Cuando alguien envía un formulario, anota puede avisar por correo tanto a tu equipo (una Notificación) como a la persona que respondió (una Autorespuesta). Configuras ambas desde el constructor del formulario, en la pestaña Publicar > Notificaciones — no hace falta tocar código ni pedirle nada a soporte. Esta función la usan los propietarios y editores de formularios que necesitan enterarse de una respuesta nueva sin revisar la bandeja de respuestas de forma manual, o que quieren confirmarle a quien respondió que su envío se recibió correctamente.
Puedes agregar tantas Notificaciones y Autorespuestas como necesites en el mismo formulario — por ejemplo, una Notificación a tu equipo de operaciones y otra a ventas, o una Autorespuesta distinta según el campo de correo que uses para identificar al remitente.
Si el formulario tiene además una regla de lógica con una acción de enrutamiento de correo, la notificación de una respuesta concreta puede dirigirse a una dirección adicional según el valor de una o más respuestas — ver la sección "Enrutamiento por Lógica condicional" más abajo. Esa es una función independiente, disponible solo en formularios creados desde una plantilla que ya la trae configurada; todo lo demás en esta página aplica a cualquier formulario.
| Término | Significado |
|---|---|
| Notificación | Correo que se envía a tu equipo (una o más direcciones que tú escribes) cuando llega una respuesta nueva. |
| Autorespuesta | Correo que se envía automáticamente a la persona que respondió el formulario, usando la dirección que escribió en uno de los campos de tipo Correo electrónico del formulario. |
| Destinatarios (Notificación) | Una o más direcciones de correo, separadas por Enter o coma, a las que llega esa Notificación. |
| Campo de destino (Autorespuesta) | El campo de tipo Correo electrónico del formulario cuya respuesta se usa como dirección de envío. Si no eliges uno, se usa el primer campo de correo del formulario. |
| Cuerpo del correo | Texto con formato (negrita, cursiva, listas, enlaces) que se muestra antes de la tabla de respuestas. Se edita con un editor visual, sin necesidad de HTML. |
| Variable de campo | Marcador que insertas en el cuerpo del correo para que se reemplace por la respuesta real de un campo del formulario al momento del envío (ver "Insertar variables de campo" abajo). |
| Responder a (Reply-To) | Campo de tipo Correo electrónico del formulario cuya respuesta se usa como dirección de "Responder a" del correo — así, si respondes el correo de notificación, tu respuesta llega directo a esa persona. |
| Adjuntar como PDF | Opción que agrega la respuesta completa como archivo PDF adjunto al correo. |
| Ocultar campos vacíos | Opción que omite de la tabla de respuestas cualquier campo que la persona dejó sin responder, en vez de mostrarlo vacío. |
| Correo de prueba | Envío de prueba a tu propia dirección, con datos de ejemplo, para revisar el resultado antes de que el formulario reciba respuestas reales. |
Debes tener el formulario abierto en el constructor. Para una Autorespuesta, el formulario necesita al menos un campo de tipo Correo electrónico; si no tiene ninguno, agrégalo primero desde la pestaña Crear.
La tarjeta queda guardada y su resumen (destinatarios o campo de destino) se muestra en la cabecera colapsada. A partir de la siguiente respuesta que reciba el formulario, la Notificación o Autorespuesta se envía automáticamente según lo configurado.
Importante: una Notificación con el interruptor activado pero sin ningún destinatario escrito no se guarda como habilitada — agrega al menos una dirección antes de activarla.
Dentro del editor de cuerpo, el menú Insertar campo ▾ agrega en la posición del cursor una variable con la forma {answer:campo}, donde campo identifica internamente al campo elegido. No necesitas escribirla a mano: selecciona el campo del menú y anota inserta el marcador correcto.
Cuando el correo se envía de verdad (o en un correo de prueba), cada variable se reemplaza por la respuesta real de ese campo para ese envío. Por ejemplo, un cuerpo con "Gracias, " se convierte en "Gracias, Ada Lovelace" en el correo que realmente llega.
Anota envía un correo de prueba a tu propia dirección (la que usaste para iniciar sesión), usando los mismos datos ya guardados de la tarjeta y respuestas de ejemplo para cada campo del formulario. Junto al botón aparece una confirmación con la dirección a la que se envió. El correo de prueba pasa por el mismo motor de envío que un correo real, así que es la forma más confiable de revisar el formato, el asunto y las variables antes de recibir respuestas reales — con dos diferencias frente a un envío real: usa respuestas de ejemplo (no hay un envío real todavía) y no adjunta el PDF aunque la opción esté activada.
