Consumibles

Los consumibles son los suministros que se entregan y se gastan: tóner, papel, papel higiénico, bolígrafos, café. No son Activos fijos —no se deprecian, no tienen número de serie ni ficha individual, y nadie va a hacerles un conteo RFID— y por eso viven en su propio módulo.

El módulo responde tres preguntas que en la mayoría de las Empresas se contestan a mano, con una libreta o un archivo de Excel:

1. ¿Cuánto hay? Existencia de cada consumible en cada bodega, con su valor.
2. ¿Quién se lo llevó y con cargo a quién? Cada entrega queda registrada con su centro de costo, y opcionalmente con el empleado y el activo que lo consumió.
3. ¿Qué hay que reponer? Punto de reorden por bodega, con aviso diario por correo y un reporte que es literalmente la lista de compras.

Las pantallas

Cómo funciona, en una página

El artículo define el qué. Un consumible tiene código, nombre y una unidad de medida. Esa unidad es la manera en que se cuenta y se entrega: si compra cajas de 500 hojas pero entrega hojas sueltas, son dos Artículos distintos, no una conversión. ActivoHQ no convierte unidades a propósito: las conversiones son la principal fuente de descuadres en cualquier almacén.

La existencia vive por ubicación. No hay un total único de empresa: hay 14 tóners en la Oficina Principal y 3 en el Centro de Datos, cada uno con su propio punto de reorden. Si algo se mueve entre bodegas, se registra como Traslado, y el sistema escribe los dos lados del movimiento.

El costo se promedia al recibir. Cada Recepción recalcula el costo promedio ponderado de ese consumible en esa bodega:

nuevo promedio = (existencia × promedio actual + cantidad recibida × costo de la Recepción) ÷ (existencia + cantidad recibida)

Si tenía 10 tóners a $89 y recibe 10 más a $99, el promedio pasa a $94. Las salidas se valoran a ese promedio, y ese costo queda congelado en la Salida: una compra posterior más cara no reescribe lo que costó una entrega de la semana pasada. Por eso los Reportes de meses cerrados no cambian solos.

Las salidas son lo único que cuenta como consumo. Recibir no es gastar; trasladar tampoco. El reporte de Consumo por Centro de Costo solo mira salidas.

El historial no se edita. No hay botón de "corregir" un movimiento. Si el conteo físico no coincide con el sistema, se registra un ajuste con su motivo, y quedan ambos a la vista. Esa es toda la historia de auditoría del módulo, y es deliberada: un almacén en el que se pueden borrar Movimientos no sirve para auditar nada.

El flujo de un consumible, de principio a fin

1. Se crea el artículo en Artículos: TON-26A, "Tóner HP 26A", unidad, punto de reorden 5.
2. Llega la compra y se registra en Recepción: 10 unidades a $89 en la Oficina Principal. La existencia queda en 10 y el promedio en $89.
3. Alguien viene al mostrador. En Salida se escanea el código, se ponen 2 unidades, se carga a Administración, y opcionalmente se anota que van a la impresora MAIN-OFF-02. La existencia baja a 8 y la Salida queda valorada en $178.
4. Se imprime el vale y se entrega como constancia.
5. La existencia llega a 5 y esa noche el bodeguero recibe el correo diario: TON-26A está en su punto de reorden en Oficina Principal.
6. Fin de mes: el reporte de Consumo por Centro de Costo muestra cuánto gastó Administración en suministros, y la tarjeta del panel de Inicio muestra el valor total del almacén.

Lo que este módulo no hace

Es tan importante como lo que sí hace:

• No genera asientos contables ni se envía a CifraHQ. El gasto entró a la Contabilidad cuando se compró el consumible; este módulo responde en qué se usó, no vuelve a contabilizarlo.
• No maneja órdenes de compra ni proveedores como catálogo. El proveedor es texto libre en la Recepción.
• No convierte unidades de medida (caja → unidad).
• No maneja lotes ni fechas de vencimiento.
• No consume el límite de Activos de su plan. Los consumibles son registros aparte de los Activos fijos: puede tener miles de Artículos sin afectar su suscripción.

Permisos

Un bodeguero típico recibe Ver, Entregar y Recibir — puede atender el mostrador y registrar compras, pero no corregir Existencias ni tocar el catálogo. Los administradores tienen todos los permisos. Se asignan en Usuarios y roles.

Reportes

Todos están en Informes y se detallan en Reportes.

En el panel de Inicio

El panel de inicio incorpora una tarjeta Consumibles con el valor de las Existencias, el consumo del mes y cuántos Artículos están bajo mínimo, además de la gráfica Tendencia de Consumo de los últimos 12 meses. Y la tabla de Costo Total de Propiedad gana una columna de consumibles: lo que cada categoría de Activos ha gastado en suministros, cuando la Salida se cargó a un activo.