Facturación 3PL

La facturación 3PL convierte en factura el trabajo que su almacén hace para cada Cliente 3PL. Usted define una sola vez cómo se le cobra a un cliente, en un perfil de facturación. LogisticaHQ lee el almacenaje y la actividad del cliente en un período, aplica las reglas del perfil y crea una factura. Usted la revisa, la contabiliza y la envía.

Todas las pantallas de facturación 3PL están en Setup > 3PL: Clients (Clientes 3PL), Billing profiles (Perfiles de facturación) e Invoices (Facturas). Los nombres de botones y campos aparecen como en la interfaz en inglés. Si trabaja con la interfaz en español, verá su traducción equivalente.

Conceptos clave

Clientes 3PL

Un Cliente 3PL es una empresa cuyo inventario usted almacena y maneja. Los Clientes 3PL se mantienen en Setup > 3PL > Clients. La ficha del cliente influye en la facturación de tres maneras:

• El nombre de la empresa y la dirección del cliente se copian en la sección Bill to (Facturar a) de cada factura.
• El Email del cliente es la dirección a la que se envían las facturas por correo.
• Los usuarios del portal del cliente pueden ver las facturas contabilizadas del cliente.

La ficha del cliente no tiene configuración de facturación propia. A un cliente se le factura mediante los perfiles de facturación que apuntan a él.

Perfiles de facturación

Un perfil de facturación es el tarifario de un Cliente 3PL. Contiene:

• Un nombre y el cliente al que factura.
• Las reglas de facturación que generan las líneas de la factura.
• Los cargos adicionales y descuentos, como un impuesto.
• La configuración recurrente, que es opcional: el ciclo de facturación, la fecha de inicio del próximo ciclo, y si las facturas se contabilizan y se envían por correo de forma automática.

Un cliente puede tener más de un perfil, por ejemplo uno para almacenaje y otro para transporte. También puede clonar un perfil, con todas sus reglas, hacia otro cliente.

Reglas de facturación

Cada regla agrega una o más líneas a la factura. Toda línea tiene un Item, una Description (descripción), una Rate (Tarifa) y una Quantity (Cantidad). Su total es Tarifa × Cantidad. Hay tres tipos de regla.

Las reglas se ejecutan en orden alfabético de sus nombres, y las líneas de la factura siguen ese orden.

Métodos de cálculo del almacenaje

Una regla Storage mide el inventario con uno de estos métodos de cálculo. La tarifa de la regla se cobra por unidad de la medida, por día.

Puede limitar una regla Storage a ciertas zonas, y a todos los productos, a una categoría de productos o a una lista de SKU.

Cargos adicionales, descuentos e impuestos

Los cargos adicionales son porcentajes con nombre que se guardan en el perfil, por ejemplo ITBMS al 7%. Un cargo se aplica solo a las líneas que lo nombran:

• Las reglas Flat y Storage nombran sus cargos en el campo Additional Charges de la regla.
• Las reglas Service los nombran en la columna AdditionalCharges de la consulta.

Un descuento se registra de la misma forma, con un porcentaje negativo.

LogisticaHQ no tiene un campo aparte para impuestos ni para moneda. Los impuestos, como el ITBMS de Panamá, se configuran como cargos adicionales. Los montos se muestran con el formato $.

Los totales de la factura se calculan así:

• Sub total = la suma de los totales de todas las líneas.
• El monto de cada cargo = (la suma de los totales de las líneas que lo nombran) × su porcentaje.
• Total = Sub total + todos los montos de cargos.

Períodos y ciclos de facturación

Cada factura cubre un período que va desde una fecha de inicio hasta una fecha de fin, sin incluirla. La fecha de fin es el primer día del período siguiente. Por ejemplo, la factura de septiembre de 2026 va del 2026-09-01 al 2026-10-01.

Un perfil puede generar facturas automáticamente en uno de tres ciclos:

• Monthly (mensual): del primer día de un mes al primer día del mes siguiente.
• Weekly (semanal): siete días a partir de un lunes.
• Bi Weekly (quincenal): catorce días a partir de un lunes.

Facturas

Una factura tiene uno de dos estados:

• Draft (Borrador): se puede editar, se pueden regenerar sus líneas y se puede eliminar.
• Posted (Contabilizada): es definitiva. No se puede editar, regenerar ni eliminar, y no puede volver a Borrador.

El número de factura es el prefijo de facturas seguido de una secuencia de siete dígitos, por ejemplo INV-0000027.

Al crear una factura, LogisticaHQ también guarda una foto de los movimientos de almacenaje y de la actividad de servicio del cliente en el período. Esa foto se guarda solo si la captura de registros está activada (vea Configuración de la facturación 3PL). Las reglas Storage y muchas reglas Service leen esa foto. El PDF también la imprime como anexo, para que el cliente vea lo que se le facturó.

Lo que ve el cliente

Los usuarios del portal del cliente con acceso a facturas ven una página Invoices (Facturas). La página muestra solo las facturas Contabilizadas, y desde ahí pueden abrir cada una o descargarla en PDF o Excel. Las facturas en Borrador nunca se muestran en el portal.

Cómo encaja todo

1. Active la captura de registros y revise la numeración y los textos de correo en Setup > System > Configuration.
2. Verifique que el Cliente 3PL, en Setup > 3PL > Clients, tenga nombre de empresa, dirección y correo.
3. Cree un perfil de facturación para el cliente en Setup > 3PL > Billing profiles.
4. Agregue las reglas (Flat, Storage y Service) y los cargos adicionales, como el ITBMS.
5. Genere una factura para un período, a mano o con un ciclo recurrente.
6. Revise la factura en Borrador. Edite líneas, o regenérelas si cambió una regla.
7. Contabilice la factura. La contabilización es definitiva.
8. Envíe la factura por correo o descárguela en PDF o Excel. El cliente ve las facturas contabilizadas en el portal.