Reglas de automatización
Reglas de automatización
Descripción general
Las reglas de automatización envían un correo automáticamente cuando ocurre un evento del ciclo de vida de un activo: se da de baja, se revalúa, se entrega, se devuelve, se atrasa una devolución o un conteo RFID arroja variación.
Cada regla combina tres cosas: qué evento la dispara, a quién se le avisa y qué dice el mensaje. El asunto y el cuerpo admiten marcadores que ActivoHQ reemplaza con los datos del evento.
Las reglas de automatización y los webhooks comparten exactamente los mismos eventos: las primeras avisan a personas, los segundos avisan a otros sistemas.
Cómo llegar
Configuración > Reglas de Automatización
URL directa: /settings/automation-rules
Eventos disponibles
| Evento | Cuándo se dispara |
|---|---|
Activo Dado de Baja (AssetDisposed) |
Se registra la baja o el retiro de un activo. |
Activo Revaluado (AssetRevalued) |
Se registra una revaluación o un deterioro. |
Activo Retirado (AssetCheckedOut) |
Se entrega un activo a un empleado. |
Activo Devuelto (AssetCheckedIn) |
Se recibe de vuelta un activo entregado. |
Retiro de Activo Vencido (AssetCheckoutOverdue) |
Pasó la fecha esperada de devolución y el activo sigue entregado. |
Varianza RFID Detectada (RfidVarianceDetected) |
Un conteo físico arroja diferencias contra el inventario. |
El evento de entrega vencida lo detecta un barrido automático diario; se vuelve a disparar como máximo una vez cada 24 horas por cada entrega atrasada, de modo que no genera correos repetidos.
Cómo usarla
Crear una regla
- Haga clic en Nuevo.
- En el diálogo Nueva Regla de Automatización complete:
- Nombre (obligatorio): identifica la regla en la lista.
- Evento Disparador (obligatorio): elija uno de los eventos de la tabla anterior.
- Correos de Destinatarios (obligatorio): direcciones separadas por comas, por ejemplo
Activos@empresa.com, Contabilidad@empresa.com. - Asunto: texto del asunto; admite marcadores, por ejemplo
Activo {{AssetCode}} dado de baja. - Cuerpo: contenido del mensaje en HTML; admite marcadores, por ejemplo
{{AssetCode}}o{{DaysOverdue}}. - Activo: marcado por omisión.
- Haga clic en Guardar.
Usar marcadores
Escriba entre llaves dobles el nombre del dato del evento: {{AssetCode}}, {{DaysOverdue}}, {{AssetId}}, {{EmployeeId}}. ActivoHQ los reemplaza al enviar el correo. Un marcador que no exista en ese evento se deja tal cual, así que verifique el nombre enviando una prueba real.
Editar o eliminar reglas
- Para editar, haga clic en el Nombre de la regla en la tabla.
- Para eliminar una, use Eliminar en el menú contextual; para varias, marque las casillas y use Eliminar (N).
- Para suspender una regla sin borrarla, desmarque Activo.
Campos
| Campo | Tipo | Obligatorio | Descripción | Validación |
|---|---|---|---|---|
| Nombre | Texto | Sí | Nombre descriptivo de la regla. | No puede estar vacío. |
| Evento Disparador | Lista desplegable | Sí | Evento del ciclo de vida que dispara la regla. | Debe elegirse uno de los eventos definidos. |
| Correos de Destinatarios | Texto | Sí | Direcciones separadas por comas. | No puede estar vacío. |
| Asunto | Texto | No | Asunto del correo; admite marcadores. | Ninguna. |
| Cuerpo | Texto (multilínea) | No | Cuerpo HTML del correo; admite marcadores. | Ninguna. |
| Activo | Casilla de verificación | No | Las reglas inactivas no se ejecutan. | Ninguna. |
Columnas de la tabla
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Nombre de la regla. Haga clic para editarla. |
| Evento Disparador | Evento que la dispara. |
| Destinatarios | Direcciones configuradas; el texto largo se trunca y se muestra completo al pasar el cursor. |
| Activo | Estado de la regla. |
Notas
- Las reglas se ejecutan por empresa: cada empresa tiene sus propias reglas.
- El envío usa el transporte configurado en Configuración > Correo. Sin correo saliente configurado, la regla no puede entregar el mensaje.
- Varias reglas pueden escuchar el mismo evento; todas se ejecutan.
- Para notificar a otro sistema en lugar de a personas, use un webhook con el mismo evento.
Problemas comunes
| Síntoma | Causa probable | Solución |
|---|---|---|
| La regla no envía nada. | Está inactiva, el evento no ocurrió, o el correo saliente no está configurado. | Verifique la casilla Activo, el evento elegido y Configuración > Correo. |
El correo llega con {{AssetCode}} sin reemplazar. |
El marcador no corresponde a un dato de ese evento. | Revise el nombre del marcador; los disponibles dependen del evento. |
| Llegan avisos repetidos de entregas vencidas. | Hay varias entregas atrasadas. | El aviso de una misma entrega no se repite antes de 24 horas; registre la devolución para detenerlos. |
| No llega el correo a algunos destinatarios. | Error de escritura en la lista de direcciones o filtros de correo del destinatario. | Revise la lista separada por comas y la carpeta de no deseado. |
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