Facturas de Proveedor
Facturas de Proveedores
Una factura de proveedor es la forma en que registras lo que debes - convierte la factura del proveedor en una cuenta por pagar que CifraHQ rastrea contra tus cuentas por pagar y el saldo del proveedor. Contabilizar una factura aumenta tu saldo de cuentas por pagar de inmediato, de modo que tu panorama de flujo de caja es preciso desde el momento en que reconoces la obligación, no solo cuando la pagas.
Lista de Facturas de Proveedor, las Facturas del lado de cuentas por pagar que convierten recibos en montos por pagar.
Cómo crear una Factura de Proveedor
Desde una Recepción de Inventario (recomendado):
- Abre la Recepción de Inventario contabilizada.
- Haz clic en Generar Factura - CifraHQ crea una factura con todas las líneas, montos, proveedor y términos precargados.
- Revisa la factura, ingresa el Número de Factura del Proveedor de la factura física del proveedor y ajusta si es necesario.
Manualmente:
- Ve a Compras > Facturas.
- Haz clic en el botón + Ingreso de Datos y selecciona Nuevo.
- Selecciona el Proveedor y establece la Fecha de Contabilización (por defecto es hoy).
- Agrega líneas usando Agregar Línea de OC, Agregar Línea de Recepción o manualmente.
- CifraHQ asigna automáticamente un número de factura al guardar.
Referencia de campos
- Proveedor - bloqueado después de la creación.
- Fecha de Contabilización - la fecha en que la factura se registra en tus cuentas por pagar. Usa la fecha de la factura del proveedor para mantener tus períodos alineados.
- Fecha de Vencimiento - calculada automáticamente a partir de tus términos de pago; anúlala para que coincida con la fecha impresa en la factura física del proveedor si difieren.
- Número de Factura del Proveedor - el número impreso en la factura del proveedor. Ingresar esto es esencial para conciliar pagos con Facturas durante la reconciliación y para fines de auditoría.
- Términos de Pago / Términos de Flete - se configuran por defecto desde la configuración del proveedor; editables antes de contabilizar.
- Número de Referencia - referencia interna opcional para cruzar con tu OC o recepción.
Ciclo de vida del documento
| Estado | Significado |
|---|---|
| Borrador | Editable; sin impacto en cuentas por pagar |
| Contabilizado | Saldo de cuentas por pagar aumentado; saldo del proveedor actualizado |
| Parcialmente Pagado | Se han aplicado algunos pagos |
| Pagado | Completamente pagado; monto pendiente <= 0.01 |
| Archivado | Cerrado y de solo lectura |
Qué sigue
Después de contabilizar, usa el botón Pagar para crear un Pago de Factura y registrar el dinero que sale de tu banco. Si tienes crédito de proveedor disponible - de un anticipo o una nota de crédito - elige Aplicar Crédito en su lugar para consumirlo sin una transacción bancaria.
Para devolver mercancías, haz clic en Crédito en la factura contabilizada. CifraHQ genera una Nota de Crédito de Proveedor con las líneas de la factura precargadas; ajusta las cantidades para que coincidan con lo que realmente estás devolviendo.
Consejos
- Costo de desembarque: Después de contabilizar, CifraHQ distribuye los costos de flete y seguro proporcionalmente entre todas las líneas de producto - dándote un costo preciso por unidad en lugar de agrupar el flete en un gasto separado.
- Una sola factura puede referenciar líneas de múltiples recepciones u OCs. Esto es útil cuando un proveedor envía una factura consolidada que cubre varios envíos del mes.
- El monto Pendiente en la factura refleja el saldo después de pagos parciales y créditos aplicados - es lo que aún debes.
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