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Reportes en PDF

Reportes en PDF

Descripción general

La sección Informes de ActivoHQ centraliza seis reportes contables y de auditoría que se generan en formato PDF. Estos reportes están orientados a los responsables de Contabilidad, control de Activos fijos y auditoría interna: permiten obtener el estado del inventario, la cédula de depreciación del período, la conciliación de movimientos, las bajas con ganancias y pérdidas, los lotes de asientos contables y las varianzas detectadas en conteos físicos RFID. Cada reporte se genera en el momento de solicitarlo y se descarga directamente desde el navegador; todos están acotados a la empresa activa de la cuenta.

Cómo llegar

En el menú lateral expanda la sección Informes. Verá los seis sub-módulos listados a continuación. Haga clic en el que desea consultar.

Sub-módulo en el menú Ruta de URL
Registro de activos /reports/asset-register
Cédula de Depreciación /reports/depreciation-schedule
Movimiento de Activos /reports/roll-forward
Bajas y Ganancia/Pérdida /reports/disposals
Lotes de diario /reports/journal-batches
Varianza de Auditoría RFID /reports/rfid-variance

Conceptos clave

Término Definición
PDF generado en línea El sistema construye el archivo PDF al instante en el servidor y lo entrega directamente como descarga; no se almacena en ninguna bandeja de salida.
Empresa activa Todos los reportes se filtran automáticamente por la empresa seleccionada en la Configuración de su cuenta. No existe un selector de empresa dentro de cada pantalla de reporte.
Período de consulta Rango de fechas (Desde / Hasta) que limita los registros incluidos en el reporte. Solo aplica a los reportes que muestran movimientos en el tiempo.
Valor en Libros (VL) Valor neto de un activo: costo de adquisición menos depreciación acumulada, más ajustes por revaluación.
VL Inicial / VL Final Valor en libros al Inicio y al cierre del período de consulta, respectivamente.
Baja Retiro definitivo de un activo del inventario activo, con el reconocimiento contable de ganancia o pérdida resultante.
Lote de asientos Agrupación de asientos contables generados por una corrida de depreciación, para su posterior importación al sistema contable.
Sesión de Conteo Registro de un conteo físico RFID que captura qué Activos fueron detectados y cuáles no. La varianza compara esa lectura contra el inventario esperado.

Cómo usar los reportes

El flujo es idéntico en todos los reportes: defina los filtros disponibles, haga clic en Generar PDF y, una vez listo, descargue el archivo. A continuación se describe cada reporte con sus particularidades.

1. Registro de activos

Título en pantalla: Reporte de Registro de activos
URL: /reports/asset-register

Genera un listado completo de todos los Activos de la empresa activa con su costo de adquisición, depreciación acumulada y valor neto en libros. No requiere ningún filtro de fecha.

Pasos

  1. Navegue a Informes > Registro de activos.
  2. Lea la descripción en pantalla: "Genere un PDF de todos los Activos con costo, depreciación acumulada y valor en libros para la empresa activa."
  3. Haga clic en el botón Generar PDF.
  4. Mientras el sistema procesa, el botón muestra el texto Generando... y se desactiva temporalmente.
  5. Cuando el PDF esté listo, aparece el enlace Descargar PDF junto al botón. Haga clic en ese enlace para guardar el archivo asset-register.pdf en su equipo.

2. Cédula de Depreciación

Título en pantalla: Reporte de Calendario de Depreciación
URL: /reports/depreciation-schedule

Muestra el detalle de la depreciación calculada por activo dentro de un rango de fechas. Útil para conciliar los cargos de depreciación del período con los libros contables.

Campos

Campo Tipo Valor predeterminado Descripción
Desde Campo de fecha 1 de enero del año en curso Inicio del período a consultar.
Hasta Campo de fecha 31 de diciembre del año en curso Fin del período a consultar.

Pasos

  1. Navegue a Informes > Cédula de Depreciación.
  2. En el campo Desde, seleccione la fecha de Inicio del período.
  3. En el campo Hasta, seleccione la fecha de cierre del período.
  4. Haga clic en Generar PDF.
  5. Cuando aparezca el enlace Descargar PDF, haga clic en él para guardar el archivo depreciation-schedule.pdf.

3. Movimiento de Activos

Título en pantalla: Reporte de Movimiento de Activos
URL: /reports/roll-forward

Presenta la reconciliación del valor en libros de la cartera de Activos entre dos fechas, siguiendo la ecuación:
VL inicial + adiciones − depreciación − bajas = VL final del período.

Este reporte es el estándar contable conocido como roll-forward y es solicitado habitualmente por auditores externos.

Campos

Campo Tipo Valor predeterminado Descripción
Desde Campo de fecha 1 de enero del año en curso Inicio del período a reconciliar.
Hasta Campo de fecha 31 de diciembre del año en curso Fin del período a reconciliar.

Pasos

  1. Navegue a Informes > Movimiento de Activos.
  2. Ajuste los campos Desde y Hasta al período deseado.
  3. Haga clic en Generar PDF.
  4. Descargue el archivo asset-roll-forward.pdf mediante el enlace Descargar PDF.

4. Bajas y Ganancia/Pérdida

Título en pantalla: Reporte de Bajas y Ganancia/Pérdida
URL: /reports/disposals

Lista todas las Bajas de activos registradas dentro del período seleccionado, incluyendo el precio de venta o valor de rescate, el valor en libros a la fecha de baja y la ganancia o pérdida contable resultante.

Campos

Campo Tipo Valor predeterminado Descripción
Desde Campo de fecha 1 de enero del año en curso Fecha de Inicio para filtrar bajas.
Hasta Campo de fecha 31 de diciembre del año en curso Fecha de cierre para filtrar bajas.

