Como funciona CifraHQ

CifraHQ es un sistema contable en la nube creado para empresas de distribucion, manufactura y comercio al por menor. Gestiona el ciclo comercial completo - desde la compra de mercancias y la administracion del Inventario hasta las ventas, la facturacion y el cierre de libros - con Contabilidad de doble entrada integrada en cada paso.

El flujo comercial completo

Proveedores --> Ordenes de Compra --> Recepciones de Inventario --> Facturas de Proveedor --> Pagos de Facturas
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                                          Inventario
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Clientes <-- Facturas <-- Despachos <----------+    Ordenes de Venta <-- Cotizaciones
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           Cobros de Facturas

Cada transaccion que mueve dinero o Inventario crea automaticamente un asiento en el Mayor General. El registro completo de cada debito y credito es la Auditoria, y el enlace entre subsistemas y cuentas se configura en Cuentas Predefinidas. Nunca necesita tocar el Mayor para transacciones de rutina.

Modulos de un vistazo

Compras

Administre todo lo que compra. Cree Ordenes de Compra, reciba mercancias mediante Recepciones de Inventario, registre las Facturas de sus Proveedores como Facturas de Proveedor y paguelas con Pagos a Proveedores. Gestione las Devoluciones con Notas de Credito de Proveedor y los anticipos con Anticipos a Proveedores. Datos Maestros: Proveedores, Grupos de Proveedores, Terminos de Pago.

Ventas

Administre todo lo que vende. Convierta Cotizaciones en Ordenes de Venta, despache con Entregas de Inventario y facture a sus Clientes con Facturas. Recaude pagos mediante Pagos de Facturas. Gestione Devoluciones con Devoluciones de Clientes, Recepciones de Devolucion, Notas de Credito de Cliente y Memos de Credito de Cliente. Reciba anticipos con Anticipos de Clientes. Datos Maestros: Clientes, Grupos de Clientes, Reglas de Precio, Reglas de Comision.

Inventario

Controle existencias en tiempo real en sus Almacenes e inspeccione disponibilidad por ubicacion en Inventario por Ubicacion. Mueva mercancia entre ubicaciones con Transferencias entre Almacenes (Envios de Transferencias + Recepciones de Transferencias). Corrija saldos con Ajustes de Entrada y Ajustes de Salida, y capture conteos fisicos con Conteos de Inventario. Produzca articulos terminados con Ordenes de Ensamble y Recepciones de Ensamble, definidos como Paquetes de Productos. Datos Maestros: Productos, Categorias de Productos, Grupos de Productos, Codigos CBSP.

Banca

Configure sus Instituciones Financieras, registre cada credito y debito con Transacciones Bancarias, mueva dinero entre cuentas con Transferencias Bancarias, y concilie cada cuenta mensualmente con Conciliacion Bancaria. Realice correcciones manuales con Asientos Contables.

Contabilidad

La Auditoria es el libro completo de movimientos contabilizados. Configure el Catalogo de Cuentas, agrupe las cuentas en Categorias de Cuentas y enlace cada subsistema a sus cuentas mediante Cuentas Predefinidas. Abra y cierre periodos en Periodos Contables. Administre impuestos con Autoridades Fiscales, Codigos de Impuesto, Pagos de Impuestos y el Formulario 430 (ITBMS) panameno. Lleve activos depreciables con Activos Fijos, Categorias de Activos y Productos de Activo Fijo.

Gastos

Capture Gastos operacionales y de Empleados, y procese Reembolsos de Gastos. Ambos flujos contabilizan al Mayor a traves de Cuentas Predefinidas y el Banco.

Reportes

Ejecute Reportes Financieros (Estado de Resultados, Balance General, Balance de Comprobacion) para cualquier rango de fechas. Inspeccione existencias con el Reporte de Inventario, el Inventario Detallado y los Productos Favoritos. Construya consultas ad hoc con el Constructor de Consultas, preselectelas en Tableros usando Widgets.

Planilla

Configure Empleados, defina ingresos y deducciones con Conceptos de Planilla. Corra ciclos de pago en Periodos y Corridas, calcule el Decimo Tercer Mes, lleve Vacaciones y Terminaciones. Presente el Formulario 03 ISR Anual y observe los plazos en el Calendario de Cumplimiento.

Configuracion

Configure su tenant en Configuracion del Tenant. Administre Usuarios, Sesiones de Usuario, Modulos y Permisos de Usuario. Personalice salidas con Reportes Imprimibles, Plantillas de Correo y Traducciones. Automatice con Flujos de Trabajo y Webhooks. Opere el sistema mediante Registros del Sistema, Copias de Seguridad, Numeracion de Documentos y Campos Definidos por el Usuario. Conecte sistemas externos por la API de CifraHQ.

Logistica y Datos Maestros

Defina su flujo de envio con Transportistas / Transportistas de Carga, Terminos de Envio y Terminos de Carga. Configure las Monedas, Metodos de Pago y Procesadores de Pago que soporta. Ancle direcciones con Geografia. Reutilice documentos repetitivos con Plantillas Recurrentes y centralice Cargos extra con Cargos Adicionales. Active la Facturacion Electronica panamena para cumplir con ETAX.

Que hace diferente a CifraHQ

CifraHQ esta especialmente disenado para empresas basadas en Productos:

• Control de empaque: venda y reciba Productos en paquetes, cajas o paletas; CifraHQ gestiona los calculos de forma automatica.
• Control por lote y serie: rastree cada unidad desde la recepcion, el almacenamiento y el despacho.
• Gestion de fechas de vencimiento: marque Productos proximos a su fecha de vencimiento.
• Multidivisa: realice transacciones con Proveedores y Clientes en cualquier moneda; las tasas de cambio se aplican de forma automatica.
• Facturacion electronica: integracion directa con el sistema de facturacion electronica ETAX de Panama (y otros).
• Integracion con bodega: conectese a un WMS externo para despachos y traslados gestionados desde la bodega.

Por donde empezar

Es nuevo en CifraHQ? Siga la lista de verificacion de Configuracion en la guia de Primeros Pasos y luego agregue sus Datos Maestros (Productos, Proveedores, Clientes) antes de ingresar cualquier transaccion.