Crear una orden de compra

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Esta página explica cómo avisarle a su almacén qué mercancía viene en camino, campo por campo, y cómo corregir una orden de compra antes de que empiece la recepción. Es para los usuarios del cliente a quienes su almacén les activó el interruptor Crear Órdenes de compra.

Quién puede usarlo

Necesita el interruptor Crear Órdenes de compra, en el recuadro Administrar de su Acceso al portal. También le permite ver las Órdenes de compra. Sin él no hay botón Nueva orden de compra, y si llega al formulario de otra forma verá No tiene acceso a esta sección. Pídale a su almacén que lo active.

Cómo empezar

Vaya a Compras > Órdenes de compra y haga clic en Nueva orden de compra. El botón no está en Órdenes de compra cerradas.
O, en el Panel, haga clic en Nueva orden de compra en el encabezado.

El formulario se abre con el pequeño encabezado Orden de Compra, el título Nueva orden de compra y la línea Indíquenos qué mercancía viene en camino para que nuestro equipo de recepción la espere. Una línea cuenta lo que ha ingresado, por ejemplo "3 líneas · 25 unidades". El formulario tiene dos pestañas: Detalles y Líneas.

El formulario Nueva orden de compra abierto en la pestaña Detalles, con las secciones Cabecera y Programación

El formulario Nueva orden de compra, pestaña Detalles.

La pestaña Detalles

Cabecera

Campo	¿Obligatorio?	Qué ingresar
Proveedor	No	El proveedor que envía la mercancía. Haga clic en el cuadro, escriba en el cuadro de búsqueda y elija el proveedor entre los resultados. La búsqueda coincide con el código del proveedor, así que escriba el código, no el nombre de la empresa. Cada resultado muestra el código y el nombre de la empresa. Un botón de borrar vacía el cuadro. Solo puede elegir sus propios Proveedores.
Almacén de destino	Sí (marcado con *)	El almacén que recibirá la mercancía. Elíjalo de la lista; muestra los códigos de almacén. No se puede cambiar después de crear la orden de compra. Si se equivoca, comuníquese con su almacén.
Contenedor / seguimiento	No	Un número de contenedor o de seguimiento del envío.
Referencia	No	Cualquier referencia propia, por ejemplo el número de pedido de su proveedor.
Comentarios	No	Cualquier nota para el equipo de recepción.

En una orden de compra que ya existe, aparecen arriba dos filas más como texto simple: Estado y Número OC. El sistema asigna el número al guardar.

Programación

Campo	¿Obligatorio?	Qué ingresar
Fecha requerida	No	La fecha en que espera que llegue la mercancía. Las listas la muestran en la columna Requerido y cuentan la orden de compra como atrasada después de esa fecha.
Fecha de Cancelación	No	La fecha a partir de la cual ya no se quiere la orden de compra.
Transportador	No	El transportador que trae la mercancía, escrito como texto libre.

La pestaña Líneas

Las líneas son los Productos y las cantidades que espera. Una orden de compra nueva empieza con una línea vacía.

La pestaña Líneas del formulario Nueva orden de compra con una línea de producto llena

La pestaña Líneas con una línea llena.

Columna	Qué ingresar
Línea	El número de línea. Se llena solo.
Producto	Haga clic en el cuadro. Se abre un Panel de búsqueda con el cuadro Buscar por SKU o descripción. Escriba parte del SKU o de la descripción. Los resultados muestran SKU, Descripción y UdM; desplácese para ver más. Haga clic en un producto para elegirlo. Solo puede elegir sus propios Productos.
Lote	Opcional. El cuadro muestra Opcional hasta que escribe. Llénelo solo si conoce el número de lote de la mercancía que viene. En una orden de compra el lote se escribe, porque la mercancía todavía no está en el almacén.
Cant. esperada	Cuántas unidades espera. Al pie de la tabla, Total suma la columna como número entero.

Haga clic en Agregar línea para agregar otra línea. Si quita todas las líneas, la tabla dice Aún no hay líneas. Agregue los Productos que va a enviar.
Quite una línea con el botón x al final de su fila.
Las líneas sin producto, o con una cantidad esperada de 0 o vacía, se dejan fuera al guardar, sin aviso.
Las cantidades de Productos que se venden por unidades enteras deben ser de al menos 1, sin fracción. Los Productos que se manejan por peso o por longitud aceptan decimales mayores que 0.

