Lista de Verificacion del Cierre Mensual

El Formulario 4331 se presenta mensualmente ante la DGI antes del 15 del mes siguiente. Esta lista lo guia por el flujo de cierre y envio de CifraHQ.

Cuando ejecutarlo

• Mensualmente, antes del decimo dia habil del mes siguiente al periodo de presentacion (deja margen antes del plazo DGI del 15)
• Despues que todos los pagos de Facturas de Proveedor del periodo esten posteados y conciliados
• Despues que cualquier certificado anulado o rectificado del periodo este resuelto

El cierre en 5 pasos

Paso 1 - Validacion previa al cierre

1. Navegue a Contabilidad → Formulario 4331
2. Clic en Generar
3. Elija Ano y Mes del periodo
4. Clic en Validar (el boton antes de Generar)

El sistema verifica cada compuerta:

Si alguna verificacion falla, el dialogo lista los problemas. Resuelvalos y clic Validar otra vez.

Causa mas comun de discrepancia GL/submayor: un Asiento Contable fue ajustado manualmente despues de emitir un certificado. O revierta el JE o anule+reemita el certificado para que cuadren.

Paso 2 - Revision

Una vez que la validacion pasa, el boton Generar se activa. El sistema crea un Formulario 4331 en Borrador con:

• Totales por bucket (7% / 10% / 15%) para base imponible, ITBMS facturado, ITBMS retenido
• Total retenido en USD
• Cantidad de Proveedores (distintos Proveedores retenidos)
• Cantidad de certificados

Revise las cifras antes de enviar. Compare contra su registro de CxP o impuesto esperado de retencion.

Paso 3 - Aprobacion CPA (cuando aplica)

Si Requerir aprobacion de CPA para cerrar esta habilitado en la Configuracion:

• La declaracion se crea en estado Borrador
• Una notificacion se enruta al usuario CPA asignado
• El CPA revisa y aprueba, o la devuelve para correccion
• Una declaracion aprobada queda lista para envio

Si la aprobacion CPA no es requerida (predeterminado), la declaracion esta inmediatamente lista.

Paso 4 - Exportar el CSV

1. Desde la pagina de lista del Formulario 4331, clic en CSV sobre la fila del periodo
2. El navegador descarga Form4331-YYYY-MM.csv
3. La respuesta HTTP incluye un header X-Form4331-Hash - SHA-256 de los bytes exactos descargados, tambien persistido en la fila

El hash es su rastro de Auditoria. Volver a descargar el CSV contra el mismo conjunto de datos produce bytes identicos y hash identico. Guarde una copia del hash junto al archivo para reconciliacion.

Paso 5 - Enviar a DGI y bloquear

1. Inicie sesion en e-Tax 2.0 con credenciales RUC del agente
2. Navegue a la declaracion mensual del Formulario 4331
3. Suba el CSV
4. Capture el numero de confirmacion DGI cuando la subida sea aceptada
5. Vuelva a CifraHQ, abra la fila del Formulario 4331, clic en Enviar, pegue el numero, guarde
6. La declaracion pasa a Enviado y el periodo se bloquea

Que significa "bloqueado"

Despues que la declaracion esta Enviada:

• Las filas de retencion del periodo son solo lectura
• La anulacion de certificados esta bloqueada
• Los Asientos Contables estan congelados
• Cualquier correccion requiere el flujo de Rectificacion

Rectificaciones

Si encuentra un error despues del envio:

1. Abra el Formulario 4331 Enviado
2. Clic en Rectificar
3. Se crea una nueva declaracion Borrador con IsAmendment = true, vinculada al original
4. Haga las correcciones (anule + reemita certificados segun necesario; deje que el motor regenere los totales)
5. Re-exporte el CSV
6. Suba la rectificacion a DGI a traves de su endpoint de rectificacion
7. Envie la rectificacion en CifraHQ con el nuevo numero de confirmacion

El original pasa a estado Rectificado y queda accesible para Auditoria. Solo una rectificacion por periodo dentro de 36 meses se permite bajo el Codigo Fiscal (regla paralela al Articulo 710-A; confirme con DGI).

Rastro de Auditoria

Por cada periodo cerrado el sistema retiene:

Referencia rapida - Plazos DGI

Multa por presentacion tardia: minimo USD 10, mas intereses y recargos por Codigo Fiscal.