Configurar la Facturación 3PL

Esta página recorre la configuración de la facturación de un Cliente 3PL, desde los ajustes del sistema hasta una factura mensual recurrente. Los ejemplos usan un cliente panameño facturado mensualmente, con ITBMS al 7%.

Los nombres de botones y campos aparecen como en la interfaz en inglés. Si trabaja con la interfaz en español, verá su traducción equivalente.

Paso 1: Active la captura de registros

Al crear una factura, LogisticaHQ puede guardar una foto de los movimientos de almacenaje y de la actividad de servicio del cliente en el período. Las reglas Storage, y las reglas Service que leen esas fotos, necesitan esa captura. Ambas opciones de captura vienen desactivadas. Mientras estén desactivadas, solo generan líneas las reglas Flat y las reglas Service que leen otras tablas, y no aparece ningún error.

1. Vaya a Setup > System > Configuration.
2. Abra el grupo Business - Multi Client.
3. Active Generate Storage Records. Las reglas Storage lo necesitan.
4. Active Generate Service Records. Las reglas Service que leen la actividad de servicio lo necesitan.
5. Guarde.

La captura ocurre en el momento de crear la factura. Activar la opción después no completa las facturas que ya existen. En ese caso, genere una factura nueva para el período.

Hay otras dos opciones útiles:

• Business - Inventory > Enable Daily Snapshot toma una foto nocturna del inventario y la conserva 90 días. Varias consultas de almacenaje de la Biblioteca de consultas de facturación 3PL la usan. Funciona de forma independiente de las opciones de captura anteriores. También viene desactivada.
• Business - Products > Report Length Unit Of Measure y Report Weight Unit Of Measure deben tener un valor para que las reglas Storage funcionen. Por defecto son M y Kg.

Paso 2: Defina el prefijo de facturas y los textos del correo

El mismo grupo, Business - Multi Client, tiene tres opciones más:

Puede escribir el asunto y el cuerpo en español. Los marcadores disponibles se explican en Gestión de facturas 3PL.

Paso 3: Revise el Cliente 3PL

Abra Setup > 3PL > Clients y abra el cliente. Revise estos campos:

• El nombre de la empresa y la dirección. Se copian en la sección Bill to de la factura al crearla.
• El Email. El correo de la factura se envía solo a esta dirección.

Paso 4: Cree un perfil de facturación

1. Vaya a Setup > 3PL > Billing profiles y haga clic en New.
2. En el diálogo New profile, elija el Client y escriba un Name, por ejemplo "Acme - Mensual". Si deja el nombre en blanco, el perfil recibe un número de cinco dígitos como nombre.
3. Haga clic en el nombre del perfil en la lista para abrirlo.

La pantalla del perfil tiene cuatro secciones:

• Details: el nombre del perfil, el cliente y la configuración recurrente.
• Rules: las reglas de facturación.
• Additional charges and discounts: los cargos adicionales, como el ITBMS.
• Invoices: las facturas del perfil.

Haga clic en Update para guardar los detalles y los cargos.

Para facturar a otro cliente con las mismas tarifas, use Clone... en la fila del perfil en la lista. Elija el nuevo cliente y el nombre. El perfil se copia con todas sus reglas.

Paso 5: Agregue los cargos adicionales (ejemplo con ITBMS)

Agregue los cargos antes que las reglas, para que las reglas puedan nombrarlos.

1. Expanda Additional charges and discounts. La sección viene cerrada.
2. Haga clic en Add. Escriba el Name ITBMS y el Percentage 7.
3. Haga clic en Update.

Un cargo se aplica solo a las líneas que lo nombran:

• En las reglas Flat y Storage, escriba el nombre del cargo en Additional Charges. Separe varios nombres con comas.
• En las reglas Service, devuelva el nombre en la columna AdditionalCharges de la consulta.

Los nombres se comparan sin distinguir mayúsculas de minúsculas. Un nombre que no está en la lista de cargos de la factura se ignora.

Para un descuento, agregue un cargo con porcentaje negativo, por ejemplo "Descuento por volumen" con -5.

Ejemplo. Una factura tiene estas líneas:

• $1,000.00 de manejo y almacenaje, marcados con ITBMS.
• $200.00 de flete reembolsado, sin marcar.

Los totales son:

Los cargos se copian del perfil a cada factura cuando se crea. Si luego cambia un cargo en el perfil, las facturas existentes conservan su propia copia. Esa copia se puede editar en una factura en Borrador.

Paso 6: Agregue las reglas

En la sección Rules, haga clic en Add. Se abre el diálogo Billing rule. Escriba un Name y una Description, y elija el Type. Los demás campos dependen del tipo.

Consejos:

• Controle el orden de las líneas con los nombres de las reglas. Las reglas se ejecutan, y las líneas se numeran, en orden alfabético del nombre. Anteponga números a los nombres, como "010 Almacenaje", "020 Recepción" y "030 Picking".
• Active o desactive una regla con el interruptor de la columna #. El cambio se guarda al instante. Las reglas desactivadas no se ejecutan.
• Quitar una regla también se guarda al instante.
• Un perfil necesita al menos una regla. Sin reglas, la generación falla con "Profile [...] does not have any rules".

