Cotizaciones
Cotizaciones
Una Cotizacion es su propuesta formal de precio a un cliente - captura exactamente lo que ofrece, a que precio y bajo que condiciones, sin comprometer a ninguna de las partes. Cuando el cliente acepta, CifraHQ convierte la cotizacion en un Pedido de Venta o Factura con un clic - sin reingreso de datos, sin riesgo de errores de transcripcion. Las cotizaciones tambien admiten versiones: si un cliente solicita un precio revisado, puede publicar una nueva version mientras mantiene la original en el registro.
Lista de Cotizaciones, donde redacta y rastrea propuestas de precio a Clientes.
Como crear una Cotizacion
- Vaya a Ventas > Cotizaciones.
- Haga clic en + Nuevo.
- Seleccione el Cliente - esto carga su moneda predeterminada, condiciones de pago, lista de precios y vendedor asignado.
- Establezca la Fecha de Cotizacion y, opcionalmente, una Fecha de Vencimiento para indicar al cliente por cuanto tiempo es valido el precio.
- Agregue sus lineas (ver abajo).
- Revise los totales, luego haga clic en Guardar.
- Use Enviar por Email para enviar la cotizacion directamente al cliente desde CifraHQ, o use Imprimir para descargar un PDF.
Agregar lineas a la cotizacion
- Haga clic en Agregar Linea.
- Seleccione el Producto. La descripcion, el precio unitario y el codigo de impuesto se toman por defecto del registro del producto (y de la lista de precios asignada al cliente, si corresponde).
- Ingrese la Cantidad.
- Ajuste el Precio Unitario o el % de Descuento si esta ofreciendo una tarifa negociada.
- Confirme el Codigo de Impuesto - se toma por defecto del producto pero puede modificarse por linea.
Tambien puede hacer clic en Agregar Paquete para insertar un paquete predefinido de Productos como un grupo de lineas.
Referencia de campos
| Campo | Significado |
|---|---|
| Cliente | La empresa o persona que recibe la cotizacion. Bloqueado despues del primer guardado. |
| Fecha de Cotizacion | La fecha en que se emite la cotizacion - usada para Reportes y antigüedad. |
| Fecha de Vencimiento | Fecha limite opcional despues de la cual su oferta de precio expira. Se muestra en la cotizacion impresa. |
| Vendedor | El miembro del equipo responsable de esta cotizacion. Se toma por defecto del registro del cliente. Impulsa el seguimiento de comisiones. |
| Almacen | El almacen desde el cual se despacharan las mercancias. Afecta las verificaciones de disponibilidad de stock. |
| Condiciones de Pago | Se toman por defecto del cliente; se trasladan al Pedido de Venta y la Factura cuando se convierte la cotizacion. |
| Moneda | Se toma por defecto del cliente. Las cotizaciones en multiples Monedas se convierten al facturar usando el tipo en Monedas. |
| Notas | Notas internas o para el cliente. Cambie la visibilidad para controlar lo que aparece en la cotizacion impresa. |
Campos de linea
| Campo | Significado |
|---|---|
| Producto | El articulo que se cotiza. Determina el precio predeterminado, la descripcion y el codigo de impuesto. |
| Descripcion | Descripcion de linea editable - personalicela por cliente sin cambiar el maestro del producto. |
| Cantidad | Unidades que se cotizan. Para Productos por empaque, ingrese el numero de empaques. |
| Precio Unitario | Precio por unidad. Se toma por defecto del producto o de la lista de precios del cliente. |
| % de Descuento | Descuento porcentual por linea aplicado antes de impuestos. |
| Codigo de Impuesto | Determina la tasa de impuesto aplicable para esta linea. |
| Subtotal | Cantidad x Precio Unitario menos descuento, antes de impuestos. Se calcula automaticamente. |
Ciclo de vida del documento
| Estado | Significado |
|---|---|
| Borrador | En preparacion - editable, no enviado al cliente. |
| Enviado | La cotizacion ha sido enviada por email o entregada al cliente. Aun editable. |
| Publicado | Se ha bloqueado una version de la cotizacion. Puede crear una nueva version desde aqui si el cliente solicita cambios. |
| Aceptado | El cliente ha confirmado. Listo para convertir a Pedido de Venta o Factura. |
| Rechazado | El cliente declino. La cotizacion esta cerrada y es de solo lectura. |
| Vencido | La fecha de vencimiento paso sin respuesta. |
Conversion de una Cotizacion
Cuando un cliente acepta:
- A Pedido de Venta: Haga clic en Convertir a Pedido - se crea un Pedido de Venta bloqueado con todas las lineas y condiciones precargadas. Use esto cuando la ejecucion (entrega + factura) seguira por separado.
- A Factura: Haga clic en Convertir a Factura - omite el paso del pedido y va directamente a la facturacion. Util para cotizaciones de servicios donde no hay nada que despachar.
Consejos
- Versiones: Si un cliente solicita un precio revisado, haga clic en Publicar para bloquear la version actual, luego edite y envie la revision. Ambas versiones se conservan en el historial de la cotizacion. Cuando este listo para aceptar, seleccione la version correcta.
- Listas de precios: Asigne una lista de precios al registro del cliente para que CifraHQ aplique automaticamente precios negociados cada vez que cree una cotizacion para ellos - sin ajustes manuales de precio.
- Fechas de vencimiento: Establezca un vencimiento realista (p. ej., 30 dias) en cada cotizacion. Lo protege de respetar precios despues de que los costos hayan cambiado, y genera seguimiento con el cliente.
- Lineas de paquete: Use Paquetes de Productos para negocios de paquetes recurrentes - agregue el paquete con un clic y las lineas individuales se rellenan automaticamente con sus precios de paquete.
- Notas internas vs. notas para el cliente: Use el campo Notas para contexto que necesita su equipo (p. ej., "el cliente solicito condiciones de pago extendidas - requiere aprobacion del gerente") y desactivelo antes de imprimir o enviar por email la cotizacion al cliente.
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