CifraHQ puede cobrar automaticamente una factura de mora a cualquier cliente con un saldo vencido. Un trabajo diario en segundo plano analiza cada factura vencida, calcula la mora como un porcentaje del saldo pendiente, registra una nueva factura fiscal por ese monto, la envia al PAC y se la envia por correo al cliente, todo sin intervencion manual.
Vaya a Configuracion > Sistema > Configuracion, luego navegue en el arbol hasta Business > Operations > Sales > Late Fee. Configure los cinco ajustes que encontrara ahi:
| Ajuste | Que hace | Valor por defecto |
|---|---|---|
| Activar generacion automatica de Facturas de mora | Interruptor principal. Activelo para iniciar el analisis diario. | Desactivado |
| Dias despues del vencimiento antes de aplicar la mora | Periodo de gracia antes del primer cobro. Las Facturas vencidas por menos dias que este valor se omiten. | 30 |
| Tasa de mora como porcentaje del saldo pendiente | Monto de la mora como porcentaje. 1.5 cobra el 1.5% del saldo pendiente. |
1.5 |
| SKU del producto de servicio usado en la linea de mora | El SKU de un producto de Servicio existente que se convierte en la linea de la factura de mora. Cree un producto dedicado "Mora" en su catalogo de Productos si no tiene uno. | (vacio) |
| Enviar la factura de mora automaticamente al correo del cliente | Cuando esta activo, CifraHQ envia el PDF de la factura generada al correo de facturacion del cliente inmediatamente despues de registrarla. | Activado |
Los cinco ajustes se guardan de inmediato, sin necesidad de reiniciar.
El analisis diario se ejecuta cada manana. El calendario:
El trabajo es idempotente: si se ejecuta dos veces en un dia, no se generan moras duplicadas.
Las siguientes nunca se cobran con una mora, independientemente de la Configuracion:
REC-), esa factura nunca recibira otra mora, incluso si queda sin pagar despues de su propia fecha de vencimiento. Esto evita la acumulacion recursiva de mora.Las Facturas de mora usan su propio prefijo de codigo de documento y su propio contador autoincremental, separados de las Facturas regulares.
REC- (de "Recargo"). Los codigos se generan como REC-00000001, REC-00000002, etc., de forma independiente al consecutivo INV- usado por las Facturas creadas manualmente.Business_NamingConventions_Sales_LateFeeInvoice. Cambiela mediante su flujo existente de ConfigEntry si desea un prefijo distinto (por ejemplo LFE-). Las Facturas de mora ya generadas conservan el codigo asignado originalmente, solo las nuevas usan el prefijo nuevo.Abra el registro del cliente y vaya a la seccion Configuracion. Active Desactivar mora automatica. Guarde. Ese cliente quedara excluido de todas las ejecuciones de mora mientras el indicador este activado.
Vaya a Ventas > Mora y Recargos para monitorear y controlar el proceso.
Muestra una vista previa en tiempo real de cada factura que se cobraria si ejecutara el trabajo ahora. Las columnas incluyen el numero de factura, el cliente, el saldo pendiente, los dias de mora y el monto de mora proyectado. Utilicela para verificar su Configuracion antes de la primera ejecucion real.
Cada fila tiene una casilla de seleccion. Marque las Facturas que desea cobrar y aparecera un boton Procesar Seleccionadas en el encabezado, que le permite generar moras solo para esas Facturas en lugar de toda la lista. Deje todo sin marcar para mantener el comportamiento por defecto (procesar todas las Facturas elegibles con Ejecutar ahora). El indicador de conteo en el encabezado muestra cuantas estan seleccionadas; limpielo para volver a la lista completa.
Un registro paginado de cada ejecucion de mora. Cada fila muestra:
| Columna | Significado |
|---|---|
| Fecha de ejecucion | Cuando se genero la mora |
| Factura original | La factura vencida que origino la mora (haga clic para abrir) |
| Factura generada | La nueva factura de mora que fue registrada (haga clic para abrir) |
| Saldo pendiente | Saldo al momento de la ejecucion |
| Monto de mora | Mora real cobrada |
| Estado | Generada (exitosa), Error en PAC (factura registrada pero envio electronico fallo), Error en correo (registrada y enviada al PAC pero no se pudo enviar el correo), Error en generacion (no se pudo registrar la factura) |
| Error | Detalle del error cuando el estado no es Generada |
Haga clic en Ejecutar ahora en la parte superior de la pagina para activar el analisis de inmediato para todas las Facturas elegibles. Aparece un dialogo de confirmacion antes de procesar cualquier cosa. El Resumen de resultados aparece debajo de las pestanas al completarse.
Para procesar solo algunas Facturas, marque sus casillas en la pestana Pendientes y haga clic en Procesar Seleccionadas. El dialogo de confirmacion lista los numeros de factura elegidos (hasta cinco) o la cantidad. Solo se cobran las Facturas seleccionadas; todo lo demas queda intacto. Si una factura seleccionada ya no es elegible al momento de confirmar (por ejemplo si fue pagada mientras tanto), se omite de forma segura y se reporta en el conteo de Omitidas, nunca se cobra incorrectamente.
Las filas con estado Error en PAC o Error en correo muestran una accion Reintentar en el menu de la fila. El reintento vuelve a intentar solo el paso fallido, no regenera la factura.
Una vez que el reintento tiene exito, el estado de la fila se actualiza a Generada.
Cada factura de mora es una Factura fiscal estandar con:
REC-) y el contador dedicado LateFeeInvoice, por ejemplo REC-00000001.La factura pasa por el proceso completo de registro: se crean los Asientos Contables, se intenta el envio al PAC (si el envio automatico esta activado) y el saldo del cliente aumenta.
Relacionado: Facturas - Clientes - Configuracion del Sistema
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