Pasos

  1. Navegue a Informes > Bajas y Ganancia/Pérdida.
  2. Defina el rango de fechas con los campos Desde y Hasta.
  3. Haga clic en Generar PDF.
  4. Descargue el archivo disposals.pdf mediante el enlace Descargar PDF.

5. Lotes de diario

Título en pantalla: Reporte de Lotes de Asientos
URL: /reports/journal-batches

Muestra los lotes de asientos contables generados por las Corridas de depreciación dentro del período indicado. Permite revisar y auditar los asientos antes de importarlos al sistema contable externo.

Campos

Campo Tipo Valor predeterminado Descripción
Desde Campo de fecha 1 de enero del año en curso Inicio del período de consulta de lotes.
Hasta Campo de fecha 31 de diciembre del año en curso Fin del período de consulta de lotes.

Pasos

  1. Navegue a Informes > Lotes de diario.
  2. Seleccione el rango de fechas con los campos Desde y Hasta.
  3. Haga clic en Generar PDF.
  4. Descargue el archivo journal-batches.pdf mediante el enlace Descargar PDF.

6. Varianza de Auditoría RFID

Título en pantalla: Reporte de Variación de Auditoría RFID
URL: /reports/rfid-variance

Compara el inventario esperado (según el Registro de activos) con los Activos efectivamente detectados en una sesión de conteo RFID. Indica qué Activos fueron encontrados, cuáles no y cuáles fueron detectados pero no estaban en el registro. Requiere que exista al menos una sesión de conteo para la empresa activa.

Campos

Campo Tipo Obligatorio Descripción
Sesión de Conteo Lista desplegable Sí Seleccione la sesión de conteo RFID cuyos resultados desea analizar. La lista muestra todas las sesiones de la empresa activa, ordenadas de más reciente a más antigua, con el formato Código — Nombre.

Pasos

  1. Navegue a Informes > Varianza de Auditoría RFID.
  2. En el campo Sesión de Conteo, seleccione la sesión que desea analizar en el menú desplegable.

    Si no aparece ninguna sesión, verifique que existan Sesiones de conteo registradas para la empresa activa en el módulo de Auditoría.

  3. Una vez seleccionada la sesión, haga clic en Generar PDF (el botón permanece desactivado mientras no haya una sesión elegida).
  4. Descargue el archivo rfid-variance.pdf mediante el enlace Descargar PDF.

Campos (resumen general)

Los campos de filtro son compartidos por cinco de los seis reportes. Solo el Reporte de Variación de Auditoría RFID usa un selector distinto.

Campo Reportes que lo usan Tipo Obligatorio Descripción
Desde Cédula de Depreciación, Movimiento de Activos, Bajas y Ganancia/Pérdida, Lotes de diario Campo de fecha Sí Inicio del período a incluir. Valor predeterminado: 1 de enero del año en curso.
Hasta Cédula de Depreciación, Movimiento de Activos, Bajas y Ganancia/Pérdida, Lotes de diario Campo de fecha Sí Cierre del período a incluir. Valor predeterminado: 31 de diciembre del año en curso.
Sesión de Conteo Varianza de Auditoría RFID Lista desplegable Sí Sesión de conteo RFID a analizar. El botón Generar PDF se desactiva hasta que se seleccione una sesión.

El Reporte de Registro de activos no requiere ningún campo: incluye todos los Activos Activos de la empresa en la fecha de generación.

Permisos

Disponible para los usuarios con acceso al módulo, según lo configure su administrador.

Notas

  • Empresa activa: Todos los reportes están acotados automáticamente a la empresa activa de la sesión. Para generar el reporte de otra empresa, cambie primero la empresa activa desde la Configuración de su cuenta.
  • Formato de descarga: Los archivos se generan en formato PDF estándar. El nombre del archivo se asigna automáticamente (asset-register.pdf, depreciation-schedule.pdf, asset-roll-forward.pdf, disposals.pdf, journal-batches.pdf, rfid-variance.pdf).
  • Sin almacenamiento: Los PDF no se guardan en el sistema. Si necesita conservar un reporte, descárguelo inmediatamente después de generarlo. Cada vez que haga clic en Generar PDF se crea una versión nueva.
  • RFID: El reporte de varianza RFID solo está disponible si el módulo de auditoría RFID está habilitado y se han registrado Sesiones de conteo para la empresa activa.

Problemas comunes

Síntoma Causa probable Solución
El botón Generar PDF se mantiene con el texto Generando... durante más de un minuto. La empresa activa tiene un volumen muy grande de Activos o hay una demora en el servidor. Espere hasta que el proceso termine. Si el error persiste, recargue la página e intente de nuevo.
Aparece una notificación de error con un mensaje de excepción. Error interno al construir el PDF (por ejemplo, datos faltantes en la Configuración de la cuenta). Anote el mensaje de error y comuníquese con el administrador del sistema o con soporte técnico.
El enlace Descargar PDF no aparece después de hacer clic en Generar PDF. Se produjo un error que impidió la generación. Revise si apareció una notificación de error. Si no hubo notificación, recargue la pantalla e intente de nuevo.
La lista Sesión de Conteo aparece vacía (reporte RFID). No existen Sesiones de conteo registradas para la empresa activa, o el módulo RFID no está habilitado. Cree y cierre al menos una sesión de conteo en el módulo Auditoría > Sesiones de conteo antes de generar el reporte.
El botón Generar PDF aparece desactivado (reporte RFID). No se ha seleccionado ninguna sesión de conteo en el campo Sesión de Conteo. Seleccione una sesión en el menú desplegable para activar el botón.
El reporte muestra datos de Activos de una empresa incorrecta. La empresa activa seleccionada en la sesión no es la esperada. Cambie la empresa activa desde la Configuración de su cuenta antes de generar el reporte.

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