P4 Software
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logisticaHQ
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Esta guía de capacitación reúne instrucciones por rol para todos los usuarios de Almacén . Cada sección está pensada para la práctica, con procedimientos claros paso a paso.
Consejo de capacitación: haga que los participantes practiquen en un entorno de pruebas antes de trabajar en Producción. Para consultar la documentación completa, visite https://docs.p4.software
Mañana (4 horas):
Seguridad y cumplimiento:
├── Reglas de seguridad del Almacén ├── Procedimientos de emergencia
├── Requisitos de equipo de protección
├── Seguridad de los equipos
└── Reporte de incidentes
Acceso al sistema:
├── Credenciales de acceso
├── Definición de la contraseña
├── Asignación de dispositivo (PDT)
├── Configuración del reloj de asistencia
└── Gafete o tarjeta de acceso
Tarde (4 horas):
Almacén Recorrido:
├── Distribución y Zonas
├── Ubicación de los productos
├── Ubicación de los equipos
├── Áreas de descanso
├── Salidas de emergencia
└── Áreas restringidas
Capacitación básica del sistema:
├── Inicio de sesión en el PDT
├── Navegación básica
├── Práctica de escaneo
├── Manejo de errores
└── Cómo pedir ayuda
Siga la guía correspondiente a cada rol que se muestra a continuación.
1. Encienda el PDT
2. Conéctese al wifi (automático)
3. Abra la aplicación de Almacén 4. Ingrese sus credenciales:
- Usuario (en minúsculas)
- Contraseña
- Seleccione Almacén
5. Seleccione el menú "Entrada"
Proceso paso a paso:
Preparación previa a la recepción
Menú > Entrada > Recepción de OC
- Escanee la etiqueta del número de OC
- Verifique que aparezca el nombre del proveedor
- Revise la lista de artículos esperados
Recepción física
En la puerta de andén:
- Verifique el número de sello (si aplica)
- Cuente el total de cajas/pallets
- Revise si hay daños visibles
- Tome fotos si hay daños
Recepción en el sistema
Escanee cada artículo:
- Escanee Código de Barras del Producto
- Ingrese la cantidad recibida
- Ingrese el número de lote (si se requiere)
- Ingrese la fecha de vencimiento (si se requiere)
- Escanee o asigne la ubicación
Finalización
- Revise las cantidades
- Confirme la recepción
- Imprima Etiquetas si es necesario
- Cierre la OC (si está completa)
| Error | Causa | Solución |
|---|---|---|
| "El producto no está en la OC" | Se escaneó el artículo equivocado | Verifique que la OC sea la correcta |
| "La cantidad supera lo esperado" | Envío en exceso | Consulte al supervisor |
| "Ubicación no válida" | La ubicación no existe | Cree la ubicación o elija otra |
| "Se requiere lote" | El producto necesita número de lote | Ingrese el lote que figura en el empaque |
1. Genere el número de LPN
2. Imprima la etiqueta del pallet
3. Escanee todos los Productos al LPN
4. Mantenga el LPN durante todo el acomodo
5. Beneficios:
- Acomodo más rápido
- Se conserva la integridad del pallet
- Conteo cíclico más sencillo
Proceso cuando no existe una OC:
1. Menú > Entrada > Recepción sin OC
2. Seleccione el proveedor (o cree uno)
3. Escanee cada producto
4. Ingrese las cantidades
5. Genere el número de recepción
6. Avise a Compras
Para artículos de Enviar inmediato:
1. Identifique las órdenes de cross-dock
2. Reciba en la zona CROSS-DOCK
3. Aplique Envío Etiquetas de inmediato
4. Traslade a Envío en menos de 4 horas
5. No requiere acomodo
Entrada por peso:
1. Coloque el producto en la báscula
2. Tare el peso del contenedor
3. Registre el peso real
4. El sistema calcula la variación
5. Acepte si está dentro de la tolerancia (±2 %)
6. Marque si queda fuera de la tolerancia
Requisitos:
1. Ingrese siempre la fecha de vencimiento
2. Formato: DD/MM/AAAA
3. Revise la tolerancia del Cliente :
- Predeterminada: 70 días
