Auditoria

La Auditoria es el registro financiero definitivo de CifraHQ. Cada factura, pago, gasto, ajuste de Inventario, corrida de Planilla, transferencia y asiento manual se publica aqui como una secuencia de lineas debito y credito, en el orden exacto en que fueron registradas. Nada en la aplicacion la evita. Si un numero aparece en el Balance de Comprobacion, en el Libro Mayor, en el Estado de Resultados, en el Balance General o en cualquier formulario de impuestos, usted puede encontrar las filas que lo produjeron en esta pagina.

Cuando una transaccion se ve mal en un reporte o en una lista, la Auditoria es donde inicia la investigacion. Cuando un auditor externo le pide respaldo de cualquier renglon, esta es la pagina desde la que lo exporta.

Donde encontrarlo

Vaya a Contabilidad > Auditoria.

Como leer una fila

Cada fila de esta cuadricula es una pierna de un asiento contable. Un asiento balanceado aparecera como dos o mas filas que comparten el mismo codigo de Entrada en el libro mayor, con debitos y creditos sumando el mismo monto. La agrupacion bajo una Entrada es lo que importa para la Contabilidad; la fila individual es lo que importa para rastrear el historial de una cuenta.

Acciones de la barra de herramientas

Como usarla

Rastrear un documento de principio a fin

Cuando un usuario pregunta "que contabilizo realmente esta factura?":

1. Filtre Codigo de referencia = el codigo del documento (por ejemplo INV-0042).
2. La cuadricula ahora muestra cada pierna que el documento produjo: ingresos, cuentas por cobrar, impuestos, costo de venta, Inventario.
3. Confirme que las filas para esa Entrada suman cero (debitos = creditos).
4. Haga clic en el enlace Entrada en el libro mayor de cualquier fila para abrir el asiento completo si necesita la vista consolidada.

Auditar una cuenta

Cuando necesita saber todo lo que ha tocado una cuenta:

1. Filtre Cuenta = el codigo de cuenta (por ejemplo 234000 para Federal Payroll Taxes Payable).
2. Ordene por Fecha de contabilizacion ascendente.
3. La columna Saldo ahora se lee como el saldo corriente de la cuenta a lo largo del tiempo, pierna por pierna.
4. Exporte a Excel para tener un rastro permanente.

Investigar un periodo antes de cerrar

Antes de cerrar un mes o trimestre:

1. Filtre Fecha de contabilizacion por el rango del periodo.
2. Agrupe por Tipo de referencia para contar asientos por clase de documento (cuantas Facturas, cuantos pagos, cuantos asientos manuales).
3. Agrupe por Cuenta para escanear cualquier cuenta con actividad inesperadamente grande o pequena.
4. Busque tipos de referencia JournalEntry que no esperaba; los asientos manuales son la fuente mas comun de sorpresas en el cierre del periodo.

Conciliar contra su banco

Cuando el estado de cuenta del banco y su cuenta bancaria contable no coinciden:

1. Filtre Cuenta = el codigo de la cuenta bancaria contable.
2. Filtre Fecha de contabilizacion = el periodo del estado de cuenta.
3. Compare linea por linea contra el estado de cuenta. Cada movimiento del lado del banco debe tener una fila correspondiente aqui.
4. Lo contrario tambien aplica: cualquier fila aqui sin una linea bancaria correspondiente esta en transito o es evidencia de un error contable que vale la pena investigar.

Encontrar el dia de un usuario

Cuando necesita saber que hizo un usuario esta manana:

1. Filtre Marca de tiempo por hoy.
2. Agrupe por Codigo de referencia para ver cada documento en que trabajo, con todas sus piernas agrupadas.
3. Combine con la columna Notas para contexto adicional que el usuario (o el subsistema) escribio al momento de contabilizar.

Patrones comunes que vera

Consejos

• La Auditoria es de solo lectura permanente. No puede editar ni eliminar una fila desde esta pagina. Para corregir un error, anule el documento fuente o contabilice un asiento de reverso. CifraHQ escribe la correccion aqui automaticamente, dejando tanto el original como el reverso visibles para el auditor.
• Fecha de contabilizacion y Marca de tiempo son distintas a proposito. Ordene por Marca de tiempo cuando quiera "en el orden en que CifraHQ las registro"; ordene por Fecha de contabilizacion cuando quiera "en el orden en que entraron a los libros". Las contabilizaciones con fecha hacia atras hacen que estos dos ordenes difieran.
• Haga clic en el codigo de Entrada en el libro mayor para confirmar el balance. Si alguna vez sospecha que una transaccion no balanceo (una importacion corrupta, una condicion de carrera rara), abra la vista del asiento completo desde el enlace. CifraHQ tambien rechaza contabilizaciones desbalanceadas al momento de escribir, asi que un asiento desbalanceado no deberia existir; el enlace es su verificacion.
• Las Exportaciones a Excel y PDF respetan los filtros actuales. Ajuste los filtros primero, luego haga clic en exportar. Asi se producen paquetes de auditoria enfocados rapidamente.
• Guarde diseno de columnas persistente en su navegador. La pagina recuerda anchos, orden y visibilidad de columnas por usuario. Configurelo una vez para la forma en que investiga y se mantendra asi la proxima vez que la abra.

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