

Ganancia en venta (precio de venta > valor en libros):

DEBE  Cuenta de Depreciacion Acumulada     Depreciacion Acumulada Total
DEBE  Cuenta de Ingresos por Disposicion   Precio de Venta
  HABER  Cuenta de Activo                  Costo de Adquisicion
  HABER  Cuenta de Contrapartida (Ganancia) Monto de la Ganancia

Perdida en venta (precio de venta < valor en libros):

DEBE  Cuenta de Depreciacion Acumulada     Depreciacion Acumulada Total
DEBE  Cuenta de Ingresos por Disposicion   Precio de Venta
DEBE  Cuenta de Contrapartida (Perdida)    Monto de la Perdida
  HABER  Cuenta de Activo                  Costo de Adquisicion

Anular un activo

Use Anular para cancelar un activo creado por error. La anulacion solo esta permitida cuando:

No se ha contabilizado ningun periodo de depreciacion
No se ha contabilizado ningun asiento de capitalizacion

Un activo anulado no puede reactivarse. Si necesita retirar un activo que ya tiene asientos contabilizados en el libro mayor, utilice Dar de Baja con castigo en lugar de anular.

Reportes

Cinco Reportes estan disponibles desde la pagina de detalle mediante el boton Reportes, y desde la pagina de lista para Reportes a nivel de registro.

Reporte	Descripcion
Registro de Activos Fijos	Lista completa de todos los activos no anulados con costo, valor en libros, depreciacion acumulada, estado y cuentas contables
Calendario de Depreciacion	Calendario completo periodo a periodo para un activo individual, incluyendo montos contabilizados y referencias a Asientos Contables
Reporte de Adquisiciones	Activos ordenados por fecha de capitalizacion; total de activos y costo de adquisicion total
Reporte de Bajas	Activos dados de baja con valor en libros al momento de la baja, precio de venta y ganancia o perdida por activo
Reporte de Valor en Libros	Todos los activos no anulados agrupados por categoria con subtotales; porcentaje depreciado por activo; totales generales

Consejos

Configure las categorias antes de crear activos. Las categorias precompletan las tres cuentas contables requeridas, ahorrando tiempo y reduciendo errores al seleccionar cuentas en muchos activos.
Use Productos de Activos Fijos para equipo adquirido. Si compra regularmente el mismo tipo de equipo a Proveedores, configurelo como Producto de Activo Fijo. CifraHQ crea el activo automaticamente cuando se contabiliza la factura, sin ingreso manual.
La fecha de capitalizacion determina el calendario, no la fecha de adquisicion. Ingrese la fecha en que el activo fue puesto realmente en servicio como Fecha de Capitalizacion. Si el equipo llega en diciembre pero no se instala hasta enero, el calendario y el gasto de depreciacion comienzan en enero.
Contabilice los periodos en orden. Los periodos de depreciacion deben contabilizarse de forma secuencial. No puede contabilizar el periodo 5 antes de que esten contabilizados los periodos 1 al 4.
Las corridas masivas verifican los bloqueos de Periodos Contables. Si un periodo contable esta bloqueado, el trabajo de depreciacion masiva omite los periodos que caen en ese mes. Desbloquee el periodo primero si necesita contabilizar en el.
La baja contabiliza la depreciacion pendiente automaticamente. No necesita contabilizar manualmente todos los periodos pendientes antes de dar de baja. La accion Dar de Baja actualiza automaticamente hasta la fecha de baja.
La anulacion es permanente. Una vez anulado, un activo no puede reactivarse. Utilice la anulacion unicamente para activos ingresados por error que nunca hayan afectado el libro mayor.

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