Publicar es el paso que convierte un formulario de trabajo interno (Borrador) en una página pública que las personas pueden abrir y responder. Esta función la usan quienes diseñan formularios (administradores del espacio de trabajo y editores) cuando terminan de construir un formulario y están listos para empezar a recibir respuestas, y también cuando necesitan agregar nuevos campos a un formulario que ya está recibiendo envíos. La página también documenta cómo pausar, archivar o eliminar un formulario sin perder los datos ya recolectados.
Si todavía no has creado tu primer formulario, empieza por Primeros pasos.
| Término | Significado |
|---|---|
| Borrador | Estado inicial de todo formulario nuevo. No es público y nunca ha sido publicado. Los campos se pueden editar y eliminar libremente. |
| Publicado | El formulario tiene una versión pública activa con una URL propia y puede recibir envíos. |
| Bloqueo de campos | Regla que se activa la primera vez que un formulario se publica: a partir de ese momento, los campos que ya existían no se pueden editar ni eliminar. Solo se pueden agregar campos nuevos. |
| Deshabilitado / en pausa | El formulario sigue publicado y su URL pública sigue siendo alcanzable, pero muestra un mensaje de cierre en lugar del formulario. No es lo mismo que despublicar. |
| Archivado | El formulario se retira de la lista de formularios activos, pero sus datos y envíos no se eliminan. Se puede restaurar. |
| Papelera | Eliminación temporal (soft delete). El formulario se retira de la operación diaria pero se puede restaurar mientras siga en la papelera. |
El formulario debe existir en estado Borrador dentro del constructor. No hay un número mínimo de campos: anota no bloquea la publicación de un formulario con pocos campos o incluso sin campos.
El sistema toma una fotografía (snapshot) del borrador y la convierte en la versión pública y activa del formulario. El formulario pasa a estado Publicado, obtiene una URL pública propia y queda listo para recibir envíos. A partir de este momento se activa el bloqueo de campos descrito más abajo.
Después de la primera publicación, el formulario sigue aceptando cambios en el constructor, pero limitados a agregar campos nuevos (ver "Bloqueo de campos" abajo). Esos cambios quedan en borrador hasta que se vuelven a publicar.
Los cambios nuevos del borrador se llevan a la versión pública. Los envíos que ya se recibieron con la versión anterior del formulario permanecen intactos; publicar de nuevo no los modifica ni los elimina.
Importante: en cuanto un formulario se publica por primera vez, sus campos existentes quedan bloqueados. Desde ese momento solo puedes agregar campos nuevos; no puedes editar ni eliminar los campos que ya existían.
Esta regla protege la integridad de los envíos que ya se recolectaron: si un campo pudiera editarse o eliminarse después de publicado, las respuestas ya guardadas quedarían inconsistentes con la definición actual del formulario.
Por ejemplo: si publicaste un formulario con los campos Nombre y Correo, y más adelante necesitas capturar también un Teléfono, debes agregar Teléfono como campo nuevo; no podrás cambiar la etiqueta de Nombre ni eliminar Correo, aunque ya no los uses. La misma regla aplica a cualquier tipo de campo, incluido un campo de Productos y pedidos: si después de publicar cambias el nombre o el precio de un producto, esa edición no altera los envíos que ya se recibieron con los datos del producto tal como estaban en el momento del envío.
El bloqueo aplica sin importar cómo se intente modificar el formulario:
Si necesitas cambiar el comportamiento de un campo ya publicado (por ejemplo, corregir una etiqueta o una opción), la vía compatible es agregar un campo nuevo.
Una vez publicado, el formulario tiene una URL pública propia con el formato anota.cloud/f/[espacio-de-trabajo]/[formulario], que puedes copiar y enviar a las personas que deben responderlo. Por ejemplo, un formulario llamado encuesta-clientes publicado en el espacio de trabajo miempresa tendría una URL como anota.cloud/f/miempresa/encuesta-clientes.
Para acceder a las opciones de difusión, haz clic en Compartir dentro del constructor. Se abre una ventana con:
<iframe>) listo para copiar y pegar en tu propia página web, para que el formulario aparezca incrustado ahí en lugar de enviar a las personas a la URL de anota.La ventana también recuerda que cualquier persona con el enlace puede ver y responder el formulario: anota no ofrece hoy una opción para restringir el acceso a un enlace público (por ejemplo, con contraseña o solo para usuarios invitados).
Cada respuesta enviada a través de esta URL llega de inmediato a la bandeja de respuestas del formulario, donde puedes revisarla y gestionarla junto con las demás.
Estas acciones se realizan desde el menú de acciones de cada formulario en Formularios.
Resultado: la URL pública del formulario sigue siendo alcanzable, pero en lugar del formulario se muestra un mensaje de cierre. [POR VERIFICAR] el texto exacto de ese mensaje. El formulario no se despublica: conserva su versión pública y sus envíos, y se puede volver a habilitar.
Resultado: el formulario se retira de la pestaña Activas y pasa a la pestaña Archivadas. Sus datos y envíos no se eliminan. Mientras está archivado, su URL pública deja de estar disponible: quien intente abrirla ve una página de "formulario no encontrado", igual que si el formulario nunca hubiera existido. Al restaurarlo, la URL vuelve a funcionar.
Resultado: el formulario vuelve a la pestaña Activas con sus datos intactos.
Resultado: el formulario pasa a la pestaña Papelera. Es una eliminación temporal (soft delete): el formulario no está disponible en la operación diaria, pero se puede restaurar mientras permanezca en la papelera. Actualmente, anota no elimina formularios de la papelera de forma automática ni ofrece una opción para eliminarlos de forma permanente: un formulario en la papelera permanece ahí indefinidamente hasta que lo restaures.
Resultado: el formulario vuelve a la pestaña Activas con sus datos intactos.
Desde el mismo menú de acciones de Formularios también puedes:
| Estado | ¿Alcanzable en su URL pública? | ¿Acepta envíos? | Pestaña en Formularios | ¿Campos existentes editables? |
|---|---|---|---|---|
| Borrador (nunca publicado) | No | No | Activas | Sí |
| Publicado / Activo | Sí | Sí | Activas | No, solo se pueden agregar campos nuevos |
| Deshabilitado / en pausa | Sí (muestra mensaje de cierre) | No | Activas | No, solo se pueden agregar campos nuevos |
| Archivado | No | No | Archivadas | No, solo se pueden agregar campos nuevos |
| En la papelera | No | No | Papelera | No, solo se pueden agregar campos nuevos |
| Síntoma | Causa probable | Solución |
|---|---|---|
| No puedo editar ni eliminar un campo que ya existía en el formulario. | El formulario ya se publicó al menos una vez y sus campos quedaron bloqueados. | Agrega un campo nuevo en lugar de editar el existente. |
| Las personas ven un mensaje de cierre al abrir el enlace del formulario. | El formulario está deshabilitado (en pausa). | Ve a Formularios, abre el menú de acciones del formulario y vuelve a habilitarlo. |
| Un formulario ya no aparece en la pestaña Activas. | El formulario fue archivado o movido a la papelera. | Revisa las pestañas Archivadas y Papelera, y usa Restaurar si corresponde. |
| Publiqué cambios y no sé si se perdieron los envíos anteriores. | Volver a publicar solo lleva a producción los campos nuevos agregados en el borrador; no afecta los envíos ya recibidos. | No se requiere ninguna acción: los envíos existentes permanecen intactos. |
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