Empleados

El registro del empleado es la base de la nómina. Cada corrida de nómina, saldo de Vacaciones, liquidación y partida del décimo se vincula a un empleado - su fecha de ingreso, el salario del contrato activo y el número de seguro social.

Dónde encontrarlo

Ve a Nómina > Empleados.

Crear un empleado

Opción 1 - Asistente de Nuevo Empleado

Haz clic en Nuevo Empleado en la página de lista. El asistente recopila todos los datos obligatorios en un formulario y crea el registro del empleado con su primer contrato.

Campos recopilados por el asistente:

Opción 2 - Creación directa en la lista

Haz clic en Nuevo y completa el formulario de detalle manualmente. El resultado es el mismo que el asistente.

Página de detalle del empleado

Navega a Nómina > Empleados y haz clic en cualquier empleado para abrir la vista de detalle. La página está organizada en cuatro pestañas.

Pestaña de Identidad

Muestra y edita la información personal del empleado y los metadatos de empleo.

Sección de Información Personal:

Sección de Información de Contacto (barra lateral):

Contactos de Emergencia

A quién llamar si le pasa algo al empleado. Un contacto de emergencia no tiene que ser un dependiente: puede ser un amigo, un padre o una madre que no están cubiertos por la CSS, cualquier persona. La sección Contactos de emergencia está en la barra lateral, debajo de Información de Contacto. Un empleado puede tener varios contactos; se muestran en el orden en que se agregaron, que es el orden en que se les llama.

• Haga clic en Nuevo contacto de emergencia para agregar uno, en el lápiz para cambiarlo y en el bote de basura para eliminarlo. El teléfono y el correo son enlaces: haga clic en el teléfono desde un celular o una computadora con aplicación de llamadas para marcar, o en el correo para escribir.
• Un contacto sin teléfono no se guarda. CifraHQ lo pide e indica qué falta.
• Cuando no hay ningún contacto la sección dice No hay contacto de emergencia registrado.
• Los dependientes que estaban marcados como contacto de emergencia antes de que existiera esta sección se copiaron aquí con su nombre y parentesco. Muestran la etiqueta Falta el teléfono: edite cada uno y agregue el número.

Pestaña de Contratos

Lista todos los contratos asociados a este empleado. Solo un contrato puede estar Activo a la vez.

El Salario Base del contrato activo es la cifra que el motor de nómina utiliza como base salarial cotizable para los cálculos de CSS e ISR.

El cargo del contrato activo también aparece en la franja de Resumen en la parte superior de la página y en la columna Cargo de la lista de empleados.

Cargos

Todo contrato debe tener un Cargo; el contrato no se puede guardar sin uno. El cargo se imprime en la carta de trabajo y en la colilla de pago.

• Elige de la lista. Cada empresa comienza con 25 Cargos comunes en Panamá, como Gerente General, Contador, Cajero, Vendedor, Bodeguero, Conductor, Recepcionista, Gestor de Cobros y Agente de Seguridad.
• Escribe uno nuevo. Si el cargo no está en la lista, escríbelo en el campo Cargo y guarda el contrato; el nuevo cargo se agrega a la lista para todos. Si escribes un cargo que ya existe, en español o en inglés, se usa el existente en lugar de crear un duplicado.
• Tu idioma. Cada cargo tiene un nombre en inglés y otro en español. Los Usuarios que trabajan en español ven el nombre en español; los que trabajan en inglés, el nombre en inglés. Los documentos en español (colilla de pago, carta de trabajo) imprimen el nombre en español, y el párrafo en inglés de la carta de trabajo imprime el nombre en inglés. Un cargo escrito en un solo idioma muestra ese nombre en ambos.
• Cargos de confianza. Al elegir un cargo gerencial (Gerente, Gerente General, Gerente de Recursos Humanos) se marca la casilla Cargo de Confianza del contrato; puedes cambiarla.
• Al enmendar un contrato se conserva su cargo, a menos que lo cambies.

