Aprobaciones

Se aplica a: anota, planes de pago (Bronze y superiores) Roles requeridos: Editor o superior para configurar las aprobaciones y para reenviar o retirar una solicitud; Lector o superior para verlas en la bandeja. Los aprobadores no necesitan una cuenta de anota. Referencias regulatorias: ninguna

Descripción general

Algunas respuestas necesitan un sí o un no de una persona antes de que alguien actúe: una solicitud de vacaciones, una compra, un reembolso de gastos. Con las aprobaciones, anota envía por correo a las personas que indiques un enlace para revisar cada respuesta. La primera que decide cierra el asunto, la persona que envió la respuesta recibe el resultado y tú ves el estado en la Bandeja de respuestas.

Los ejemplos usan la Solicitud de vacaciones de Café Aurora: una barista pide días libres y la encargada o el dueño de la cafetería aprueba o rechaza la solicitud.

Conceptos clave

• Aprobación: la solicitud para que alguien apruebe o rechace una respuesta. Empieza cuando llega la respuesta (en un formulario que cobra, cuando el pago se completa).
• Aprobador: cualquier persona cuyo correo indiques. No necesita una cuenta de anota: decide desde un enlace del correo.
• Basta una decisión: cada aprobador que indiques recibe un enlace y el primero que decide cierra la respuesta. Los demás verán entonces que ya estaba decidida.
• Enlace de revisión: vale 14 días y permite decidir una sola vez. Abre una página que muestra las respuestas y los botones Aprobar y Rechazar. Abrir el enlace nunca decide nada por sí solo.
• Estado de aprobación: Pendiente, Aprobada o Rechazada, junto al estado de la respuesta en la bandeja (Nueva, Leída, Destacada, Spam). Una respuesta puede estar Destacada y Aprobada a la vez.
• Planes: las aprobaciones forman parte de todos los planes de pago (Bronze y superiores). En el plan gratuito Starter la sección muestra un aviso para mejorar el plan.

Tarea 1 — Activar las aprobaciones de un formulario

Requisitos previos

• Un rol de Editor o superior.
• Un plan de pago (Bronze o superior).
• Un formulario publicado. La pestaña Publicar muestra sus secciones solo cuando el formulario ya se publicó (consulta Publicar y compartir).

Paso a paso

1. Abre el formulario en el editor, haz clic en la pestaña Publicar y luego en Aprobaciones ("Quién aprueba cada respuesta") a la izquierda.

   Aprobaciones está junto a Notificaciones, porque las dos tratan de a quién se avisa por correo.

2. Marca Pedir aprobación a cada respuesta.

   Mientras no la marques, las respuestas llegan como siempre.

3. En Aprobadores (un correo por línea, máximo 10), escribe una dirección por línea. En Nota para los aprobadores (opcional) puedes añadir una frase que verán sobre las respuestas, de hasta 500 caracteres.

   Cada dirección que indiques recibe un enlace. Los duplicados y los espacios sobrantes se limpian solos.

4. Haz clic en Guardar cambios. Junto al botón aparece Guardado.

   Las aprobaciones se aplican a la siguiente respuesta; no necesitas hacer clic en Actualizar.

Resultado

Desde ahora, cada respuesta nueva de este formulario inicia una aprobación. Las personas que indicaste reciben un correo y tú sigues recibiendo la notificación de siempre.

Si aparece un mensaje, dice qué corregir: Agrega al menos un aprobador antes de activar las aprobaciones, Revisa este correo: seguido de la dirección que no es válida, o Máximo 10 aprobadores por formulario.

Tarea 2 — Decidir como aprobador

Esta tarea es lo que hace cada aprobador. Pueden ser personas ajenas a tu equipo: no necesitan cuenta ni iniciar sesión.

Paso a paso

5. El aprobador recibe un correo titulado Hay una respuesta esperando tu decisión. Nombra el formulario, dice hasta cuándo funciona el enlace, muestra tu nota y lista las respuestas. Hace clic en Revisar y decidir.

   El correo está escrito en el idioma base del formulario.

6. El enlace abre una página con las respuestas y un cuadro de Comentario. La página sigue el idioma del navegador del aprobador.

