Clientes

Los registros de sus clientes son la base de toda su operacion de ventas. Cada cotizacion, orden de venta y factura que cree esta vinculada a un cliente -- y los datos que ingrese aqui (moneda, Terminos de Pago, codigo de impuesto, direcciones) se trasladan automaticamente a cada documento, evitando que tenga que reingresar la misma informacion cada vez.

Como crear un Cliente

1. Vaya a Datos Maestros > Ventas > Clientes.
2. Haga clic en el boton + Captura de Datos y seleccione Nuevo.
3. Ingrese el Nombre de la Empresa y opcionalmente un Nombre Legal (utilizado en documentos formales).
4. Seleccione la Moneda en la que paga el cliente.
5. Asigne Terminos de Pago y Terminos de Flete -- estos se aplican por defecto a cada orden de venta y factura de este cliente.
6. Agregue datos de contacto: Correo Electronico, Telefono, Persona de Contacto, RUC o ID Fiscal.
7. Agregue una o mas Direcciones (facturacion y entrega).
8. Guarde -- el codigo de cliente se asigna automaticamente.

Tambien puede crear un cliente directamente desde la pantalla de Cotizaciones al ingresar una nueva cotizacion.

Significado de cada campo

• Nombre de la Empresa -- el nombre comercial que aparece en Cotizaciones, ordenes y Facturas. Es lo que el cliente ve en la parte superior de cada documento que le envia.
• Nombre Legal -- el nombre oficial registrado para Facturas y documentos tributarios. Si el nombre comercial del cliente difiere del nombre de su entidad legal, ingreselo aqui; de lo contrario dejelo en blanco y CifraHQ utiliza el Nombre de la Empresa.
• RUC o ID Fiscal -- el identificador tributario gubernamental del cliente (por ejemplo, RUC en Panama). Requerido para la facturacion electronica; sin el, las Facturas electronicas seran rechazadas.
• Tipo de Cliente -- clasificacion opcional (por ejemplo, Minorista, Mayorista, Gobierno) que permite filtrar listas de clientes y segmentar Reportes por tipo de negocio.
• Moneda -- la moneda predeterminada para todas las transacciones con este cliente. Si su cliente paga en USD pero sus libros estan en PAB, configurelo una sola vez y CifraHQ gestiona la conversion en cada factura.
• Terminos de Pago -- controla como CifraHQ calcula la fecha de vencimiento en las Facturas. Un cliente con terminos Neto 30 obtiene una fecha de vencimiento 30 dias despues de la fecha de la factura, de forma automatica.
• Limite de Credito -- el saldo maximo de cuentas por cobrar permitido antes de que se marquen nuevas ordenes. Utilicelo para detectar clientes en riesgo antes de despachar mas mercancias.
• Saldo -- el saldo actual pendiente de cuentas por cobrar del cliente (solo lectura, gestionado por el sistema).
• Credito -- cualquier credito disponible de anticipos o notas de credito que puede aplicarse a Facturas futuras (solo lectura, gestionado por el sistema).

Configuracion tributaria

Asigne un Codigo de Impuesto al cliente para controlar como se calcula el impuesto de ventas:

• Gravado: seleccione su codigo de impuesto estandar (por ejemplo, ITBMS7).
• Exento: seleccione su codigo de impuesto exento o dejelo en blanco.
• Retencion: ingrese el porcentaje de retencion aqui si el cliente debe retener una porcion del monto de la factura.

Consejos

• Los clientes con saldo vencido aparecen marcados con un indicador rojo en la lista de clientes -- una senial visual rapida antes de aprobar una nueva orden para una cuenta que no ha pagado.
• Asigne Representantes de Ventas a un cliente para controlar comisiones y filtrar Reportes por vendedor.
• Guarde multiples direcciones de entrega en el registro del cliente para que su equipo pueda seleccionar la direccion de entrega correcta por orden sin tener que escribirla cada vez.

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