Facturas

Una factura de cliente es la manera de convertir una venta completada en una cuenta por cobrar - le indica a CifraHQ que se adeuda dinero, aumenta su saldo de cuentas por cobrar y actualiza el saldo pendiente del cliente inmediatamente al registrar. Ya sea que la genere desde una entrega, directamente desde un pedido de venta o la ingrese manualmente, el resultado es el mismo: una obligacion rastreada y fechada que CifraHQ monitorea hasta que se paga.

Como crear una Factura

Desde una Entrega de Inventario (recomendado):

1. Abra la Entrega de Inventario registrada.
2. Haga clic en Generar Factura - CifraHQ crea una factura con todas las lineas, montos, cliente y condiciones precargados.
3. Revise la factura y registrela.

Desde un Pedido de Venta:

1. Abra un Pedido de Venta confirmado.
2. Haga clic en Factura - CifraHQ crea una factura directamente desde las lineas del pedido.
3. Revise y registre.

De forma manual:

1. Vaya a Ventas > Facturas.
2. Haga clic en el boton + Ingreso de Datos y seleccione Nuevo.
3. Seleccione el Cliente y establezca la Fecha de Registro (por defecto, hoy).
4. Agregue lineas usando Agregar Linea PV, Agregar Linea de Entrega, o manualmente.
5. CifraHQ asigna un numero de factura automaticamente al guardar.

Referencia de campos

• Cliente - bloqueado despues de la creacion.
• Fecha de Registro - la fecha en que la factura se registra en sus cuentas por cobrar. Use la fecha real de facturacion para mantener sus periodos exactos.
• Fecha de Vencimiento - calculada automaticamente a partir de sus condiciones de pago; sustituya si el cliente ha negociado una fecha de vencimiento especifica que difiere de la calculada.
• Condiciones de Pago / Condiciones de Flete - se toman por defecto de la Configuracion del cliente; editables antes de registrar.
• Numero de Referencia - referencia interna opcional para vincular con su pedido de venta o entrega.
• Numero de Envio Electronico - se completa automaticamente cuando la factura se envia al sistema de facturacion electronica de Panama (ETAX), si esta habilitado para su cuenta.

Ciclo de vida del documento

Rentabilidad (administradores)

En una factura registrada, los administradores ven la seccion Rentabilidad debajo del Resumen:

La nota debajo de las cifras indica las entregas cuyo costo se incluye. Como el costo viene de las entregas, la rentabilidad es correcta aun cuando un kit se factura en una sola linea. Cuando una entrega se factura en varias facturas, cada factura lleva el costo de sus propias lineas, y el costo que ninguna linea reclama se reparte segun el ingreso.

Expanda cualquier linea de la factura para ver sus unidades, precio unitario, ingreso, costo unitario, costo, ganancia absoluta, margen, recargo y su Base del costo: Contabilizado (de una entrega), Estimado (aun no despachado), Contabilizado y estimado (despachado en parte) o Costo del producto (servicios). Las lineas suman los totales de la seccion.

Que sigue

Despues de registrar, use el boton Pagar para registrar un Pago de Factura cuando llegue el dinero del cliente. Si el cliente tiene credito en cuenta - de un anticipo o nota de credito - elija Aplicar Credito para consumirlo en lugar de registrar un nuevo recibo bancario.

Para revertir una factura registrada (por ejemplo, si fue emitida por error), haga clic en Anular. CifraHQ crea un asiento de reversa y mueve la factura al estado Anulado, conservando el registro de Auditoria.

Consejos

• Facturas recurrentes: Marque una factura como Plantilla Recurrente para usarla como base de facturas repetidas - retenciones de servicios mensuales, por ejemplo. CifraHQ copia las lineas y montos cuando genera la siguiente ocurrencia, para que no tenga que reconstruir la factura cada vez.
• El monto Pendiente en la factura refleja el saldo despues de pagos parciales y creditos aplicados - es lo que el cliente aun debe, de un vistazo.
• Una sola factura puede referenciar lineas de multiples entregas o pedidos de venta, lo cual es util cuando factura a un cliente al final del mes por todo lo despachado durante ese periodo.

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