- Rechace si es demasiado corta
4. Etiquete con el vencimiento bien visible
5. Acomode por FEFO en la ubicación
Recepción de cadena de frío:
1. Revise el registro de temperatura
2. Traslade de inmediato a la cámara
3. Máximo 30 minutos en el andén
4. Documente la temperatura
5. Use únicamente las zonas COOLER/FREEZER Zonas únicamente
Para comenzar:
1. Inicie sesión en el PDT
2. Menú > Picking > Ticket de picking
3. Escanee el código de barras del ticket
4. Revise el resumen de la orden:
- Total de líneas
- Total de unidades
- Secuencia de zonas
Picking - Proceso:
Para cada línea:
1. Vaya a la ubicación indicada
2. Escanee el código de la ubicación
3. Escanee el Código de Barras del Producto
4. Surta la cantidad indicada
5. Confirme el surtido
6. Colóquelo en el contenedor o pallet
Pasos de verificación:
Verifique siempre:
- Que el producto coincida con la pantalla
- Que la cantidad sea correcta
- Que la fecha de vencimiento sea aceptable
- Que no haya daños
- El número de lote (si se muestra)
Varias órdenes a la vez:
1. Reciba la asignación de la ola
2. Use un carro de varios compartimentos
3. Etiquete cada compartimento
4. Surta todas las órdenes en secuencia
5. Clasifique al ir Picking
6. Entregar hacia el empaque
Mismos artículos para varias órdenes:
1. Obtenga la asignación del lote
2. Surta la cantidad total necesaria
3. Traslade al área de empaque
4. Clasifique por orden individual
5. Ideal para artículos pequeños
Permanezca en su zona asignada:
1. Surta solo los artículos de su zona
2. Coloque en el tote
3. Pase a la siguiente zona
4. La última zona completa la orden
5. Envíe a empaque
Cuando no hay suficiente Inventario:
1. Surta la cantidad disponible
2. Elija la opción "Faltante"
3. Ingrese la cantidad real
4. El sistema crea el pedido pendiente
5. Indique el motivo si se lo piden
Para artículos por peso:
1. Use la estación de báscula
2. Tare el contenedor
3. Surta el peso requerido
4. Permita una variación de ±2 %
5. Imprima la etiqueta de peso
6. Colóquela en el contenedor
El sistema aplica FEFO:
1. Surta primero lo más antiguo
2. Escanee la etiqueta de lote
3. El sistema verifica que sea correcta
4. Saltarse la regla requiere autorización del supervisor
5. Revise el Cliente de la línea
Si se surtió el artículo equivocado:
1. Menú > Anular surtido
2. Escanee el artículo a devolver
3. Devuélvalo a la ubicación correcta
4. Surta el artículo correcto
5. Documente el motivo
Inicio de turno:
1. Revise los insumos:
- Cajas (varios tamaños)
- Relleno
- Cinta
- Etiquetas
2. Pruebe la báscula
3. Pruebe la impresora
4. Inicie sesión en el sistema
5. Limpie el área de trabajo
1. Escanee el contenedor o el ticket de picking
2. Revise el contenido de la orden
3. Elija el tamaño de caja adecuado
4. Empaque con seguridad:
- Lo pesado abajo
- Lo frágil protegido
- Rellene los huecos
5. Incluya el packing slip
6. Selle la caja
7. Pese el paquete
8. Imprima la etiqueta de Envío 9. Pegue la etiqueta
10. Traslade a Envío
Recomendaciones del sistema:
- Pequeña: <1 pie³
- Mediana: 1-2 pie³
- Grande: 2-4 pie³
- Extragrande: >4 pie³
Anule si es necesario:
- Los artículos frágiles requieren más espacio
- Los artículos largos requieren caja especial
- Varias cajas para órdenes pesadas
Materiales peligrosos:
- Use empaque certificado
- Coloque las Etiquetas
correspondientes
- Incluya la documentación
- Sepárelos de los demás paquetes
Frágil:
- Método de doble caja
- Amortiguación adicional
- Calcomanías de frágil
- Cargar arriba Etiquetas
Cómo elegir el mejor transportista:
- Peso: <150 lb = Paquetería
- Peso: >150 lb = LTL
- Rapidez: Día siguiente = Exprés
- Costo: Terrestre = Económico
Documentos requeridos:
- Packing slip (dentro de la caja)
- Envío etiqueta (por fuera)
- Factura (si se requiere)
