Gestionar Facturas 3PL

Esta página cubre la vida de una factura: generarla, revisarla y corregirla, contabilizarla y enviarla al Cliente 3PL.

Los nombres de botones y campos aparecen como en la interfaz en inglés. Si trabaja con la interfaz en español, verá su traducción equivalente.

Genere una factura a mano

Puede empezar desde la lista de perfiles o desde el perfil mismo:

• En Setup > 3PL > Billing profiles, haga clic en Invoice... en la fila del perfil.
• O abra el perfil y haga clic en Create invoice.

Luego:

1. En el diálogo Generate invoice, revise From (desde) y To date (hasta). Por defecto van del primer día del mes pasado al primer día de este mes, es decir, el período del mes pasado.
2. Haga clic en Confirm cuando aparezca "Generate invoice for [...] to [...]? This could take a while...".
3. Espere a que termine el diálogo de progreso. Las facturas de un cliente grande pueden tardar.
4. La factura nueva se abre. Desde la lista de perfiles, se abre en una pestaña nueva del navegador.

To date es el primer día después del período. Para facturar todo septiembre de 2026, ponga From 2026-09-01 y To date 2026-10-01.

Tenga en cuenta lo siguiente:

• Las facturas creadas de esta forma siempre quedan en Borrador. Nunca se contabilizan ni se envían por correo automáticamente, aunque el perfil tenga activados Auto-post invoices o Auto email invoices.
• Solo se puede generar una factura a la vez. Si hay otra generación en curso, verá "3PL invoice generation already running, please wait...".
• Antes de generar, revise la lista Invoices del perfil. Asegúrese de que el período no se haya facturado ya.

Ubique las facturas

Setup > 3PL > Invoices lista las facturas de todos los clientes. Cada perfil muestra también sus propias facturas en su sección Invoices. La lista muestra:

• State: Draft (Borrador) o Posted (Contabilizada).
• Number.
• Profile y Client. Solo en la lista principal.
• Period start y Period end.
• Posted: la fecha de contabilización.
• Total.

Haga clic en el número de una factura para abrirla.

Revise y edite una factura en Borrador

La pantalla de la factura tiene estas secciones:

• Header: el estado, el número de factura, el cliente y el perfil.
• Bill to: el nombre y la dirección que se imprimen en la factura. Se copian del cliente al crear la factura.
• Additional charges and discounts: la copia propia de la factura de los cargos del perfil.
• Details: Sub total, Charges/Discounts, Total, Start period, End period y Posted.
• Lines: Line, Item, Description, Charges, Rate y Quantity.

Mientras la factura esté en Borrador, puede cambiar los campos de Bill to, los cargos y las líneas. Puede editar cualquier línea, agregar líneas con Add o quitarlas. Haga clic en Update para guardar.

Para aplicar un impuesto a una línea agregada a mano, escriba el nombre del cargo, por ejemplo ITBMS, en la columna Charges de la línea.

El enlace Changes... muestra el historial de cambios de la factura.

Regenere las líneas

Re-generate lines está disponible en las facturas en Borrador. Borra todas las líneas de la factura y vuelve a ejecutar las reglas activas del perfil.

Si necesita tomar actividad nueva, o activó la captura de registros después de crear la factura, haga esto en su lugar:

1. Elimine la factura en Borrador.
2. Genere una factura nueva para el mismo período.

Cuando una regla falla

Cada regla se ejecuta por separado. Si una regla falla, por ejemplo porque su consulta tiene un error:

• Las demás reglas agregan igual sus líneas.
• La factura queda en Borrador con esas líneas.
• Se informa un error.

Para corregirlo:

1. Corrija la regla.
2. Abra la factura y haga clic en Re-generate lines.

Contabilice una factura

Contabilizar hace que la factura sea definitiva. Una factura contabilizada no se puede editar, regenerar ni eliminar, y no puede volver a Borrador. La contabilización también hace visible la factura para el cliente en el portal.

