Crear una orden de venta

logisticaHQ Portal de Clientes

Esta página lo guía por el formulario de la orden, campo por campo, para que le pida al almacén que envíe sus Productos. También explica cómo elegir el lote de un producto. Es para los usuarios del cliente a quienes su almacén les activó el interruptor Crear órdenes de salida.

Quién puede usarlo

Necesita el interruptor Crear órdenes de salida, en el recuadro Administrar de su Acceso al portal. Sin él no hay botón Nuevo pedido, y si llega al formulario de otra forma verá No tiene acceso a esta sección. Pídale a su almacén que lo active.

Cómo empezar una orden

Vaya a Ventas > Órdenes de venta y haga clic en Nuevo pedido, arriba a la derecha de la página. El botón no está en Órdenes de venta cerradas.
O, en el Panel, haga clic en Nuevo pedido en el encabezado.

El formulario se abre con el pequeño encabezado Orden de venta y el título Nuevo pedido. Bajo el título, una línea cuenta lo que ha ingresado hasta ahora, por ejemplo "3 líneas · 25 unidades · 3 SKU": las líneas que tienen un producto, su cantidad total y el número de Productos distintos. El formulario tiene tres pestañas: Detalles, Direcciones y Líneas.

El formulario Nuevo pedido abierto en la pestaña Detalles, con las secciones Encabezado de la orden y Envío

El formulario Nuevo pedido, pestaña Detalles.

La pestaña Detalles

Encabezado de la orden

Campo	¿Obligatorio?	Qué ingresar
Almacén	Sí (marcado con *)	El almacén que envía la orden. Elíjalo de la lista, que muestra los códigos de almacén. Empieza en -- seleccione almacén --. Elíjalo primero: los lotes que puede elegir en la pestaña Líneas son los que tiene este almacén. Una vez guardada la orden, el almacén se muestra como texto simple y ya no se puede cambiar. Si no está seguro de cuál elegir, pregúntele a su almacén.
Cliente	No	El cliente al que van los Productos. Vea "Elegir el cliente" más abajo.
Número de OC	No	El número de orden de compra de su cliente, si lo tiene.
Referencia	No	Cualquier referencia propia.
Referencia 1, Referencia 2, Referencia 3	No	Tres referencias más, de texto libre.
Instrucciones para picker	No	Instrucciones para la persona que recolecta la orden.
Comentarios	No	Cualquier otra nota para el almacén.

Elegir el cliente

Haga clic en el cuadro Cliente. Muestra sus propios Clientes por nombre, con el código del cliente al lado. Escriba parte de un nombre o de un código para buscar: la búsqueda abarca todos sus Clientes, sin importar cuántos tenga. Haga clic en un cliente para elegirlo. El botón de borrar del cuadro lo vacía. Déjelo vacío si la orden no tiene cliente; igual puede crear la orden.

Envío

Campo	¿Obligatorio?	Qué ingresar
Método de envío	No	Empieza en Automático, con la Ayuda Automático: lo decide la regla de envío del almacén. Déjelo así y la regla de envío de su almacén elige el método. Elija Envío de Paquetes, Carga de Camión, Flota privada o Externo solo cuando quiera fijar el método usted mismo: un método que usted elige siempre tiene prioridad sobre la regla.
Enviar por	No	Solo aparece cuando las reglas de envío de su almacén usan valores de "enviar por" para su empresa. Elija uno de la lista (no se puede escribir) y la orden sigue la regla de ese valor. Empieza en Automático, que deja la decisión al almacén.
Transportador	No	El transportador que desea, escrito como texto libre.
Servicio	No	El nivel de servicio que desea, escrito como texto libre.
Fecha requerida	No	La fecha para la que necesita que la orden se envíe. Elíjala en el calendario. La lista cuenta una orden como atrasada después de esta fecha.
Fecha de Cancelación	No	La fecha a partir de la cual ya no se quiere la orden.
Fecha en que debe llegar	No	La fecha en que los Productos deben llegar a su cliente.

Las reglas de envío de su almacén trabajan a partir de su cliente y el código postal de entrega (y de Enviar por, cuando elige uno). Cuando Método de envío está en Automático y Transportador y Servicio están vacíos, la regla los completa, y además define si la entrega necesita una firma o un conteo. Todo lo que usted elige o ingresa tiene prioridad.

No hay campo para la fecha de envío. El almacén la registra cuando la orden se envía, y usted la ve en la página de la orden.

La pestaña Direcciones

La pestaña Direcciones del formulario Nuevo pedido con las secciones Enviar a y Cobrar a

La pestaña Direcciones.

Enviar a

Aquí van los Productos. Todos los cuadros son opcionales.