- Formularios aduaneros (envíos internacionales)
- Formularios de pago contra entrega (si corresponde)
Ingreso manual de órdenes:
1. Salida > Órdenes > Nueva
2. Seleccione el Cliente
3. Ingrese la dirección de Enviar4. Agregue las líneas:
- Busque o escanee el SKU
- Ingrese la cantidad
- Repita con cada artículo
5. Defina la fecha requerida
6. Guarde la orden
Importación masiva:
1. Prepare el archivo CSV
2. Salida > Importar
3. Elija el archivo
4. Asocie las columnas
5. Valide los datos
6. Importe las órdenes
7. Revise los errores
8. Corrija y reintente
1. Seleccione las órdenes a asignar
2. Revise la disponibilidad de Inventario 3. Ejecute la Asignación:
- FIFO: primero en entrar, primero en salir
- FEFO: primero en vencer, primero en salir
- Más cercana: la más próxima al empaque
4. Revise los resultados de la Asignación 5. Resuelva los faltantes:
- Pedido pendiente
- Sustituto
- Cancelar la línea
Mejores Prácticas:
1. Agrupe por:
- Horarios de corte del transportista
- Método de Envío - Zona o área
- Prioridad
2. Tamaño de la ola: 20-30 órdenes
3. Considere la capacidad del surtidor
4. Equilibre la carga de trabajo
5. Libere la ola
6. Imprima los tickets de picking
Matutino Reportes:
- Envíos del día anterior
- Órdenes del día
- Niveles de Inventario - Reporte de pedidos pendientes
Vespertino Reportes:
- Productividad de Picking - Desempeño de Envío - Desempeño del transportista
- Reporte de excepciones
Métricas clave:
- Tasa de cumplimiento de órdenes
- Envíos a tiempo
- Exactitud de surtido
- Líneas por hora
- Costo por orden
1. Inicie sesión en el PDT
2. Menú > Inventario cíclico
3. Reciba las asignaciones del día
4. Revise la lista de ubicaciones
5. Imprima las hojas de conteo (opcional)
Para cada ubicación:
1. Diríjase a la ubicación
2. Escanee el código de barras de la ubicación
3. Cuente todos los artículos que contiene
4. Ingrese cada SKU encontrado:
- Escanee el producto
- Ingrese la cantidad
- Ingrese el lote (si aplica)
- Ingrese el vencimiento (si aplica)
5. Confirme al terminar
6. Pase a la siguiente ubicación
Cuando el conteo no coincide con el sistema:
1. Vuelva a contar para verificar
2. Revise las Ubicaciones
cercanas
3. Busque transacciones recientes
4. Si se confirma la variación:
- Documente el motivo
- Tome fotos si hace falta
- Envíela a aprobación
- Producto en la ubicación equivocada
- Movimientos no registrados
- Errores de Picking - Errores de Entrada - Producto dañado sin reportar
- SKU mezclados en una misma ubicación
1. Use una báscula calibrada
2. Tare el contenedor
3. Pese el producto
4. Registre con precisión de 0.01
5. Anote cualquier condición de humedad o temperatura
Procedimientos reforzados:
1. Verificación por dos personas
2. Dos conteos independientes
3. Registro de los números de serie
4. Documentación Foto 5. Investigación inmediata de la variación
Crear usuarios:
1. Configuración > Sistema > Usuarios > Nuevo
2. Ingrese los datos del usuario
3. Asigne el rol
4. Defina los permisos
5. Configure el acceso al Almacén 6. Defina la impresora predeterminada
7. Genere la contraseña
8. Envíe las credenciales
Tareas diarias:
- Monitorear Agente de Impresión
- Revisar el estado de las integraciones
- Revisar los registros de error
- Liberar las transacciones trabadas
Tareas semanales:
- Auditoría de accesos de usuario
- Revisión de desempeño
- Verificación de respaldos
- Actualización de procedimientos
Agente de Impresión - Problemas:
1. Revise los servicios de Windows
2. Verifique que Agente de Impresión esté en ejecución
3. Revise las conexiones de las impresoras
4. Revise la Cola de impresión
5. Elimine los trabajos trabados
6. Reinicie el servicio si es necesario
Fallos de integración:
1. Revise los registros de la API
2. Verifique las credenciales
