Gastos

Cuando un costo empresarial se paga directamente desde una cuenta bancaria, sin factura de proveedor de por medio, eso es un gasto. Ejemplos comunes incluyen reembolsos a Empleados, suministros de oficina comprados con tarjeta corporativa, servicios públicos y gastos de viaje. Los gastos le permiten registrar y categorizar estos pagos para que aparezcan correctamente en su Estado de Resultados sin pasar por cuentas por pagar.

Cómo crear un Gasto

1. Vaya a Gastos > Gastos.
2. Haga clic en + Entrada de Datos y seleccione Nuevo.
3. Seleccione el Proveedor (opcional; déjelo en blanco para pagos varios o no recurrentes).
4. Seleccione la Institución Financiera desde la que se paga el gasto.
5. Establezca la Fecha de Contabilización y opcionalmente una Fecha de Vencimiento.
6. Agregue un Número de Referencia (por ejemplo, número de recibo o referencia de solicitud de reembolso).
7. Agregue líneas de gasto:
   • Seleccione la Cuenta Contable a cargar (por ejemplo, Suministros de Oficina, Gasto de Viaje).
   • Ingrese el Monto para cada línea.
8. Contabilice el gasto.

Cambiar la Institución Financiera

No siempre sabe con qué cuenta bancaria o tarjeta de crédito pagará un gasto cuando lo crea. Mientras el gasto esté en Borrador o Pendiente, puede cambiarla:

1. Abra el gasto.
2. En la tarjeta Detalles, haga clic en Cambiar junto a Institución Financiera.
3. Elija la nueva institución y haga clic en Guardar.

La lista solo muestra instituciones en la misma moneda del gasto que estén habilitadas para gastos, así que los montos nunca necesitan conversión. Una vez que el gasto está Contabilizado, la institución queda bloqueada: la contabilización ya redujo el saldo de esa cuenta y le cargó cualquier comisión bancaria. Para revertir un gasto contabilizado, use un Reembolso de Gasto.

Referencia de campos

• Proveedor - opcional; vincular a un proveedor asocia el gasto con un suplidor para Reportes y le brinda un historial de todos los costos pagados a ese proveedor.
• Institución Financiera - la cuenta bancaria o de tarjeta de crédito desde la que sale el pago; su saldo se reduce al contabilizar.
• Cuenta de Gasto (por línea) - la cuenta contable de gasto debitada por línea; esto determina exactamente cómo aparece el costo en su Estado de Resultados por categoría.
• Total - la suma de todas las líneas de gasto; debe coincidir con el monto del pago real.

Ciclo de vida del documento

Qué sigue

Si un proveedor reembolsa parte o la totalidad de un gasto, cree un Reembolso de Gasto desde la página de detalle del gasto para registrar el dinero que regresa y revertir los asientos correspondientes en el Estado de Resultados.

Consejos

• Use gastos para pagos realizados directamente desde su banco o tarjeta. Si un proveedor le envía una factura antes de que usted pague, use una Factura de Proveedor en su lugar; esto crea un registro de cuentas por pagar para que pueda controlar lo que debe antes de que salga el efectivo.
• Un solo gasto puede distribuirse entre varias cuentas contables. Por ejemplo, una visita a un proveedor podría dividirse entre Viajes (vuelos) y Comidas y Entretenimiento (cena con el cliente).
• Si un pago cancela una Factura de Proveedor ingresada previamente, vincule el gasto a esa factura para conciliar correctamente la cuenta por pagar.

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