Si el cliente que eligió tiene direcciones guardadas, aparece arriba una lista llamada Enviar a. Empieza en -- ingresar manualmente --. Elija una dirección guardada por su nombre y el portal la copia en los cuadros de abajo. Aún puede editar los cuadros después de que se llenan.
La lista de direcciones guardadas solo aparece si usted también puede ver Clientes (el interruptor Ver Clientes). Si no aparece, escriba la dirección a mano.
Si cambia el Cliente después de llenar la dirección, la lista vuelve a -- ingresar manualmente -- pero los cuadros conservan lo que tenían. Revíselos.

Cuadro	Qué ingresar
Número Ruta	Un número de ruta, si su entrega usa uno.
Contenedor	Una referencia de contenedor, si la hay.
Nombre	El nombre de la persona o empresa que recibe los Productos.
Dirigido a:	La persona a quien va dirigida la entrega.
Correo electrónico	Un correo electrónico para la entrega.
Teléfono	Un teléfono para la entrega.
Dirección 1, Dirección 2	La dirección, primera y segunda línea.
Ciudad, Provincia, Postal, País	El resto de la dirección.

Cobrar a

Opcional. Úselo solo si la factura de los Productos va a otra parte. El portal no lo llena por usted.

Cuadro	Qué ingresar
Cobrar a	El nombre de quien paga.
Teléfono	Su teléfono.
Dirección 1, Dirección 2	Su dirección.
Ciudad, Estado/Provincia, Código postal, País	El resto de su dirección.

Puede crear una orden sin cliente y sin dirección, pero el almacén necesita saber a dónde enviarla, así que llene la dirección de entrega o avísele al almacén de otra forma.

La pestaña Líneas

Las líneas son los Productos y las cantidades que desea. Una orden nueva empieza con una línea vacía.

La pestaña Líneas del formulario Nuevo pedido con una línea de producto llena

La pestaña Líneas con una línea llena.

Columna	Qué ingresar
Línea	El número de línea. Se llena solo.
Producto	Haga clic en el cuadro. Se abre un Panel de búsqueda con el cuadro Buscar por SKU o descripción. Escriba parte del SKU o de la descripción. Los resultados muestran SKU, Descripción y UdM (unidad de medida), con Mostrando {0} de {1} al pie; desplácese para ver más. Haga clic en un producto para elegirlo. Luego se lee "SKU · Descripción". Solo puede elegir sus propios Productos, y los Productos descontinuados no se ofrecen.
Cantidad	Cuántas unidades, siempre en la unidad base del producto; el portal no ofrece elegir presentación. Cuando elige lotes para la línea, la cantidad es el total de esos lotes y ya no se escribe aquí.
Lote	Para un producto que el almacén guarda por lotes: Cualquier lote, o los lotes que usted elija. Vea "Elegir el lote" más abajo. Para cualquier otro producto muestra un guion.
Instrucciones	Una nota opcional para esta línea.
Acción	El botón x (Quitar) quita la línea.

Haga clic en Agregar línea para agregar otra línea. Si quita todas las líneas, la tabla dice Aún no hay líneas. Agregue un producto para comenzar.
Nada se guarda hasta que crea la orden. Agregar y quitar líneas solo cambia el formulario.
Las líneas sin producto, o con una cantidad de 0 o vacía, se dejan fuera al crear la orden, sin aviso. Revise que cada línea que desea esté completa.

Importante: los Productos que se venden por unidades enteras no se pueden pedir en fracciones. El cuadro de cantidad acepta decimales, pero al crear la orden el portal rechaza una fracción para un producto de unidades enteras. Los Productos que se manejan por peso o por longitud aceptan decimales mayores que 0.

Elegir el lote

Algunos Productos se guardan por lotes, por ejemplo por tanda de producción o por fecha de vencimiento. Para estos Productos nunca se escribe un número de lote: usted elige entre los lotes que el almacén realmente tiene para su empresa en el almacén de la orden. No está obligado a elegir.

Cualquier lote es donde empieza cada línea, y casi siempre es la opción correcta. La Ayuda debajo dice qué pasa: El almacén recolecta, primero lo que vence antes.
Para pedir un lote específico, haga clic en Cualquier lote en la columna Lote. Se abre el selector y muestra cada lote con su fecha de vencimiento y lo disponible, por ejemplo "Vence Jan 05, 2027 · 120 disponibles", o solo "960 disponibles" para un lote sin fecha de vencimiento.
Marque un lote. Su cuadro de cantidad empieza con todo lo que el lote tiene disponible. Escriba la cantidad que desea de ese lote. El cuadro nunca pasa de lo que el lote tiene disponible ni baja de 0: si escribe más, el cuadro muestra lo máximo que puede pedir.
Puede marcar varios lotes en la misma línea, cada uno con su propia cantidad. La Cantidad de la línea pasa a ser su total, y el selector cerrado muestra el lote y su cantidad, o por ejemplo "2 lotes · 130 unidades".
Para volver a dejar que el almacén elija, marque otra vez Cualquier lote (se desmarcan todos los lotes) o desmarque cada lote. Luego puede volver a escribir la cantidad de la línea.