3. Pruebe la conectividad
4. Revise los mensajes de error
5. Verifique el formato de los datos
6. Reintente las transacciones fallidas
Problemas de rendimiento:
1. Revise los recursos del servidor
2. Revise las consultas lentas
3. Revise la latencia de la red
4. Limpie la caché
5. Reinicie los servicios
6. Contacte a Soporte si es necesario
Crear ReportesSQL:
1. Reportes > Widgets > Nuevo
2. Escriba la consulta SQL
3. Pruébela con pocos datos
4. Agregue parámetros
5. Dé formato a la salida
6. Guarde y comparta
7. Prográmela si hace falta
Tareas mensuales:
- Archivar datos antiguos
- Depurar registros
- Actualizar la documentación
- Revisar las configuraciones
- Probar la recuperación ante desastres
- Actualizar los materiales de capacitación
1. Cree el perfil del cliente
2. Configure el perfil de facturación
3. Asigne espacio de Almacén 4. Cree las cuentas de usuario
5. Importe los Productos
6. Configure las integraciones
7. Pruebe todos los procesos
8. Capacite a los usuarios del cliente
Definición de tarifas:
- Entrada: por pallet o unidad
- Almacenaje: por pallet y día
- Picking: por orden o línea
- Servicios de valor agregado
- Cargos mínimos
- Recargos por urgencia
Tareas matutinas:
- Revisar las órdenes de los clientes
- Revisar los niveles de Inventario - Monitorear los acuerdos de nivel de servicio
- Resolver incidencias
Tareas vespertinas:
- Informar a los clientes
- Revisar el desempeño
- Planificar el día siguiente
- Documentar las incidencias
KPI del cliente:
- Exactitud de las órdenes: >99,5 %
- Enviar a tiempo: >98 %
- Exactitud del Inventario : >99 %
- Tasa de daños: <0,5 %
- Tasa de devoluciones: <2 %
1. Genere la prefacturación
2. Revise todos los cargos
3. Coteje contra la actividad
4. Realice los ajustes
5. Genere las facturas
6. Obtenga la aprobación del cliente
7. Envíe las facturas finales
8. Dé seguimiento a los pagos
Estándar Reportes:
- Productividad de Inventario resumen
- Actividad de órdenes
- Desempeño de Envío - Resumen de devoluciones
- Detalle de facturación
- Panel de KPI
Requisitos:
- Completar la capacitación del rol
- Aprobar el examen escrito (80 %)
- Demostrar competencia
- 40 horas de trabajo supervisado
- Cero faltas de seguridad
Vigencia: 1 año
Requisitos:
- Certificación de nivel 1
- 6 meses de experiencia
- Capacitación cruzada completa
- Aprobar el examen avanzado (85 %)
- Capacitar a un empleado nuevo
Vigencia: 2 años
Requisitos:
- Certificación de nivel 2
- 1 año de experiencia
- Completar el curso de formación de instructores
- Crear materiales de capacitación
- Impartir 5 sesiones de capacitación
Vigencia: 2 años
- Procedimientos de seguridad
- Navegación del sistema
- Conocimiento de los procesos
- Manejo de errores
- Estándares de calidad
- Políticas de la empresa
- Ejecutar las tareas clave
- Manejar excepciones
- Usar el equipo con seguridad
- Seguir los procedimientos
- Cumplir los estándares de productividad
- Demostrar exactitud
Documentación requerida:
Para cada participante:
├── Fechas de capacitación
├── Módulos completados
├── Calificaciones de los exámenes
├── Evaluaciones prácticas
├── Firmas del instructor
├── Fechas de certificación
└── Calendario de recertificación
Cree tarjetas plastificadas para:
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Configure datos de capacitación:
Evaluación de la capacitación:
Califique de 1 a 5:
- Claridad del contenido
- Eficacia del instructor
- Práctica guiada
- Calidad de los materiales
- Tiempo Asignación
- Preparación para trabajar
Recuerde: una buena capacitación es una inversión en calidad y eficiencia. Dedique el tiempo necesario a capacitar correctamente y mantenga la formación continua conforme evolucionen los procesos.
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