Cuentas de Control

Una cuenta de control es una cuenta que solo pueden modificar los documentos. Su saldo debe coincidir con los documentos que la respaldan: lo que le deben sus Clientes, lo que usted debe a sus Proveedores o el Inventario de sus almacenes. Si alguien pudiera contabilizar un asiento manual en ella, la cuenta se alejaría de esos documentos y usted ya no podría confiar en los saldos de Clientes, los saldos de Proveedores ni el valor del Inventario.

CifraHQ bloquea cuatro cuentas y muestra un candado junto a ellas. Usted puede seguir viéndolas y consultar sus saldos, y los documentos siguen contabilizando en ellas con normalidad. Lo que no puede hacer es contabilizar en ellas a mano. Las Cuentas por cobrar y las Cuentas por pagar están cerradas a las contabilizaciones manuales. El Activo de Inventario y el Recibido no facturado están cerrados a los Asientos Contables manuales, con una excepción: un asiento en el que todas las líneas son cuentas de Inventario sí se puede registrar, porque solo mueve valor de una cuenta de Inventario a otra. Las cuentas de Inventario son la cuenta de Activo de Inventario y la cuenta de Inventario de cada grupo de Productos.

Dónde encontrarlo

Vaya a Contabilidad > Catálogo de cuentas. Aparece un pequeño candado junto al código de cada cuenta de control. Pase el cursor sobre el candado para leer por qué la cuenta está bloqueada.

Volverá a ver el candado cuando elija una cuenta para una línea:

1. Abra un asiento en borrador en Contabilidad > Libro mayor, o un gasto en Gastos > Gastos.
2. Vaya a la pestaña Lineas y haga clic en Añadir línea en el asiento, o en Agregar Linea en el gasto.
3. Busque las filas en gris con un candado. Esas cuentas no se pueden seleccionar.

El candado aparece en la lista del Catálogo de cuentas y en esta lista de cuentas. No aparece en la página propia de la cuenta.

Las cuatro cuentas de control

Hay dos tipos, porque siguen reglas distintas.

Dónde se aplica cada bloqueo

La lista de cuentas de un gasto muestra solo cuentas de gasto y de pasivo, así que normalmente la única cuenta bloqueada que encontrará allí es Cuentas por pagar. La lista Cuenta de las ventanas Depósito y Retirar muestra solo cuentas de pasivo y de ingreso, así que allí sucede lo mismo. Estas ventanas, los Activos Fijos y los pagos de factura no muestran candados. CifraHQ rechaza la contabilización en su lugar. Saldos de Apertura no incluye las cuentas de control en su lista y además las rechaza si alguna le llega.

Qué ve cuando lo intenta

En una lista de cuentas

Cuando hace clic en una cuenta bloqueada, no se agrega nada. Aparece un mensaje en rojo sobre la lista:

Al contabilizar

CifraHQ vuelve a revisar al contabilizar. En un asiento, la página muestra Error al registrar seguido del motivo. Los depósitos y retiros, los Activos Fijos y los pagos de factura rechazan la contabilización con el mensaje de Cuentas por cobrar y Cuentas por pagar. Saldos de Apertura rechaza Cuentas por cobrar y Cuentas por pagar con ese mensaje, y Activo de Inventario y Recibido no facturado con el mensaje de Inventario.

En un asiento normalmente no llega a ver este mensaje, porque la lista de cuentas se lo impide antes. Puede verlo si una cuenta bloqueada ya está en una línea (por ejemplo, en un borrador anterior) o si los candados no se cargaron. Haga clic en Intentar de Nuevo para volver al asiento, elimine esa línea con Eliminar en el menú de la línea, agregue una línea con la cuenta correcta y haga clic en Contabilizar de nuevo.

Qué hacer en su lugar

Qué no está bloqueado

• Cualquier otra cuenta. CifraHQ bloquea las cuentas que usted eligió para cuatro ajustes, y nada más. Para verlos, vaya a Configurar > Sistema > Configuración y abra Operaciones > Contabilidad. Los ajustes son Accounts Receivable (en Ventas), Accounts Payable y Received Not Billed Account (en Compras), e Inventory Asset (en Inventario). Sus nombres se muestran en inglés. Si elige otra cuenta para uno de ellos, el bloqueo sigue al ajuste. Un ajuste sin cuenta elegida no bloquea nada.
• La cuenta de Inventario propia de un grupo de Productos (el campo Inventario del grupo). Los documentos de Inventario contabilizan en ella, pero no está bloqueada, a menos que sea la misma cuenta que eligió en Inventory Asset. Puede contabilizar en ella a mano, pero eso puede hacer que su libro mayor deje de coincidir con su Inventario, así que es preferible usar los documentos de Inventario.
• Activo de Inventario y Recibido no facturado fuera de los asientos manuales. Solo los Asientos Contables manuales y los Saldos de Apertura rechazan estas cuentas. Los Gastos y los depósitos y retiros no.

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