Departamento y horario de trabajo

Cada contrato también registra su Departamento y su Horario de trabajo. El horario tiene una fila por día: marca los días que trabaja el empleado e indica la hora de entrada, la hora de salida y el almuerzo de ese día. Los días pueden ser distintos, así que la semana habitual en Panamá (lunes a viernes completos más medio día el sábado, por ejemplo de 08:00 a 12:00) se registra tal como se trabaja. Las horas semanales se calculan a partir del horario y se muestran debajo. Los contratos nuevos comienzan con lunes a viernes de 08:00 a 17:00 con 60 minutos de almuerzo, y sábado de 08:00 a 12:00 (44 horas); ajústalo para cada empleado.

Al enmendar un contrato se conservan su departamento y su horario, a menos que los cambies.

Pestaña de Banco

Lista las cuentas bancarias para el desembolso de nómina por ACH.

Si un empleado no tiene cuentas bancarias, la exportación ACH los omitirá y registrará el registro faltante.

Pestaña de Dependientes

Registra a los familiares para seguros y designación de beneficiarios CSS. Los contactos de emergencia se guardan aparte en la pestaña de Identidad (ver Contactos de Emergencia), porque un contacto de emergencia no siempre es un dependiente.

Estado del empleado

La liquidación se tramita a través del asistente de liquidación dedicado - no establezcas manualmente el estado en Liquidado. El asistente actualiza el estado, calcula la liquidación y registra la fecha de terminación automáticamente.

Contrato de Trabajo

En la pestaña Contratos, haz clic en Contrato en cualquier contrato para descargar el contrato de trabajo como documento Word que puedes revisar, editar e imprimir. El texto corresponde al tipo de contrato: por tiempo indefinido, por tiempo definido, por obra determinada o temporal. Los contratos por tiempo definido y temporales imprimen la fecha de terminación del contrato; la duración, la causa y, en obra determinada, la descripción de la obra se imprimen como [___] para que las completes.

El contrato se completa con los datos de CifraHQ:

• La empresa: nombre, dirección, y el representante legal y el número del Registro Público (ficha/folio) de Configuración > Empresa > Contratos de trabajo. Complétalos una vez; todos los contratos los usan.
• El empleado: nombre completo, nacionalidad, cédula o pasaporte, y dirección.
• El contrato: cargo, departamento, fecha de inicio, salario y frecuencia de pago, forma de pago (transferencia bancaria si el empleado tiene cuenta bancaria, de lo contrario cheque), y el horario en palabras, por ejemplo "de lunes a viernes de 08:00 a 17:00, con 60 minutos de descanso para almuerzo, y el sábado de 08:00 a 12:00", con las horas semanales.
• La fecha de firma: el día en que lo descargas.

Todo dato que CifraHQ no tenga se imprime como [___], listo para completarlo en Word. El documento termina con las líneas de firma del empleador, del trabajador y de dos testigos.

Haz revisar el texto del contrato por un abogado laboralista panameño antes de usarlo con empleados.

Constancia Laboral

Haz clic en Constancia Laboral en la página de detalle de cualquier empleado para descargar una constancia laboral en PDF. El documento contiene:

• Nombre legal completo y cédula
• Fecha de ingreso y años de servicio
• Cargo actual y departamento
• Salario base (en letras y cifras)
• Membrete de la empresa y espacio para firma autorizada

La constancia se genera inmediatamente; no se requiere ningún ingreso adicional de datos.

Consejos

• El Número de Seguro Social es obligatorio antes de que el motor de nómina pueda calcular las deducciones de CSS. Un empleado sin NSS generará un error de validación cuando se calcule el período.
• El salario del contrato activo determina todo. Si cambias el salario de un empleado a mitad del período, actualiza el contrato antes de ejecutar el cálculo - el motor lee el contrato en el momento del cálculo.
• La Fecha de Ingreso afecta el décimo y las Vacaciones. La acumulación del derecho a Vacaciones (Art. 76 CT) comienza después de 11 meses de servicio continuo; la fecha de ingreso es el punto de referencia.

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