Configuración de correo
Configuración de correo
Descripción general
La pantalla Envío de correo define cómo sale el correo electrónico de su empresa en ActivoHQ: los avisos de vencimiento de Garantías, Seguros y licencias, las alertas de inventario bajo y los demás mensajes automáticos.
Existen dos opciones: usar el servicio de correo incluido en la plataforma (recomendado, sin Configuración) o enviar a través del servidor SMTP propio de su empresa, para que los mensajes salgan desde su propio dominio.
Cómo llegar
Configuración > Correo
URL directa: /settings/email
Conceptos clave
| Término | Definición |
|---|---|
| ACS | Azure Communication Services, el servicio de correo que ActivoHQ usa por omisión. No requiere Configuración de su parte. |
| SMTP | Protocolo estándar de envío de correo. Úselo para enviar desde el servidor de su empresa (Google Workspace, Microsoft 365, SendGrid, entre otros). |
| Dirección de remitente | Buzón desde el que salen los mensajes. |
| Nombre de remitente | Nombre visible del remitente en la bandeja del destinatario. |
Cómo usarla
Opción 1 — Usar el predeterminado de ActivoHQ (ACS)
- Seleccione Usar el predeterminado de ActivoHQ (ACS).
- No hay nada más que configurar. Si el operador de la plataforma ya configuró el servicio, la pantalla muestra Activo junto a la dirección de remitente que se usará.
- Si aparece el aviso de que el operador aún no configuró el valor predeterminado de ACS, use SMTP propio o solicite el ajuste a P4 Software.
Opción 2 — Usar su propio servidor SMTP
- Seleccione Usar mi propio servidor SMTP.
- Complete los datos que le entregue su área de sistemas o su proveedor de correo:
- Servidor SMTP (por ejemplo
smtp.example.com). - Puerto.
- Dirección de remitente (por ejemplo
Activos@suempresa.com). - Nombre de remitente (por ejemplo
ActivoHQ — Su Empresa). - Nombre de Usuario y Contraseña de la cuenta de envío.
- Usar SSL/TLS (recomendado): déjelo marcado salvo que su servidor exija lo contrario.
- Servidor SMTP (por ejemplo
- Haga clic en Guardar.
Al editar una Configuración existente, el campo Contraseña muestra puntos y la indicación de que permanece sin cambios: escriba una contraseña nueva solo si desea reemplazarla.
Enviar un correo de prueba
- En la sección Enviar un correo de prueba, escriba la dirección en Enviar a.
- Haga clic en Probar ACS o en Probar SMTP.
- Cada botón prueba ese transporte, sin importar cuál esté guardado como opción activa. Así puede validar el SMTP antes de cambiar la Configuración de producción.
- Revise la bandeja de entrada (y la carpeta de correo no deseado) de la dirección indicada.
Campos
| Campo | Tipo | Obligatorio | Descripción | Validación |
|---|---|---|---|---|
| Servidor SMTP | Texto | Sí (con SMTP) | Nombre del servidor de correo saliente. | Debe indicarse junto con la dirección de remitente; de lo contrario el guardado avisa que faltan datos. |
| Puerto | Número | No | Puerto del servidor SMTP (habitualmente 587 o 465). | Ninguna. |
| Dirección de remitente | Texto | Sí (con SMTP) | Buzón desde el que salen los mensajes. | Requerido junto con el servidor. |
| Nombre de remitente | Texto | No | Nombre visible del remitente. | Ninguna. |
| Nombre de Usuario | Texto | No | Usuario de autenticación del servidor. | Ninguna. |
| Contraseña | Texto | No | Contraseña de la cuenta de envío. Se guarda protegida y no vuelve a mostrarse. | Déjela vacía para conservar la actual. |
| Usar SSL/TLS (recomendado) | Casilla de verificación | No | Cifra la conexión con el servidor. | Ninguna. |
| Enviar a | Texto | Sí (para probar) | Destinatario del correo de prueba. | Sin dirección, la prueba avisa que debe indicar un destino. |
Qué correos envía ActivoHQ
| Correo | Cuándo se envía | Destinatarios |
|---|---|---|
| Vencimientos de Cobertura | Diariamente, con Garantías, pólizas y licencias que vencen en los próximos 30 días | Usuarios con permiso de gestor que activaron Avisarme sobre próximas renovaciones de Garantías, Seguros y licencias en Mi perfil |
| Inventario bajo | Cuando las unidades disponibles de un modelo caen bajo su Alerta de cantidad mínima | Usuarios con permiso de gestor que activaron Avisarme cuando un modelo de activo baje de su umbral de alerta en Mi perfil |
| Correo de prueba | Al hacer clic en Probar ACS o Probar SMTP | La dirección indicada en Enviar a |
| Correos de Reglas de automatización | Cuando se cumple la condición de una regla configurada con acción de correo | Los destinatarios definidos en la regla |
Las alertas del sistema son opcionales y están desactivadas por omisión: cada usuario debe habilitarlas en Mi perfil.
Permisos
La pantalla es de administración. Los usuarios con acceso de solo lectura ven el aviso Tiene acceso de solo lectura: la Configuración no puede modificarse.
Notas
- La Configuración es por empresa: cada empresa puede enviar desde su propio dominio.
- La contraseña SMTP se guarda protegida; ActivoHQ nunca la vuelve a mostrar.
- Si el correo saliente no está configurado, no se envía ninguna alerta automática; el resto del sistema sigue funcionando con normalidad y los vencimientos siguen visibles en el panel de Inicio.
Problemas comunes
| Síntoma | Causa probable | Solución |
|---|---|---|
| La prueba de SMTP falla. | Servidor, puerto, usuario o contraseña incorrectos, o el proveedor exige una contraseña de aplicación. | Verifique los datos con su proveedor de correo y repita la prueba. |
| La prueba de ACS avisa que el operador no lo configuró. | La plataforma aún no tiene configurado el remitente predeterminado. | Use SMTP propio o solicite la habilitación a P4 Software. |
| El correo llega a la carpeta de no deseado. | El dominio remitente no autoriza al servidor de envío (SPF, DKIM o DMARC). | Pida a su área de sistemas que publique los registros correspondientes del dominio. |
| No llega ninguna alerta pese a que el envío funciona. | Los destinatarios no activaron las notificaciones en su perfil, o no tienen el permiso de gestor. | Active las casillas en Mi perfil de cada responsable. |
| No aparece el botón Guardar. | Su usuario tiene acceso de solo lectura a la Configuración. | Solicite el permiso a su administrador. |
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