Esta sección del módulo Activos le permite cargar Activos fijos de forma masiva desde un archivo Excel o CSV, y exportar el inventario completo de Activos a esos mismos formatos. Es utilizada principalmente por el administrador del sistema o el responsable de Activos cuando se migra información desde otro sistema, se realiza una carga inicial de inventario, o se necesita una copia completa del registro para análisis externos.
Importar Activos
Ruta: Activos → botón Importar (en la barra de acciones de la lista de Activos)
URL directa: /assets/import
Exportar Activos
Ruta: Activos → menú desplegable Exportar → elija Exportar a Excel o Exportar a CSV
El proceso de exportación se ejecuta desde la misma lista de Activos (/assets) sin abrir una pantalla separada.
| Término | Definición |
|---|---|
| Código de activo | Identificador único del activo dentro de la empresa. El proceso de importación usa este código para determinar si el activo ya existe (actualización) o es nuevo (creación). |
| Upsert | Operación que crea el activo si el código no existe, o actualiza el registro existente si ya está en el sistema. |
| Asignador de columnas | Paso 2 de la importación: relaciona cada campo de ActivoHQ con la columna correspondiente del archivo cargado. |
| Vista previa | Resumen antes de importar que indica cuántos Activos serán creados y cuántos actualizados, sin escribir datos todavía. |
| Límite del plan | Cantidad máxima de Activos permitida por el plan de suscripción activo. Si la importación agregaría más Activos de los que el plan permite, todo el proceso se bloquea hasta que se mejore el plan. |
| Entidades relacionadas | Categoría, Ubicación, Centro de costo, Custodio, Libro de depreciación y Empleado asignado se referencian por su Código (no por nombre). El código debe existir en ActivoHQ antes de importar. |
.xlsx con todos los Activos de la empresa activa..csv con el mismo contenido.assets-AAAAMMDD-HHMM.xlsx (o .csv).El archivo exportado contiene exactamente las mismas columnas que acepta el proceso de importación, por lo que puede usarse como base para preparar una carga masiva.
.xlsx) o CSV (.csv).Si el archivo no contiene filas de datos (solo encabezados o está vacío), se mostrará una notificación de advertencia.
Una vez cargado el archivo, aparece el asignador de columnas.
El campo Código de activo activa la vista previa (Paso 3) en cuanto se asigna. Si cambia esta asignación, la vista previa se recalcula de inmediato.
| Campo | Encabezado en archivo | Obligatorio | Descripción | Validación |
|---|---|---|---|---|
| Código de activo | Asset Code |
Sí | Identificador único del activo. Determina si se crea o actualiza el registro. | Texto, no puede estar en blanco. |
| Nombre | Name |
Sí | Nombre descriptivo del activo. | Texto, no puede estar en blanco. |
| Categoría | Category |
Sí | Código de la categoría de activo (debe existir en ActivoHQ). | Debe coincidir con un código de categoría existente. |
| EPC RFID | RFID EPC |
No | Código EPC del transpondedor RFID asociado al activo. | Texto libre. |
| Descripción | Description |
No | Descripción extendida del activo. | Texto libre. |
| Número de serie | Serial Number |
No | Número de serie del fabricante. | Texto libre. |
| Ubicación | Location |
No | Código de la ubicación (debe existir en ActivoHQ). Si el código no se encuentra, el campo queda en blanco y se registra una advertencia. | Código de ubicación existente. |
| Centro de costo | Cost Center |
No | Código del centro de costo (debe existir en ActivoHQ). | Código de centro de costo existente. |
| Custodio | Custodian |
No | Código del custodio responsable (debe existir en ActivoHQ). | Código de custodio existente. |
| Libro de depreciación | Depreciation Book |
No | Código del libro de depreciación (debe existir en ActivoHQ). | Código de libro existente. |
| Empleado asignado | Assigned Employee |
No | Código del empleado al que se asigna el activo (debe existir en ActivoHQ). | Código de empleado existente. |
| Fecha de adquisición | Acquisition Date |
