Exportar a PDF

Descripción general

Exportar a PDF permite descargar un envío de formulario como documento PDF, con los valores de cada campo ya completados. La usan las personas del equipo que necesitan archivar un envío, imprimirlo o compartirlo fuera de anota (por ejemplo, para un expediente físico o un correo electrónico), sin depender de acceso a la plataforma.

Cómo llegar

Formularios > abre el formulario > pestaña Todas / Nuevas / Destacadas / Spam (lista de respuestas) > haz clic en un envío

En el menú superior encuentras Formularios, Plantillas y API. Dentro de un formulario, la lista de respuestas muestra cuatro pestañas: Todas, Nuevas, Destacadas y Spam.

Conceptos clave

Envío (respuesta): un registro individual generado cada vez que alguien completa y envía el formulario.
Estado: indica si el envío ya fue abierto. Valores posibles: Leída y Nueva.
Vista previa: fragmento de las respuestas del envío, visible directamente en la lista sin necesidad de abrir el detalle.
Plantilla PDF: el diseño con el que se genera el archivo PDF de un envío. anota incluye al menos una plantilla identificada internamente como "classic" [POR VERIFICAR: nombre visible en la interfaz y si existen otras Plantillas disponibles para elegir].

Descargar el PDF de un envío

Pasos

Ve a Formularios y abre el formulario cuyo envío quieres exportar.
En la lista de respuestas, usa las pestañas Todas, Nuevas, Destacadas o Spam para ubicar el envío. Las columnas ENVIADA (fecha y hora del envío), ESTADO (Leída / Nueva) y VISTA PREVIA (fragmento de las respuestas) te ayudan a identificarlo.
Haz clic sobre la fila del envío para abrir el panel de detalle con el valor de cada campo.
En el panel de detalle, haz clic en Descargar PDF.

Resultado

anota genera y descarga un archivo PDF con los datos de ese envío, siguiendo la plantilla PDF asignada al formulario. [POR VERIFICAR: nombre del archivo descargado y si el PDF incluye archivos adjuntos del envío].

Desde el mismo panel de detalle también puedes Marcar como leída, Destacar, marcar como Spam o Eliminar el envío; consulta Ver y gestionar respuestas para el detalle de esas acciones, que no forman parte de la exportación a PDF.

Plantilla del PDF del formulario

anota permite asociar una plantilla al formulario para controlar el diseño de los PDF que se generan al descargar sus envíos: qué tan compactos son los encabezados, cómo se agrupan los campos y qué elementos aparecen en el documento. La plantilla PDF se asigna al formulario completo, no a cada envío por separado, así que todos los envíos de un mismo formulario se descargan con el mismo diseño mientras no cambies la plantilla asignada; si más adelante seleccionas otra plantilla, los envíos que descargues después reflejarán el nuevo diseño (los PDF ya descargados no se regeneran solos).

Se confirma la existencia de al menos una plantilla, identificada internamente como "classic" [POR VERIFICAR: cómo se llama esta plantilla en la interfaz, dónde se selecciona dentro de la configuración del formulario y si hay otras Plantillas disponibles para elegir].

Preguntas frecuentes / Solución de problemas

Síntoma	Causa probable	Solución
No encuentras el botón Descargar PDF	El botón solo aparece en el panel de detalle de un envío, no en la lista	Haz clic sobre la fila del envío en la lista de respuestas para abrir su detalle; ahí aparece Descargar PDF junto con Marcar como leída, Destacar, Spam y Eliminar
El PDF no tiene el diseño esperado	El formulario puede tener asignada una plantilla PDF distinta	[POR VERIFICAR: dónde se revisa o cambia la plantilla PDF asignada al formulario]
El PDF descargado no muestra los archivos adjuntos que la persona subió en el envío	Aún no está confirmado si la plantilla PDF incorpora archivos adjuntos o solo los valores de texto de los campos	[POR VERIFICAR: si el PDF generado incluye los archivos adjuntos del envío y, si no los incluye, cómo descargarlos por separado]

Funciones relacionadas

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