Invitar miembros

Se aplica a: anota, planes con más de un asiento (consulta Planes y facturación) Roles requeridos: Propietario o Administrador para invitar, cambiar roles, quitar miembros y administrar invitaciones; cualquier miembro puede ver la página Equipo Referencias regulatorias: ninguna

Descripción general

La página Equipo te permite invitar personas a tu espacio de trabajo, asignarles un rol y administrar a los miembros que ya se unieron. El Propietario y los Administradores la usan para hacer crecer el equipo; los Editores y Lectores solo pueden abrirla para ver quién pertenece al espacio de trabajo.

Esta página explica en detalle el flujo de invitación, el cambio de roles y cómo quitar miembros. Para una visión general de la página Equipo y de cómo se relaciona con los roles en todo anota, consulta Equipo y roles.

Cómo llegar

Haz clic en Equipo en la barra de navegación superior (ruta /team). El enlace Equipo es visible para cualquier persona que haya iniciado sesión.

Conceptos clave

El rol Propietario no se puede otorgar mediante una invitación ni traspasar a otra persona: la transferencia de propiedad no está disponible en la aplicación.

Invitar a un miembro

Requisitos previos

• Tu rol en el espacio de trabajo es Propietario o Administrador. Los Editores y Lectores no ven el formulario de invitación.
• Hay al menos un asiento libre en tu plan. El encabezado de la página muestra una etiqueta con el formato "[usados] de [máximo] asientos".
• Si tus miembros ya llenan o superan el límite de asientos (por ejemplo, después de bajar de plan), la página muestra: "Tu plan permite [máximo] asientos y tienes [N] miembros. No puedes invitar a nadie más hasta mejorar tu plan o quitar miembros."

Pasos

1. Haz clic en Equipo en la barra de navegación superior.

2. En la tarjeta Invitar a un miembro, completa:

   • Correo electrónico: la dirección de la persona que quieres invitar. Obligatorio.
   • Rol: el rol que tendrá al aceptar. Como Propietario puedes elegir Administrador, Editor o Lector. Como Administrador solo puedes elegir Editor o Lector: solo el Propietario puede otorgar el rol de Administrador. La primera opción de la lista viene preseleccionada, así que revísala antes de enviar.

   Escribe el correo, elige el rol y haz clic en Enviar invitación.

3. Haz clic en Enviar invitación.

Resultado

Ves "Invitación enviada a [correo]." y la persona aparece en la tarjeta Invitaciones pendientes con el estado Pendiente. anota le envía por correo un enlace para aceptar.

La invitación queda en Invitaciones pendientes, con Reenviar y Revocar. Aquí ocupa el último asiento del plan, así que la tarjeta de invitación avisa que se alcanzó el límite.

Si la invitación no se puede enviar, la tarjeta muestra uno de estos mensajes:

Ejemplo

Marta es Administradora en el espacio de trabajo de su empresa, que tiene un plan con 5 asientos. Hay 4 miembros activos y ninguna invitación pendiente, así que la página Equipo muestra "4 de 5 asientos". Marta quiere agregar a una nueva diseñadora de formularios:

1. Escribe disenadora@ejemplo.com en Correo electrónico.
2. En Rol solo ve Editor y Lector (como Administradora no puede otorgar el rol de Administrador). Elige Editor.
3. Hace clic en Enviar invitación.

Ve "Invitación enviada a disenadora@ejemplo.com.", la fila aparece en Invitaciones pendientes como Pendiente y la etiqueta cambia a "5 de 5 asientos": la invitación pendiente ocupa un asiento aunque nadie la haya aceptado todavía. Si la diseñadora no abre el enlace en 7 días, la invitación vence, el asiento se libera y la etiqueta vuelve a "4 de 5 asientos". Marta puede entonces hacer clic en Reenviar para crear un enlace nuevo y reiniciar el plazo de 7 días.

Aceptar una invitación (para la persona invitada)

Pasos

1. Abre el enlace del correo de invitación. Te lleva a la página Invitación.
2. Si el enlace es válido, la página dice: "Te invitaron a unirte a [nombre del espacio de trabajo] como [rol]."
3. Si ya iniciaste sesión, haz clic en Unirse al espacio de trabajo.
4. Si no tienes cuenta o no has iniciado sesión, haz clic en Crear cuenta o Iniciar sesión. Al terminar vuelves a la página de la invitación para completar el paso 3. Más adelante puedes ajustar tus datos en Configuración de tu cuenta.

Resultado

anota te lleva directamente a Formularios dentro del espacio de trabajo al que te uniste, con el rol con el que te invitaron. Si eres nuevo en anota, Primeros pasos te ayudará a orientarte en el editor de formularios y en el resto del espacio de trabajo.