Cuando una plantilla trae configurada una regla de enrutamiento, el grupo de condiciones define cuándo se activa: todas exige que se cumplan todas las condiciones a la vez (equivale a un "Y"), y alguna exige que se cumpla solo una de ellas (equivale a un "O"). Por ejemplo, una regla podría enrutar la notificación cuando el campo Sucursal sea igual a "Norte" (una sola condición), o cuando fuera "Norte" o "Centro" (grupo alguna con dos condiciones).
Importante: el enrutamiento de notificaciones por lógica condicional todavía no se puede configurar tú mismo desde el constructor ni desde la API/MCP — solo está disponible en formularios creados a partir de una plantilla que ya la incluye.
Cuando una respuesta cumple la condición de la regla, la notificación de esa respuesta se envía además de a los destinatarios habituales que configuraste — el enrutamiento por lógica agrega una dirección, no la reemplaza.
Cuando recibes la notificación por correo, puedes ir a la página de Respuestas dentro del formulario para ver el detalle:
La respuesta pasa de estado Nueva a Leída al abrirla o al usar Marcar como leída, y queda disponible para descargar en PDF o para marcarla como destacada.
| Campo | Tipo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|---|
| Destinatarios (Notificación) | Lista de direcciones de correo | Obligatorio para habilitar la tarjeta | Una o más direcciones separadas por Enter o coma. |
| Campo de destino (Autorespuesta) | Selector de campo de tipo Correo electrónico | Opcional | Si no se elige, se usa el primer campo de correo del formulario. |
| Asunto del correo | Texto | Opcional | Si se deja vacío, se usa un asunto genérico según el tipo (Notificación o Autorespuesta). |
| Cuerpo del correo | Texto enriquecido (editor visual) con variables {answer:campo} |
Opcional | Se muestra antes de la tabla de respuestas. Vacío = solo se muestra la tabla. |
| Responder a | Selector de campo de tipo Correo electrónico | Opcional | Define la dirección de "Responder a" del correo. |
| Adjuntar como PDF | Casilla | Opcional | Adjunta la respuesta completa como PDF (solo en envíos reales, no en el correo de prueba). |
| Ocultar campos vacíos | Casilla | Opcional | Omite de la tabla los campos que la persona dejó sin responder. |
| Campo (condición de enrutamiento) | Selector de campo del formulario | Obligatorio | Campo cuya respuesta se evalúa en la condición (solo en Plantillas con enrutamiento). |
| Operador | Lista (es igual a, no es igual a, contiene, no contiene, empieza con, termina con, está vacío, no está vacío, mayor que, menor que) | Obligatorio | Comparación que se aplica al valor del campo. |
| Valor | Texto o número, según el campo | Obligatorio en la mayoría de operadores | Valor contra el que se compara la respuesta. |
| Síntoma | Causa probable | Solución |
|---|---|---|
| No llega ninguna notificación por correo cuando se recibe una respuesta nueva | La tarjeta de Notificación no está habilitada, o el correo pudo llegar a spam | Revisa que el interruptor de la tarjeta esté activado en Publicar > Notificaciones; luego revisa la carpeta de spam del destinatario. |
| La Autorespuesta no le llega a quien respondió | El formulario no tiene un campo de Correo electrónico, o esa respuesta en particular dejó ese campo vacío | Confirma que el formulario tenga al menos un campo de tipo Correo electrónico y que la persona lo haya completado. |
| Activé el interruptor de una Notificación pero sigue mostrando deshabilitada al recargar | No se guardó ningún destinatario | Agrega al menos una dirección de correo antes de activar el interruptor, y haz clic en Guardar cambios. |
| El correo de prueba no muestra el PDF adjunto aunque activé "Adjuntar como PDF" | Es el comportamiento esperado: el correo de prueba nunca adjunta el PDF, solo un envío real lo hace | Envía una respuesta real de prueba en el formulario publicado si necesitas revisar el PDF adjunto. |
| La notificación llega a una persona distinta de la esperada | El formulario se creó a partir de una plantilla con una regla de enrutamiento por correo, y la respuesta cumplió esa condición | Revisa la lógica condicional del formulario para confirmar la condición y la dirección de destino. |
| Necesito cambiar la regla de enrutamiento por lógica de mi formulario | Todavía no es posible editar reglas de lógica desde el constructor ni desde la API/MCP | No hay una vía disponible hoy para editarla directamente; contacta a soporte si necesitas ajustarla. |
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