La página Equipo te permite invitar personas a tu espacio de trabajo, asignarles un rol, y administrar a los miembros que ya se unieron. La usan las personas con rol Propietario o Administrador para hacer crecer el equipo; el resto de los miembros (Editor, Lector) puede entrar a la página solo para consultar quién forma parte del espacio de trabajo.
Este artículo cubre en detalle el flujo de invitación, el cambio de rol y la remoción de miembros. Para una introducción general a la sección de equipo — y cómo se relaciona con los roles en el resto de anota — consulta Equipo y roles.
Menú principal > Equipo.
El enlace Equipo aparece en la barra de navegación principal para cualquier persona que haya iniciado sesión; no está oculto para ningún rol.
| Término | Significado |
|---|---|
| Espacio de trabajo | La cuenta compartida donde viven tus formularios, Plantillas y miembros. |
| Miembro | Una persona con una cuenta ya activa dentro del espacio de trabajo. |
| Invitación | Una solicitud pendiente enviada por correo a alguien que todavía no es miembro. Vence 7 días después de enviarse (o reenviarse). |
| Asiento | Un lugar disponible según tu plan. Cada miembro activo y cada invitación pendiente (no vencida) ocupa un asiento. |
| Rol | El nivel de acceso de un miembro: Propietario, Administrador, Editor o Lector. |
El rol Propietario no se puede asignar por invitación ni reasignar a otra persona: el traspaso de propiedad no está disponible actualmente.
Si la invitación se envía correctamente, ves el mensaje "Invitación enviada a [correo]." y la persona invitada aparece en la tarjeta Invitaciones pendientes con estado Pendiente. anota le envía un correo con un enlace para aceptar la invitación.
Si no se puede enviar, la tarjeta muestra uno de estos mensajes en su lugar:
| Mensaje mostrado | Causa |
|---|---|
| "Esa persona ya es miembro del equipo." | El correo ya pertenece a un miembro activo de este espacio de trabajo. |
| "Ya hay una invitación activa para ese correo. Usa Reenviar." | Ya existe una invitación pendiente sin vencer para ese correo. |
| "Has alcanzado el límite de asientos de tu plan. Mejora tu plan para invitar a más miembros." (con enlace Ver planes) | Miembros + invitaciones activas alcanzaron el máximo de asientos de tu plan. |
| "Escribe un correo electrónico válido." | El correo no tiene un formato válido. |
| "No puedes asignar ese rol." | Intentaste asignar un rol que tu propio rol no te permite otorgar. |
| "No tienes permiso para hacer esto." | Tu rol ya no es Propietario o Administrador (por ejemplo, alguien te lo cambió). |
Marta tiene rol Administrador en el espacio de trabajo de su empresa, que está en un plan con 5 asientos. Hoy hay 4 miembros activos y ninguna invitación pendiente, así que la cabecera de Equipo muestra "4 de 5 asientos". Marta quiere sumar a un nuevo diseñador de formularios al equipo:
disenador@ejemplo.com en Correo electrónico.Ve el mensaje "Invitación enviada a disenador@ejemplo.com.", la fila aparece en Invitaciones pendientes con estado Pendiente, y el indicador cambia a "5 de 5 asientos" porque la invitación pendiente también ocupa un asiento — aunque esa persona aún no aceptó nada. Si disenador@ejemplo.com no abre el enlace en 7 días, la invitación vence automáticamente, el asiento se libera y el indicador vuelve a "4 de 5 asientos"; Marta podría entonces hacer clic en Reenviar para generar un enlace nuevo y reiniciar el plazo de 7 días.
Al unirse correctamente, anota lleva a la persona directamente a Formularios dentro del espacio de trabajo al que se unió, con el rol que se le asignó al invitarla. Si es la primera vez que esa persona usa anota, conviene revisar los Primeros pasos para orientarse rápido en el editor de formularios y el resto del espacio de trabajo.
Casos especiales:
Importante: el enlace de invitación no verifica que la persona inicie sesión con el correo exacto al que se envió — cualquier cuenta con la que se abra y confirme el enlace se une al espacio de trabajo. Comparte el enlace de invitación solo con la persona a la que quieres invitar.