Hay dos formas de contabilizar:

• Una factura: ábrala y haga clic en Post. La confirmación dice "This operation is irrevocable". La pantalla se guarda antes de contabilizar.
• Varias facturas: en Setup > 3PL > Invoices, o en la sección Invoices de un perfil, marque las facturas en Borrador y haga clic en Post. La confirmación dice "A posted invoice can no longer be changed." Solo se contabilizan los Borradores.

Si una factura contabilizada tiene un error, emita una factura de corrección o ajuste la factura del período siguiente.

Elimine un Borrador

Marque una o más facturas en Borrador en una lista de facturas y haga clic en Delete. Las facturas contabilizadas no se pueden eliminar.

Si elimina un perfil de facturación, sus facturas se conservan.

Imprima y exporte

Toda factura tiene las acciones PDF y Excel. Las encuentra en las listas de facturas y en la parte superior de la pantalla de la factura.

• PDF: la factura, seguida de un anexo con los registros de almacenaje y de servicio que la respaldan. Las actividades aparecen con nombres legibles, por ejemplo:
  • "Receiving - purchase order"
  • "Picking"
  • "Parcel handling"
  • "Truck load handling"
  • "Opening balance" y "Closing balance"
• Excel: un libro con una hoja Storage y una hoja Service con esos registros.

Envíe una factura por correo

La acción Email aparece en las facturas contabilizadas de las listas de facturas. Hace lo siguiente:

• Envía la factura al Email del cliente, que se define en Setup > 3PL > Clients.
• Adjunta el PDF.
• Usa el asunto y el cuerpo de Invoice Email Subject e Invoice Email Body (Business - Multi Client).

Si el envío funciona, verá "Email to [dirección] sent!".

En el asunto y el cuerpo puede usar estos marcadores:

Para las fechas del período, use @Start y @End, no los nombres de campo @StartPeriod y @EndPeriod.

Ejemplo de asunto: Factura @InvoiceNumber - @BillToName - período @Start al @End

Los perfiles recurrentes con Auto email invoices envían las facturas automáticamente después de que el proceso programado las crea. Si no se reciben los correos de las facturas programadas, comuníquese con soporte.

Lo que ve el cliente en el portal

Los usuarios del portal con acceso a facturas tienen una página Invoices en el portal del cliente.

• La página lista solo las facturas Contabilizadas. Los Borradores nunca se muestran a los usuarios del portal.
• Las columnas son Invoice #, From, To date, Posted, Subtotal, Total y Download (PDF y XLSX).
• Con doble clic sobre una factura se abre su detalle, con las líneas (Item, Description, Rate, Qty). El detalle también tiene los botones Download PDF y Download XLSX.

Contabilice la factura antes de avisarle al cliente que está lista.

Solución de problemas

Lista de cierre de mes

1. Confirme que Generate Storage Records y Generate Service Records estén activados. Si usa consultas de almacenaje basadas en fotos diarias, confirme también que Enable Daily Snapshot esté activado.
2. Asegúrese de que el trabajo del mes en el almacén esté cerrado. Esto incluye recepciones terminadas, despachos enviados, devoluciones recibidas y ajustes registrados.
3. Revise las tarifas, las reglas y los cargos adicionales de cada perfil.
4. Revise la lista Invoices de cada perfil, para no facturar un período dos veces.
5. Genere las facturas, con From el día 1 del mes y To date el día 1 del mes siguiente. O revise los Borradores creados por los perfiles recurrentes.
6. Abra cada Borrador y compare las líneas y cantidades con el anexo del PDF o con la exportación a Excel.
7. Corrija líneas, o corrija las reglas y haga clic en Re-generate lines. Recuerde que regenerar reemplaza las líneas editadas a mano.
8. Revise el Sub total, los Charges/Discounts (ITBMS) y el Total.
9. Contabilice las facturas.
10. Envíelas por correo, o descargue los PDF y envíelos usted. Confirme que el cliente las vea en el portal.