Casos especiales:

• Si ya eras miembro del espacio de trabajo, ves "Ya eres miembro de este espacio de trabajo." y llegas a Formularios; la invitación queda usada.
• Si el espacio de trabajo no tiene asientos libres cuando aceptas (por ejemplo, porque bajó de plan después de que se envió la invitación), ves "Este espacio de trabajo alcanzó el límite de asientos de su plan. Pide a tu administrador que mejore el plan."
• Si el enlace ya no es válido (venció, se revocó o ya se usó), la página muestra Invitación no válida — "Esta invitación no es válida o ya expiró. Pide a tu administrador que la reenvíe." — con un botón Ir al Inicio.

Importante: el enlace de invitación no comprueba que inicies sesión con la misma dirección a la que se envió: la cuenta que abra y confirme el enlace es la que se une al espacio de trabajo. Comparte los enlaces de invitación solo con la persona que quieres invitar.

Cambiar el rol de un miembro

Pasos

1. Haz clic en Equipo en la barra de navegación superior.
2. En la tarjeta Miembros, busca la fila de la persona.
3. Si tu rol te permite editar esa fila, verás una lista desplegable Rol en lugar de una etiqueta fija.
4. Elige el nuevo rol.
5. Haz clic en Guardar.

Resultado

Ves "Rol actualizado." y la tabla muestra el nuevo rol. El cambio se aplica la próxima vez que esa persona cargue una página. Si el miembro tenía aplicaciones conectadas como Claude o ChatGPT, un rol más bajo también reduce los permisos de esas aplicaciones a lo que permite el nuevo rol (consulta Conectar Claude (MCP)).

Quién puede editar qué filas:

• Propietario: puede cambiar el rol de cualquier miembro excepto el suyo (la fila del Propietario nunca es editable).
• Administrador: solo puede mover miembros entre Editor y Lector; no puede cambiar al Propietario ni a otros Administradores, ni otorgar el rol de Administrador.
• Editor y Lector: no ven controles de edición en ninguna fila.

Si el cambio falla, la tarjeta Miembros muestra uno de estos mensajes:

Quitar a un miembro

Pasos

1. Haz clic en Equipo en la barra de navegación superior.
2. En la tarjeta Miembros, busca la fila de la persona.
3. Haz clic en Quitar (visible solo si tu rol te permite editar esa fila).
4. Confirma el diálogo: "¿Quitar a este miembro del equipo?"

Resultado

Ves "Miembro quitado." y la persona desaparece de la tabla Miembros. Pierde el acceso al espacio de trabajo de inmediato, las aplicaciones que haya conectado a este espacio de trabajo se desconectan y su asiento queda libre.

Se aplican las mismas reglas que para cambiar roles: el Propietario nunca se puede quitar, ni siquiera por sí mismo, y un Administrador solo puede quitar Editores y Lectores.

Reenviar o revocar una invitación pendiente

Pasos

1. Haz clic en Equipo en la barra de navegación superior.
2. En la tarjeta Invitaciones pendientes, busca el correo invitado. La tabla muestra Correo electrónico, Rol, Enviada y Estado (Pendiente o Expirada).
3. Para enviar un enlace nuevo, haz clic en Reenviar.
4. Para cancelar la invitación, haz clic en Revocar y confirma: "¿Revocar esta invitación? El enlace dejará de funcionar."

Resultado

• Reenviar crea un enlace nuevo (el anterior deja de funcionar), reinicia el vencimiento a 7 días y muestra "Invitación reenviada." Funciona aunque la invitación ya aparezca como Expirada. Debes esperar 60 segundos entre reenvíos de la misma invitación; si lo intentas antes, ves "Espera un momento antes de reenviar."
• Revocar anula la invitación de inmediato, libera el asiento que ocupaba y muestra "Invitación revocada." El enlace enviado por correo deja de funcionar aunque la persona lo haya guardado.
• Si la invitación ya no existe (por ejemplo, otra persona ya la revocó), ves "Esa invitación ya no existe."

Cuando no hay nada pendiente, la tarjeta muestra "No hay invitaciones pendientes." Solo el Propietario y los Administradores ven los botones Reenviar y Revocar.

Referencia de campos

Roles y permisos

Esta tabla cubre solo las acciones de esta página. Para lo que puede hacer cada rol en el resto de anota (formularios, respuestas, facturación, marca de la empresa y más), consulta Roles y permisos.

Solución de problemas

Funciones relacionadas

• Planes y facturación: mejora tu plan para tener más asientos.
• Equipo y roles: visión general de la página Equipo.
• Roles y permisos: qué puede hacer cada rol en todo anota.