   Abrir el enlace no decide nada. Solo lo hacen los botones.

7. El aprobador hace clic en Aprobar o en Rechazar. El comentario es opcional para aprobar y obligatorio para rechazar, de hasta 1000 caracteres.

   Un rechazo sin comentario muestra Escribe un comentario para rechazar. y no se guarda nada.

8. Aparece una confirmación: Aprobado, gracias o Rechazado, gracias.

   La decisión es definitiva: el enlace no se puede volver a usar.

Resultado

La respuesta queda Aprobada o Rechazada. Cualquier otro aprobador que abra su enlace verá Esta respuesta ya fue decidida y no cambia nada más.

Tarea 3 — Seguir tus solicitudes en la bandeja

Paso a paso

9. Abre las Respuestas del formulario. La tabla tiene una columna Aprobación con una insignia Pendiente, Aprobada o Rechazada. Cuando hay al menos una solicitud esperando, una pestaña Pendientes de aprobación muestra cuántas. Haz clic en ella para ver solo esas.

   Las respuestas que nunca pidieron aprobación no muestran nada en esa columna.

10. Haz clic en una respuesta pendiente para ver a quién se le pidió. Como Editor o superior puedes Reenviar solicitud, que envía un enlace nuevo a cada aprobador y anula los anteriores, o Retirar solicitud, que cancela la solicitud. Reenvíala cuando se perdió un correo o los enlaces vencieron: el detalle dice entonces Los enlaces vencieron. Reenvía la solicitud.

    Aquí no puedes decidir por un aprobador. La decisión siempre viene del enlace del propio aprobador.

11. Haz clic en una respuesta ya decidida para ver quién decidió, cuándo y su comentario.

    Solo el aprobador que decidió aparece con una decisión; los demás quedan sin ella.

Resultado

Ves de un vistazo qué está esperando, qué se decidió y quién lo decidió.

Tarea 4 — Lo que recibe la persona que pidió

Paso a paso

12. En cuanto un aprobador decide, la persona que envió la respuesta recibe un correo: Tu solicitud fue aprobada o Tu solicitud fue rechazada, con el comentario del aprobador si lo hay. Llega a la dirección de la primera pregunta de Correo del formulario, en el idioma en que la persona llenó el formulario.

    Si el formulario no tiene una pregunta de Correo, no se envía ningún correo. La decisión sigue en la bandeja.

Resultado

La persona conoce el resultado sin tener que preguntar.

Pagos y aprobaciones

En un formulario que cobra con Stripe, la solicitud de aprobación sale solo después de que el pago se completa, así que los aprobadores nunca revisan un pedido sin pagar.

Si tu plan cambia

Si pasas al plan gratuito Starter, las solicitudes ya enviadas siguen funcionando y las ya decididas se pueden consultar. Las respuestas nuevas dejan de pedir aprobación y la sección Aprobaciones muestra un aviso para mejorar el plan. Todavía puedes desactivar las aprobaciones.

Aprobaciones desde Claude, la API y los webhooks

• Claude y otros asistentes (MCP): list_submissions acepta un filtro approval (pending, approved o rejected) y muestra la aprobación de cada respuesta. get_submission muestra los aprobadores, sus decisiones y sus comentarios. resend_approval_request reenvía una solicitud pendiente. Ninguna herramienta puede aprobar ni rechazar: solo un aprobador puede decidir, desde su propio enlace. Consulta Conectar Claude y ChatGPT (MCP).
• API REST: el mismo filtro de listado y POST /api/v1/submissions/{submissionId}/approval/resend. Consulta Desarrolladores y API.
• Webhooks: los webhooks creados con includeApprovalEvents reciben además submission.approved y submission.rejected, con la decisión y el comentario del aprobador. Los webhooks existentes siguen recibiendo solo submission.created.

Referencia de campos

Roles y permisos

Solución de problemas

Funciones relacionadas

• Bandeja de respuestas
• Notificaciones por correo
• Publicar y compartir
• Formularios multilingües
• Conectar Claude y ChatGPT (MCP)
• Desarrolladores y API
• Roles y permisos