Ver y gestionar respuestas
Descripción general
El buzón de respuestas muestra todas las respuestas que las personas envían a través de un formulario publicado. Desde ahí puedes revisar el contenido de cada envío, cambiar su estado, destacarlo, marcarlo como spam, descargarlo en PDF o eliminarlo. Esta función la usan las personas del equipo que necesitan dar seguimiento a las respuestas recibidas en un formulario, sin depender de las notificaciones por correo para enterarse de lo que llegó.
Cómo llegar
Pasos
- Ve a Formularios en el menú superior y localiza el formulario que te interesa.
- Ábrelo para entrar al editor de formularios.
- Dentro del formulario, abre la pestaña o el enlace que lleva al buzón de respuestas. [POR VERIFICAR: nombre exacto del enlace o pestaña dentro del formulario que abre el buzón de respuestas]
El menú superior de anota incluye Formularios, Plantillas y API; el buzón de respuestas se abre siempre desde la sección Formularios, dentro del formulario específico cuyas respuestas quieres revisar.
Conceptos clave
| Término |
Significado |
| Respuesta |
Un envío individual de un formulario, con los valores que la persona ingresó en cada campo del formulario. |
| Estado |
Indica si ya revisaste una respuesta. Los valores posibles son Nueva (aún no abierta) y Leída (ya revisada). |
| Destacada |
Respuesta marcada manualmente con el botón Destacar, para encontrarla más rápido más adelante sin tener que revisar toda la lista. |
| Spam |
Respuesta marcada con el botón Spam porque no es un envío legítimo; se separa del resto para no mezclarla con las respuestas que sí necesitas revisar. |
| Vista previa |
Fragmento del contenido de la respuesta que se muestra en la columna VISTA PREVIA de la lista, sin necesidad de abrir el detalle. |
Ver y gestionar respuestas
Pasos
- Ve a Formularios en el menú superior.
- Abre el formulario cuyas respuestas quieres revisar. [POR VERIFICAR: paso exacto para llegar al buzón de respuestas desde la lista de formularios]
- En la parte superior de la lista, usa las pestañas Todas, Nuevas, Destacadas o Spam para filtrar qué respuestas se muestran.
- Revisa la lista de respuestas. Cada fila muestra las columnas ENVIADA, ESTADO y VISTA PREVIA.
- Haz clic sobre una fila para abrir el detalle de esa respuesta.
- En el detalle, revisa el valor que la persona ingresó en cada campo del formulario.
- Usa los botones de acción según lo que necesites: Descargar PDF, Marcar como leída, Destacar, Spam o Eliminar.
Resultado
Al abrir una respuesta, ves el valor completo de cada campo del formulario para ese envío. Si el formulario incluye el campo Productos, el detalle también muestra los productos, las cantidades y el total del pedido o la cotización que la persona seleccionó. Si usas Descargar PDF, anota genera y descarga un archivo PDF con el contenido completo de la respuesta (revisa Exportar a PDF para más detalle sobre ese documento). Si usas Marcar como leída, el ESTADO de la respuesta cambia de Nueva a Leída en la lista. Si usas Destacar, la respuesta aparece también en la pestaña Destacadas. Si usas Spam, la respuesta aparece en la pestaña Spam. Si usas Eliminar, la respuesta se quita de la lista. [POR VERIFICAR: si la eliminación es permanente o se puede deshacer]
Referencia de campos
Columnas de la lista de respuestas
| Columna |
Descripción |
| ENVIADA |
Fecha y hora en que se envió la respuesta. |
| ESTADO |
Estado de la respuesta: Leída o Nueva. |
| VISTA PREVIA |
Fragmento del contenido de las respuestas, a modo de resumen rápido antes de abrir el detalle. |
Pestañas del buzón
| Pestaña |
Qué muestra |
| Todas |
Todas las respuestas recibidas por el formulario. |
| Nuevas |
Respuestas con estado Nueva, es decir, aún no marcadas como leídas. |
| Destacadas |
Respuestas marcadas con Destacar. |
| Spam |
Respuestas marcadas con Spam. |
Botones de acción en el detalle de una respuesta
| Botón |
Acción |
| Descargar PDF |
Genera y descarga un PDF con el contenido de la respuesta. |
| Marcar como leída |
Cambia el ESTADO de la respuesta a Leída. |
| Destacar |
Marca la respuesta como destacada; queda visible en la pestaña Destacadas. |
| Spam |
Marca la respuesta como spam; queda visible en la pestaña Spam. |
| Eliminar |
Quita la respuesta de la lista. [POR VERIFICAR: si pide confirmación y si es reversible] |
Preguntas frecuentes / Solución de problemas
| Síntoma |
Causa probable |
Solución |
| No encuentras una respuesta que sabes que se envió |
Puede haber quedado marcada como spam |
Abre la pestaña Spam en la lista de respuestas y revisa ahí. |
| Una respuesta sigue apareciendo como Nueva aunque ya la abriste |
El estado no cambia solo con abrir el detalle |
Haz clic en el botón Marcar como leída dentro del detalle de la respuesta. |
| No estás seguro de si eliminar una respuesta o marcarla como spam |
Eliminar la quita de la lista y aún no está confirmado si se puede recuperar |
Si no quieres perder el registro, usa Spam en lugar de Eliminar: la respuesta igual se aparta de la vista Todas, pero se conserva y puedes volver a consultarla en la pestaña Spam. |
| No te enteras cuando llega una respuesta nueva |
No tienes configuradas las Notificaciones por correo del formulario |
Revisa Notificaciones por correo para configurar el aviso automático. |
| Descargaste el PDF de una respuesta pero no lo encuentras |
El archivo se guardó en la carpeta de descargas predeterminada de tu navegador |
Revisa la carpeta de descargas de tu computadora o navegador. |
Funciones relacionadas