Sí | Fecha en que se adquirió el activo. | Formato recomendado: AAAA-MM-DD. También acepta formatos de fecha estándar. |
| Fecha de puesta en servicio | In-Service Date |
No | Fecha en que el activo entró en operación. | Formato recomendado: AAAA-MM-DD. |
| Costo de Adquisición | Acquisition Cost |
Sí | Valor de compra del activo en la moneda de la cuenta. | Número decimal (separador decimal: punto). Ej.: 12500.00. |
| Valor residual | Salvage Value |
No | Valor estimado al final de la vida útil. | Número decimal. |
| Vida útil (meses) | Useful Life (months) |
No | Vida útil en meses para el cálculo de depreciación. | Número entero. |
| Unidades estimadas totales | Total Estimated Units |
No | Total de unidades de producción estimadas (para el método Unidades de Producción). | Número decimal. |
| Método de depreciación | Depreciation Method |
No | Método a aplicar. Valores en inglés (sin distinción de mayúsculas): StraightLine, DecliningBalance, UnitsOfProduction. Si el valor no se reconoce, se conserva el método actual del activo. |
Uno de los tres valores indicados. |
| Estado | Status |
No | Estado del activo. Valores en inglés: Draft, Active, FullyDepreciated, Disposed, Retired. Si el valor no se reconoce, se conserva el estado actual. |
Uno de los cinco valores indicados. |
| Disponibilidad | Availability |
No | Disponibilidad del activo. Valores en inglés: Available, CheckedOut. Si el valor no se reconoce, se conserva el valor actual. |
Uno de los dos valores indicados. |
Nota sobre entidades relacionadas: Ubicación, Centro de costo, Custodio, Libro de depreciación y Empleado asignado se resuelven por su código, no por nombre. Si el código del archivo no existe en ActivoHQ, el campo del activo queda en blanco y se agrega una advertencia a la lista de errores (la fila no se omite por completo, salvo que el error sea en un campo obligatorio).
Disponible para los usuarios con acceso al módulo de Activos, según lo configure su administrador.
AAAA-MM-DD) primero. Use este formato para mayor compatibilidad..) como separador decimal en los campos numéricos (ej.: 1500.50).| Síntoma | Causa probable | Solución |
|---|---|---|
| "No se encontraron filas de datos en ese archivo." | El archivo está vacío o solo tiene encabezados, o el formato no es reconocido. | Verifique que el archivo tenga al menos una fila de datos debajo de los encabezados. |
| "No se pudo leer el archivo: …" | El archivo está dañado, protegido con contraseña, o no es un .xlsx/.csv válido. |
Guarde el archivo nuevamente en Excel o en un editor de texto y vuelva a cargarlo. |
| "Asigne todos los campos obligatorios: …" | Al hacer clic en Importar, uno o más campos marcados con * no tienen columna asignada. |
Vuelva al Paso 2 y seleccione la columna correspondiente en los menús desplegables de los campos indicados. |
| Una fila aparece como "Omitida" con error de Categoría. | El código de categoría del archivo no existe en ActivoHQ. | Cree la categoría en Datos maestros > Categorías de activos con ese código, o corrija el código en el archivo. |
| Los campos de Ubicación, Centro de costo, etc. quedan en blanco tras importar. | El código referenciado no existe en ActivoHQ. | Verifique que los registros maestros correspondientes existan y que sus códigos coincidan exactamente con los del archivo. |
| Aparece el aviso "Mejore su plan para importar estos Activos". | El archivo agregaría más Activos nuevos de los que permite el plan activo. | Elimine Activos existentes para liberar cupo, o haga clic en Mejorar plan para contratar un plan con mayor límite. |
| La exportación descarga un archivo vacío (solo encabezados). | La empresa activa no tiene Activos registrados. | Verifique que haya seleccionado la empresa correcta en el selector de empresa de la barra superior. |
| "La exportación falló: …" | Error interno al generar el archivo, generalmente por un problema temporal de servidor. | Espere unos segundos y vuelva a intentarlo. Si el error persiste, contacte a soporte. |
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