Ves el mensaje "Rol actualizado." y la tabla refleja el nuevo rol. El cambio aplica desde la siguiente vez que esa persona cargue una página.
Quién puede editar la fila de quién:
Si la operación falla, la tarjeta Miembros muestra uno de estos mensajes:
| Mensaje mostrado | Causa |
|---|---|
| "El propietario no se puede quitar ni cambiar de rol." | Intentaste modificar la fila del Propietario. |
| "No encontramos a ese miembro." | El miembro ya no existe (por ejemplo, ya fue quitado por otra persona). |
| "No puedes asignar ese rol." | Tu rol no te permite otorgar el rol elegido. |
| "No tienes permiso para hacer esto." | Tu rol ya no es Propietario o Administrador. |
Ves el mensaje "Miembro quitado." y la persona desaparece de la tabla Miembros; pierde acceso al espacio de trabajo de inmediato. El asiento que ocupaba queda libre.
Las mismas reglas de quién puede editar qué fila (ver sección anterior) aplican para quitar miembros: el Propietario nunca puede ser quitado, ni siquiera por sí mismo; un Administrador solo puede quitar a Editores y Lectores.
Solo Propietario y Administrador ven los botones Reenviar y Revocar.
| Campo | Tipo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|---|
| Correo electrónico | Texto (email) | Sí | Dirección de la persona a invitar. Máximo 256 caracteres. |
| Rol | Lista desplegable | Sí (tiene un valor por defecto) | Rol que tendrá la persona al aceptar: Administrador, Editor o Lector. Las opciones disponibles dependen de tu propio rol. |
La siguiente tabla resume, solo para las acciones descritas en esta página, qué puede hacer cada rol dentro de la sección Equipo. Para conocer qué puede hacer cada rol en el resto de anota (formularios, respuestas, facturación, marca de la empresa, etc.), consulta la página dedicada Roles y permisos.
| Rol | Ver Equipo | Invitar miembros | Cambiar roles | Quitar miembros |
|---|---|---|---|---|
| Propietario | Sí | Sí (Administrador, Editor, Lector) | Sí, a cualquier miembro salvo a sí mismo | Sí, a cualquier miembro salvo a sí mismo |
| Administrador | Sí | Sí (solo Editor, Lector) | Solo entre Editor y Lector | Solo Editor y Lector |
| Editor | Sí | No | No | No |
| Lector | Sí | No | No | No |
| Síntoma | Causa probable | Solución |
|---|---|---|
| No veo el formulario Invitar a un miembro | Tu rol es Editor o Lector. | Pide a un Propietario o Administrador del espacio de trabajo que envíe la invitación. |
| "Has alcanzado el límite de asientos de tu plan..." | Miembros activos + invitaciones pendientes llegaron al máximo de tu plan. | Haz clic en Ver planes para mejorar el plan, o libera un asiento quitando un miembro o revocando una invitación pendiente. |
| "Ya hay una invitación activa para ese correo. Usa Reenviar." | Ya existe una invitación pendiente para ese correo. | Ve a Invitaciones pendientes y usa Reenviar en lugar de crear una invitación nueva. |
| La persona invitada ve "Invitación no válida" | El enlace venció (más de 7 días), fue revocado, o ya fue usado. | Un Propietario o Administrador debe hacer clic en Reenviar en Invitaciones pendientes para generar un enlace nuevo. |
| "Espera un momento antes de reenviar." | Se reenvió esa misma invitación hace muy poco. | Espera un momento e inténtalo de nuevo. |
| No puedo cambiar el rol de otro Administrador | Solo el Propietario puede modificar a otros Administradores; un Administrador no puede tocar a otro Administrador ni al Propietario. | Pide al Propietario del espacio de trabajo que haga el cambio. |
| Quiero hacer Propietario a otra persona | El traspaso de propiedad no está disponible actualmente. | [POR VERIFICAR] — no hay un flujo confirmado para transferir la propiedad del espacio de trabajo. |
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