El selector de lotes abierto en una línea de la orden, con dos lotes marcados y sus cantidades

El selector de lotes con dos lotes elegidos. Al segundo lote se le pidió más de lo que tiene, así que el cuadro muestra sus 120 unidades disponibles.

Es bueno saber:

Elija primero el Almacén. Los lotes pertenecen a un almacén, así que el selector aparece solo cuando la orden ya tiene uno. En una orden nueva, elegir otro almacén borra los lotes que eligió, porque el otro almacén tiene otros lotes.
Elegir otro producto en una línea también borra sus lotes.
Al crear la orden, cada lote que eligió se convierte en su propia línea de la orden. Una línea con tres lotes se convierte en tres líneas en la página de la orden.
Un lote vencido nunca aparece en la lista. Tampoco un lote que vence antes de lo que permiten el producto, su cliente o su almacén antes de enviar, que es la misma regla que sigue el almacén al reservar existencias.
Como un cliente puede exigir una vida útil más larga, elegir o cambiar el Cliente vuelve a leer los lotes. Los lotes que ya eligió siguen elegidos; si alguno ya no cumple, el portal se lo indica al crear la orden.
La disponibilidad puede cambiar mientras usted trabaja: otra orden puede usar las existencias primero. Si un lote ya no tiene suficiente al crear la orden, el portal se lo indica y no se guarda nada (vea los mensajes más abajo).

Crear la orden

Elija el Almacén.
Llene los demás campos que necesite en las pestañas Detalles y Direcciones.
En la pestaña Líneas, agregue cada producto y su cantidad, y elija lotes si necesita unos específicos.
Haga clic en Realizar pedido, arriba a la derecha.

Mientras la orden se guarda, el encabezado indica que está trabajando. Si todo está correcto, aparece el mensaje Pedido realizado. y se abre la página de la orden nueva.

Para salir sin crear la orden, haga clic en Cancelar. Lo lleva de vuelta a la lista de órdenes sin pedirle confirmación, y no se conserva nada de lo que escribió. La flecha hacia atrás junto al título (Volver a pedidos) hace lo mismo.

Qué pasa después

El sistema le asigna a la orden su número. Lo ve en el título de la página de la orden y en la columna Número de pedido de la lista.
La orden empieza en el estado Borrador, y la página dice El almacén lo liberará a piso. Un borrador todavía no está liberado al piso del almacén: el almacén lo revisa y lo libera, y entonces el estado cambia. Hasta que eso pase, no se recolecta nada.
Mientras esté en Borrador o Sin asignar, todavía puede cambiarla. Vea Modificar una orden de venta.

Si una orden es urgente, avísele a su almacén para que la libere pronto.

Mensajes que puede ver

Mensaje	Qué significa	Qué hacer
Seleccione un almacén.	No eligió un almacén.	Elija uno en la pestaña Detalles y vuelva a crear la orden.
Agregue al menos una línea con un producto y cantidad.	Ninguna línea tiene a la vez un producto y una cantidad mayor que 0.	En la pestaña Líneas, elija un producto y escriba una cantidad, o elija un lote.
No se pudo guardar el pedido: {0}	El portal no pudo guardar la orden. Después de los dos puntos ve el motivo. Todo lo que escribió queda en la pantalla.	Lea el motivo, corríjalo y vuelva a crear la orden.
Pedido realizado.	La orden se guardó.	Nada; se abre la página de la orden.

Motivos que puede ver después de No se pudo guardar el pedido:

"El lote [L24065] no está disponible para [CHI-0004] en [1001].": el lote que eligió ya no tiene existencias para usted en ese almacén. Abra otra vez el selector y elija otro lote, o Cualquier lote.
"El lote [L24065] de [CHI-0004] solo tiene [80] disponible en [1001]. Elija otro lote para el resto.": el lote tiene menos de lo que pidió. Baje su cantidad y marque otro lote para el resto.
"Producto [ABC-100]. La cantidad [0.5] no es válida, debe ser al menos [1]": el producto se vende por unidades enteras. Use una cantidad de 1 o más, sin fracción.
"Producto [ABC-100]. La cantidad [0] no es válida, debe ser mayor que [0]": el producto se maneja por peso o por longitud. Escriba una cantidad mayor que 0.
"El producto [id] no existe": el producto no es uno de los Productos de su empresa. Quite la línea y vuelva a elegir el producto.

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