Regla Flat: cargo mensual de administración

Cada factura recibe una línea de 1 × $350.00. El nombre de la regla es el Item y su descripción es la Description. Una regla Flat no admite tarifa 0.

Regla Storage: almacenaje de paletas por día

Suponga que el cliente tuvo 3 paletas durante los 30 días de septiembre. Eso son 90 paleta-días, y la línea es 90 × $0.60 = $54.00. Con By Lpn, la factura muestra una línea por paleta, cada una con el código de la paleta como descripción.

Otras configuraciones de almacenaje frecuentes:

• Por unidad por día: método Each, con la tarifa por unidad-día. Ponga Break invoice lines en By Sku para obtener una línea por SKU.
• Por ubicación por día: Any bin. Use Pickable bin u Overstock bin para cobrar solo las ubicaciones de picking o solo las de reserva. Ponga Break invoice lines en By Bin para una línea por ubicación.
• Por volumen o por peso: Cube o Weight. Usan el volumen o el peso unitario del producto.
• Solo algunos productos: ponga Product tracking en By category o By Sku. Luego escriba las categorías o los SKU, separados por comas, en el campo Category o Sku.

Las reglas Storage necesitan Generate Storage Records activado (Paso 1). Una regla Storage no admite tarifa 0.

Regla Service: recepción, picking y demás manejo

Una regla Service ejecuta una consulta SQL y convierte cada fila devuelta en una línea de la factura. Use reglas Service para todos los cargos de manejo.

La Tarifa de una regla Service es un campo de dinero que la consulta lee como @Rate, así el precio se guarda en la regla y se cambia ahí, no dentro del SQL. La consulta devuelve la tarifa, la cantidad y los nombres de los cargos:

SELECT
    'PICK-UNIT'                                        AS Item,
    'Units picked'                                     AS Description,
    @Rate                                              AS Rate,
    CAST(ISNULL(SUM(r.Quantity), 0) AS decimal(18,4))  AS Quantity,
    'ITBMS'                                            AS AdditionalCharges
FROM ClientInvoices ci
JOIN BillingServiceRecords r ON r.ClientInvoiceId = ci.Id
WHERE ci.Id = @Id
  AND r.SubType = 'Pick';

Si el cliente tuvo 4,200 unidades recogidas en el período, la línea es 4,200 × $0.30 = $1,260.00, con ITBMS.

Reglas para escribir estas consultas:

• La consulta recibe dos valores: @Id, el Id de la factura que se está armando, y @Rate, la Tarifa de la regla.
• La consulta obtiene el cliente y el período uniendo ClientInvoices con ese Id.
• Use @Rate para el precio. Una consulta también puede devolver un número fijo, o varios precios en una misma consulta.

La Biblioteca de consultas de facturación 3PL explica estas reglas y trae 45 consultas listas para adaptar.

El editor de reglas SQL

Al editar una regla Service se abre un editor a pantalla completa:

• El cuadro de la consulta sugiere sus tablas y columnas mientras escribe. Pulse Ctrl+Espacio para ver sugerencias en cualquier momento.
• El panel Tablas lista todas las tablas. Búsquelas, muestre las columnas de una tabla y haga clic en Insertar en el cursor para agregar un nombre a la consulta.
• Columnas obligatorias muestra cuáles de Item, Description, Rate, Quantity y AdditionalCharges devuelve la consulta y cuáles faltan.
• Biblioteca de consultas inserta una consulta lista.
• Probar ejecuta la consulta contra una de las facturas del cliente, con esa factura como @Id y la Tarifa que tiene el editor como @Rate. Muestra las líneas que tendría la factura y su total. Una prueba solo lee datos: no se guarda nada.

Haga clic en Guardar regla cuando el resultado sea el correcto.

Paso 7: Haga recurrente el perfil (opcional)

Para que LogisticaHQ cree las facturas por sí solo:

1. En Details, active Recurring.
2. Elija el Billing cycle: Monthly, Weekly o Bi Weekly.
3. Ponga en Billing cycle start el inicio del primer período a facturar, por ejemplo 2026-10-01.
4. Si lo desea, active Auto-post invoices (contabilizar automáticamente), Auto email invoices (enviar por correo automáticamente), o ambas.
5. Haga clic en Update.

Un proceso programado revisa periódicamente los perfiles recurrentes. Cuando termina un ciclo completo posterior a Billing cycle start, el proceso hace lo siguiente:

1. Crea la factura de ese ciclo.
2. Adelanta Billing cycle start al inicio del ciclo siguiente. Si se saltaron varios ciclos, crea una factura por cada uno.
3. Contabiliza la factura de inmediato si Auto-post invoices está activado. Si no, la factura queda en Borrador.
4. Envía la factura por correo al cliente si Auto email invoices está activado.

Solo el proceso programado aplica la contabilización y el envío automáticos. Las facturas que usted crea desde las pantallas siempre quedan en Borrador y nunca se envían por correo automáticamente.

Si no se reciben los correos de las facturas programadas, comuníquese con soporte.