Licencias de software

Descripción general

La pantalla Licencias de Software lleva el control de los programas que su empresa tiene licenciados: producto, editor, tipo de licencia, cuántos puestos se adquirieron, cuánto se pagó y cuándo renueva.

En la pestaña Puestos se asigna cada puesto a un dispositivo (activo) o a una persona (empleado). Con eso ActivoHQ muestra en todo momento si está sobreutilizando la licencia —usando más puestos de los que compró—, lo que es la evidencia que exige cualquier auditoría de cumplimiento de software.

Cómo llegar

Licencias de Software (menú principal, debajo de Activos)

URL directa: /licenses

Inventario de licencias de software con puestos usados, renovación y estado

Conceptos clave

Término	Definición
Puesto (seat)	Cada instalación o usuario que la licencia permite.
Puestos adquiridos	Cantidad de puestos que se compraron.
Puestos usados	Cantidad de asignaciones registradas en la pestaña Puestos.
Sobreutilizada	Los puestos usados superan a los adquiridos: hay riesgo de incumplimiento.
Totalmente asignada	Se usaron todos los puestos disponibles; no quedan libres.
Perpetua	Licencia sin vencimiento. No requiere fecha de renovación.
Suscripción	Licencia que se renueva periódicamente.
OEM	Licencia atada al equipo con el que se adquirió.
Por volumen	Licencia corporativa que ampara varios puestos bajo un mismo acuerdo.
Código abierto	Licencia de software libre registrada para inventario.
Fin de mantenimiento	Fecha hasta la que se tiene derecho a soporte y actualizaciones.

Estados

Estado	Cuándo aparece
Perpetua	La licencia no tiene fecha de renovación.
Vigente	Faltan más de 30 días para la renovación.
Por vencer	Faltan 30 días o menos.
Vencida	La fecha de renovación ya pasó.
Inactivo	La licencia está desmarcada como Activo.

La columna Puestos muestra usados / adquiridos con color: rojo cuando está Sobreutilizada, ámbar cuando está Totalmente asignada y verde cuando quedan puestos libres.

Cómo usarla

Registrar una licencia

Haga clic en Nuevo.
En la pestaña Editar, sección Licencia, complete:
- Producto (obligatorio): nombre del software, por ejemplo Microsoft 365 E3.
- Editor: fabricante del software.
- Versión (opcional).
- Tipo de licencia: Perpetua, Suscripción, OEM, Por volumen o Código abierto.
- Clave de licencia (opcional): clave de producto o código de activación.
- Puestos adquiridos (obligatorio): cuántas instalaciones o usuarios ampara la licencia.
En Fechas y costo complete Fecha de compra, Fecha de renovación (déjela vacía en licencias perpetuas), Fin de mantenimiento, Costo, Costo de renovación y Contacto de soporte.
Agregue Notas si lo requiere y confirme la casilla Activo.
En Documento adjunte el certificado de licencia o la factura (PDF o imagen).
Haga clic en Guardar.

Asignar puestos

Abra la licencia y vaya a la pestaña Puestos. En la parte superior se muestra el resumen usados / adquiridos y cuántos puestos disponibles quedan.
En Asignar a elija Dispositivo o Usuario.
- Con Dispositivo, seleccione el Activo.
- Con Usuario, seleccione el Empleado.
Haga clic en Asignar. La asignación aparece en la tabla con Asignado a, Tipo y Notas.
Para liberar un puesto, elimine la asignación desde su fila.

Si asigna más puestos de los adquiridos, el indicador pasa a Sobreutilizada. ActivoHQ no bloquea la asignación: la deja visible para que usted regularice la compra o libere puestos.

Eliminar licencias

Una por una: clic derecho sobre la fila, Eliminar, y confirme.
Varias a la vez: marque las casillas y use Eliminar (N).

Campos

Campo	Tipo	Obligatorio	Descripción	Validación
Producto	Texto	Sí	Nombre del software licenciado.	No puede estar vacío.
Editor	Texto	No	Fabricante del software.	Ninguna.
Versión	Texto	No	Versión licenciada.	Ninguna.
Tipo de licencia	Lista desplegable	No	Perpetua, Suscripción, OEM, Por volumen o Código abierto.	Ninguna.
Clave de licencia	Texto	No	Clave de producto o código de activación.	Ninguna.
Puestos adquiridos	Número	Sí	Instalaciones o usuarios permitidos.	Debe ser mayor que cero.
Fecha de compra	Fecha	No	Fecha de adquisición.	Ninguna.
Fecha de renovación	Fecha	No	Vencimiento de la suscripción; dispara los avisos.	Déjela vacía en licencias perpetuas.
Fin de mantenimiento	Fecha	No	Fin del derecho a soporte y actualizaciones.	Ninguna.
Costo	Número	No	Costo de adquisición.	Ninguna.
Costo de renovación	Número	No	Costo estimado de la próxima renovación.	Ninguna.
Contacto de soporte	Texto	No	Contacto del proveedor de soporte.	Ninguna.
Notas	Texto enriquecido	No	Términos, restricciones y notas de renovación.	Ninguna.
Activo	Casilla de verificación	No	Las licencias inactivas se excluyen de los avisos.	Ninguna.
Documento	Archivo	No	Certificado de licencia o factura.	PDF o imagen.

Columnas de la tabla

Columna	Descripción
Producto	Nombre del software. Haga clic para abrir la licencia.
Editor	Fabricante del software.
Tipo	Tipo de licencia; se filtra por nombre.
Puestos	Puestos usados sobre adquiridos, con indicador de color. No admite filtro.
Renueva	Fecha de renovación.
Estado	Perpetua, Vigente, Por vencer, Vencida o Inactivo.
Costo	Costo registrado, en la moneda de la empresa.
Activo	Estado del registro.

Avisos automáticos

Proceso	Frecuencia	Qué envía	Destinatarios
Barrido diario de vencimientos	Una vez al día (12:00 UTC por omisión)	Correo con Garantías, pólizas y licencias que renuevan dentro de los próximos 30 días	Usuarios con permiso de gestor que hayan activado las alertas de Cobertura en Mi perfil

Las licencias perpetuas (sin fecha de renovación) nunca entran en el aviso.

Reportes relacionados

Informes > Licencias de Software: inventario de licencias con puestos, costos y vencimientos.
La tarjeta de vencimientos próximos del panel de Inicio incluye las licencias que renuevan en los próximos 60 días.

Permisos

Acción	Permiso
Ver la pantalla	`SoftwareLicenses.View`
Crear	`SoftwareLicenses.Create`
Editar y asignar puestos	`SoftwareLicenses.Edit`
Eliminar	`SoftwareLicenses.Delete`

Problemas comunes

Síntoma	Causa probable	Solución
La licencia aparece como Sobreutilizada.	Hay más asignaciones de puestos que puestos adquiridos.	Libere asignaciones o aumente Puestos adquiridos tras comprar más.
Una licencia perpetua aparece como Por vencer.	Tiene una Fecha de renovación capturada por error.	Borre la fecha de renovación.
No puedo asignar un puesto a un empleado.	El empleado no existe en el catálogo o pertenece a otra empresa.	Créelo en Maestra > Empleados y verifique la empresa activa.
No llegan los avisos de renovación.	Falta configurar el correo saliente o los destinatarios no activaron las alertas de Cobertura.	Revise Configuración > Correo y Mi perfil.

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