Liberar y aprobar un contrato

Liberar

Liberar cierra la captura y pone el contrato en Pendiente de aprobación. Se hace desde el botón del contrato o, para varios a la vez, marcándolos en la lista y presionando Liberar.

Para poder liberar, el contrato necesita:

• un transportista (campo Flete),
• al menos una línea,
• y, si la empresa exige flujo de aprobación (Business_Releasing_RequireContractWorkflow), un flujo de trabajo: si el contrato no tiene uno, se le asigna el predeterminado; si no hay predeterminado, la liberación se rechaza con un mensaje.

Al liberar, si el contrato tiene flujo de trabajo, este arranca y envía sus avisos. Si no, y la empresa activó las notificaciones, los aprobadores reciben un correo con el enlace al contrato.

Mientras está pendiente, un aprobador puede editar el Ajuste de costo $. Si hay que corregir otra cosa, A borrador devuelve el contrato a captura (siempre que el almacén no haya empezado a recibirlo).

Aprobar

Un contrato pendiente se aprueba de dos maneras, según tenga o no flujo de trabajo:

• Sin flujo de trabajo: el botón Aprobar. Se pide confirmación porque la Operación es irrevocable.
• Con flujo de trabajo: el botón Aprobar no aparece; en su lugar, el menú Flujo de trabajo > Procesar abre el paso pendiente (confirmar, firmar, subir un documento o capturar un dato). Cuando el flujo llega a su fin, el contrato queda aprobado. Reiniciar vuelve el flujo al principio y borra lo capturado.

Al aprobar:

1. Se registra la fecha de aprobación (paso Aprobado en el panel lateral).
2. Si hay integración con el almacén, se envían al almacén los Productos que hagan falta y se crea la orden de compra en P4W con el mismo número del contrato. El panel lateral la muestra con su estado (No recibida, En recepción, Cerrada).
3. Se avisa por correo al contacto del importador, si las notificaciones están activas.

Desde ese momento el almacén puede recibir contra el contrato, y usted puede generar facturas proforma en cuanto haya mercancía recibida.

Aprobar en lote

En Ingreso > Contratos, marque varios contratos pendientes y presione Aprobar. El botón indica cuántos de los seleccionados califican. Los que tienen flujo de trabajo se omiten (hay que procesar su flujo) y el resumen final lo dice.

Volver a borrador

A borrador está disponible en Pendiente de aprobación y en Aprobado, mientras el contrato no tenga Recepciones y el almacén no haya empezado a recibir la orden. Después de eso el contrato ya no se puede reabrir a captura: corrija por medio de una Orden de compra pendiente o de un nuevo contrato.