Gastos

Cuando un costo empresarial se paga directamente desde una cuenta bancaria, sin factura de proveedor de por medio, eso es un gasto. Ejemplos comunes incluyen reembolsos a Empleados, suministros de oficina comprados con tarjeta corporativa, servicios públicos y gastos de viaje. Los gastos le permiten registrar y categorizar estos pagos para que aparezcan correctamente en su Estado de Resultados sin pasar por cuentas por pagar.

Cómo crear un Gasto

1. Vaya a Gastos > Gastos.
2. Haga clic en + Entrada de Datos y seleccione Nuevo.
3. Seleccione el Proveedor (opcional; déjelo en blanco para pagos varios o no recurrentes).
4. Seleccione la Institución Financiera desde la que se paga el gasto.
5. Establezca la Fecha de Contabilización y opcionalmente una Fecha de Vencimiento.
6. Agregue un Número de Referencia (por ejemplo, número de recibo o referencia de solicitud de reembolso).
7. Agregue líneas de gasto:
   • Seleccione la Cuenta Contable a cargar (por ejemplo, Suministros de Oficina, Gasto de Viaje).
   • Ingrese el Monto para cada línea.
8. Contabilice el gasto.

Referencia de campos

• Proveedor - opcional; vincular a un proveedor asocia el gasto con un suplidor para Reportes y le brinda un historial de todos los costos pagados a ese proveedor.
• Institución Financiera - la cuenta bancaria o de tarjeta de crédito desde la que sale el pago; su saldo se reduce al contabilizar.
• Cuenta de Gasto (por línea) - la cuenta contable de gasto debitada por línea; esto determina exactamente cómo aparece el costo en su Estado de Resultados por categoría.
• Total - la suma de todas las líneas de gasto; debe coincidir con el monto del pago real.

Ciclo de vida del documento

Qué sigue

Si un proveedor reembolsa parte o la totalidad de un gasto, cree un Reembolso de Gasto desde la página de detalle del gasto para registrar el dinero que regresa y revertir los asientos correspondientes en el Estado de Resultados.

Consejos

• Use gastos para pagos realizados directamente desde su banco o tarjeta. Si un proveedor le envía una factura antes de que usted pague, use una Factura de Proveedor en su lugar; esto crea un registro de cuentas por pagar para que pueda controlar lo que debe antes de que salga el efectivo.
• Un solo gasto puede distribuirse entre varias cuentas contables. Por ejemplo, una visita a un proveedor podría dividirse entre Viajes (vuelos) y Comidas y Entretenimiento (cena con el cliente).
• Si un pago cancela una Factura de Proveedor ingresada previamente, vincule el gasto a esa factura para conciliar correctamente la cuenta por pagar.

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