Plantillas de Email

Cada vez que un miembro del equipo hace clic en Email en una factura u orden de compra, CifraHQ puede completar automaticamente el asunto, los destinatarios y el cuerpo del mensaje - sin copiar y pegar, sin que salgan emails en blanco. Las Plantillas de Email son donde usted define esos valores predeterminados para cada tipo de documento, para que cada email enviado al cliente tenga un aspecto profesional y consistente desde el primer dia.

Donde encontrarlo

Vaya a Configuracion > Reportes > Plantillas de Email.

Como crear una plantilla de email

1. Haga clic en Nuevo.
2. Ingrese un Nombre y una Descripcion opcional.
3. Guarde - la plantilla se abre en la vista de detalle.
4. Vincule un Informe - el Informe de Impresion al que se aplica esta plantilla. Esto le indica a CifraHQ que plantilla ofrecer cuando un usuario envie por email ese tipo de documento.
5. Complete Emails Para, Emails CC y Emails CCO con direcciones separadas por comas, o dejelos en blanco para que CifraHQ use la direccion de email del cliente o proveedor del documento al momento del envio.
6. Ingrese el Asunto del Email.
7. Escriba el Cuerpo del Email usando el editor de texto enriquecido - se admite formato HTML completo, logos y tablas.

Todos los campos en la pagina de detalle se guardan automaticamente cuando pasa al siguiente campo.

Consejos

• Use el boton Clonar en la pagina de detalle para duplicar una plantilla existente cuando necesite una ligera variacion - por ejemplo, una version en espanol del mismo email de factura o un diseño diferente para una linea de Productos especifica.
• Deje Emails Para en blanco para que tome por defecto el email de contacto del documento. Completelo solo cuando desee enrutar forzosamente un tipo de documento a una direccion fija independientemente del contacto - por ejemplo, todas las Ordenes de Compra con copia a su bandeja de entrada de adquisiciones.
• Cada informe de impresion puede tener multiples plantillas de email. CifraHQ presenta todas las opciones coincidentes al momento del envio, para que los Usuarios puedan elegir la correcta para la situacion sin Configuracion adicional.

Variables disponibles

Cuando abre la pagina de detalle de una plantilla, el panel de la derecha lista todas las variables (tambien llamadas tokens) que puede insertar en el Asunto del Email o el Cuerpo del Email. Al momento del envio, CifraHQ reemplaza cada token con el valor real de ese documento, de modo que una sola plantilla sirve para todos los Clientes.

• Los tokens se ven asi: @Customer.Email, @Code o @Summary.Total. Escribalos exactamente como se muestran, incluyendo el @ inicial.
• La lista esta agrupada (Documento, Cliente, Facturar a, Enviar a, etc.) y se limita al informe vinculado de la plantilla, por lo que solo ve los tokens que aplican a ese tipo de documento.
• Cualquier token que no este en esta lista se deja sin cambios en el email enviado, asi que use solo las variables listadas.
• Si un valor esta vacio en un documento (por ejemplo, un cliente sin email), el token simplemente se elimina de ese email en lugar de mostrarse como texto.

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