Los datos maestros son la base de su sistema CifraHQ. Antes de poder contabilizar una sola transacción, CifraHQ necesita conocer su estructura de cuentas, cómo funcionan los impuestos, en qué Monedas opera y docenas de otros detalles de configuración. Configúrelos correctamente una vez y todo lo demás encajará en su lugar.
La lista completa de cuentas contables a las que CifraHQ contabiliza. Su Plan de Cuentas define cómo se clasifica la actividad financiera y es la base de todos sus Reportes Financieros.
Agrupe las cuentas contables en categorías (Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos, Gastos) para controlar cómo aparecen en los estados financieros. Las categorías definen la estructura de su Estado de Resultados y Balance General.
Asigne las cuentas requeridas por el sistema en CifraHQ: cuentas por cobrar, cuentas por pagar, activo de Inventario, cuentas de impuestos y más. La carga inicial debe completarse antes de que las transacciones puedan contabilizarse en el libro mayor.
Abra y cierre períodos contables para controlar qué fechas están disponibles para contabilizar transacciones. Bloquear un período impide cambios con fecha retroactiva y protege la integridad de sus estados financieros cerrados.
Los organismos gubernamentales a los que su empresa remite impuestos. Cada autoridad fiscal tiene su propia cuenta contable para que CifraHQ rastree su obligación con cada una por separado.
Las tasas impositivas aplicadas a las líneas de ventas y compras. Cada código de impuesto está vinculado a una autoridad fiscal y determina cuánto impuesto se calcula y dónde se contabiliza en el libro mayor.
Las Monedas extranjeras en las que opera su empresa. CifraHQ almacena tasas de cambio por moneda y las usa para convertir los montos de las transacciones a su moneda base para Reportes y contabilización en el libro mayor.
Las formas en que los Clientes pagan y los Proveedores cobran: transferencia bancaria, tarjeta de crédito, cheque, efectivo. Los métodos de pago aparecen en Facturas y pagos y pueden definir el enrutamiento a cuentas contables específicas.
Configure integraciones con pasarelas de pago (como Stripe o PayPal) para que CifraHQ pueda procesar pagos de Clientes en línea y conciliar el cobro automáticamente.
Defina precios escalonados, descuentos por volumen y listas de precios por cliente. Cuando se crea una Orden de Venta, CifraHQ aplica automáticamente la regla de precios correspondiente para que el precio correcto sea el predeterminado en cada línea.
Configure cómo se calculan las comisiones de ventas para su equipo. Las reglas de comisiones pueden basarse en ingresos, margen o categoría de producto, y se aplican cuando se contabilizan las Facturas.
Segmente a sus Clientes en grupos para Reportes, precios y control de acceso. Los Grupos de Clientes le permiten aplicar diferentes listas de precios, condiciones de pago o límites de crédito a categorías de Clientes sin configurar cada uno individualmente.
Organice los Proveedores en grupos para Reportes y configuración masiva. Al igual que los Grupos de Clientes, los Grupos de Proveedores le permiten aplicar configuraciones compartidas como condiciones de pago y cuentas contables a todo un segmento a la vez.
Clasifique los Productos en grupos para Reportes y mapeo de cuentas contables. Los Grupos de Productos determinan qué cuentas de ingresos, costos e Inventario se usan cuando se contabilizan transacciones que involucran esos Productos.
Defina colecciones predeterminadas de Productos que se venden juntos como una unidad. Cuando se agrega un paquete a una Orden de Venta, CifraHQ inserta automáticamente todas sus líneas de componentes, ahorrando tiempo y asegurando que siempre se ofrezca la combinación correcta.
Cree y configure las ubicaciones de almacenamiento físicas o lógicas donde su empresa mantiene Inventario. Cada almacén tiene sus propios niveles de existencias y puede asignarse a Usuarios y transacciones específicas.
Configure las empresas de transporte que usa para entregar mercancías a Clientes o recibirlas de Proveedores. Los Transportistas aparecen en los documentos de entrega y recepción para el seguimiento y la documentación de envíos.
Defina quién es responsable de los costos de envío y en qué momento se transfiere la propiedad de la mercancía entre comprador y vendedor: FOB Origen, CIF, DDP y cualquier condición personalizada que use su negocio.
Configure las secuencias de numeración automática para cada tipo de documento: órdenes de compra, Facturas, recepciones y más. La numeración de documentos garantiza que cada registro tenga un número de referencia único y auditable.
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