Enviar la orden de compra

Elija el Almacén de destino.
Llene el proveedor, las referencias y las fechas que desee.
En la pestaña Líneas, agregue cada producto y su cantidad esperada.
Haga clic en Enviar orden de compra. El botón está arriba a la derecha y otra vez al pie del formulario.

Cuando se guarda, aparece el mensaje Entrada esperada enviada. y se abre la página de la nueva orden de compra, en el estado Borrador.

Para salir sin guardar, haga clic en Cancelar, o en la flecha hacia atrás (Volver a Órdenes de compra). No se conserva nada de lo que escribió.

Qué hace el almacén después

La orden de compra empieza en Borrador. El almacén la revisa y la libera a recepción. Entonces pasa a No recibido, y su página muestra cuándo se liberó.
Cuando llega la mercancía, el almacén la recibe contra su orden de compra. El estado pasa a Recibido parcialmente y luego a Recibido. La página de la orden de compra muestra, línea por línea, lo que llegó y lo que falta, con los lotes y las fechas de vencimiento. Vea Consultar sus órdenes de compra.
Una vez que se recibió algo, puede abrir el PDF Comprobante de recepción desde la página de la orden de compra.

Cambiar una orden de compra

Mientras el estado sea Borrador o No recibido, la página de la orden de compra tiene un botón Editar orden de compra.

Abra la orden de compra desde la lista y haga clic en Editar orden de compra.
Cambie los campos y las líneas. El título ahora es el número de la orden de compra.
Haga clic en Guardar cambios. Aparece el mensaje Orden de compra guardada. y se abre la página de la orden de compra con los valores nuevos.

Una orden de compra No recibido abierta en el editor con el botón Guardar cambios

Cambiar una orden de compra que todavía no empezó a recibirse.

Si vacía un campo y guarda, el campo queda vacío.
El botón de recargar (la flecha circular) vuelve a leer la orden de compra y descarta los cambios que no ha guardado.
En una orden de compra que ya existe, el Almacén de destino se muestra como texto: no se puede cambiar. Si está mal, comuníquese con su almacén.

Importante: una vez que empezó la recepción (el estado es Recibido parcialmente, Recibido o Cerrado), ya no puede cambiar la orden de compra en el portal. Si abre su editor desde un enlace antiguo, se abre en su lugar la página con la nota azul Esta orden de compra ya se está recibiendo y no se puede editar. Comuníquese con su almacén. Ellos todavía pueden ajustarla de su lado.

La página de una orden de compra con la nota azul que dice que ya se está recibiendo y no se puede editar

La página que se abre en lugar del editor una vez que empezó la recepción.

El portal no tiene botón para eliminar ni cancelar una orden de compra. Pídaselo a su almacén.

Mensajes que puede ver

Mensaje	Qué significa	Qué hacer
Seleccione un almacén de destino.	No eligió el almacén de destino.	Elíjalo en la pestaña Detalles y vuelva a enviar.
Agregue al menos un producto con una cantidad esperada.	Ninguna línea tiene a la vez un producto y una cantidad mayor que 0.	En la pestaña Líneas, elija un producto y escriba una cantidad.
No se pudo guardar la orden de compra: {0}	El portal no pudo guardar la orden de compra. Después de los dos puntos ve el motivo, por ejemplo una cantidad que no es válida para el producto, o un producto o proveedor que no es suyo. Todo lo que escribió queda en la pantalla.	Lea el motivo, corríjalo y vuelva a guardar.
"La orden de compra [PO-0000045] ya no se puede editar porque está [...]. Solo se puede editar una orden de compra que no ha empezado a recibirse. Comuníquese con su proveedor del almacén si debe cambiar."	Aparece después de No se pudo guardar la orden de compra: cuando el almacén empezó a recibir mientras usted tenía el editor abierto. No se guardó nada.	Comuníquese con su almacén.
Entrada esperada enviada.	La orden de compra nueva se guardó.	Nada; se abre su página.
Orden de compra guardada.	Sus cambios se guardaron.	Nada; se abre su página.
No se encontró esa orden de compra.	La orden de compra no existe o no es de su empresa.	Regrese a la lista.
Esta orden de compra ya se está recibiendo y no se puede editar.	La recepción ya empezó, así que se abrió la página en lugar del editor.	Comuníquese con su almacén.

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