Importar y exportar con Excel

Esta página le muestra cómo crear y actualizar muchos Productos, Clientes o Proveedores a la vez con una hoja de cálculo de Excel, y cómo descargar sus listas como archivos de Excel. Es para los usuarios que administran Productos, Clientes o Proveedores; cualquier persona que pueda consultarlos puede usar las exportaciones.

Quién puede usarlo

• Importar (el botón Importar desde Excel, el enlace Descargar plantilla y las páginas de importación) requiere Administrar Productos, Administrar Clientes o Administrar Proveedores, según la lista. Un usuario con acceso de solo consulta no ve estos botones, y si abre una página de importación verá No tiene acceso a esta sección.
• Exportar (Exportar y Exportar a Excel) está disponible para todos los que pueden consultar la lista.

Cómo llegar

Empiece en la lista con la que quiere trabajar: Datos maestros > Productos, Clientes o Proveedores. Los botones de importación y exportación están en la parte superior de cada lista.

Las dos exportaciones

Cada lista tiene dos formas distintas de exportar. Elija según lo que necesite.

El libro de Productos de Exportar a Excel incluye los Productos descontinuados, aunque la lista de Productos no los muestra. No contiene datos que la importación no puede llevar (vea más abajo la lista de columnas cubiertas), como las cantidades en existencia, los empaques o los componentes. El libro de Clientes no contiene direcciones de entrega.

En el libro de Productos, las tres columnas IsLotControlled, IsSerialControlled e IsExpiryControlled se escriben con las palabras True y False.

Cómo funciona una importación

Las tres importaciones siguen los mismos pasos y las mismas reglas.

Paso a paso

1. En la lista, haga clic en Descargar plantilla (el enlace pequeño debajo de Importar desde Excel). Su navegador descarga un libro vacío: Products-template.xlsx, Customers-template.xlsx o Vendors-template.xlsx. Tiene una hoja con una fila de encabezados en negrita y ningún dato.
2. Abra el archivo en Excel y escriba un registro por fila, empezando en la fila 2 (vea las tablas de columnas más abajo). Deje los encabezados de la fila 1 exactamente como están. Guarde el archivo como libro de Excel (.xlsx).
3. De vuelta en el portal, haga clic en Importar desde Excel. Se abre la página Importar Productos, Importar Clientes o Importar Proveedores. Una línea debajo del título explica qué hace la importación, y una tarjeta enumera las columnas reconocidas.
4. Elija su archivo con el selector de archivos.
5. Haga clic en Importar. El botón no está disponible hasta que se elige un archivo; si llega a presionarlo sin archivo, verá Elija un archivo primero. Mientras se procesa el archivo, el botón dice Importando...
6. Lea el resultado (vea más abajo). Haga clic en Volver a Productos, Volver a Clientes o Volver a Proveedores para regresar a la lista, y use Recargar si no ve los cambios.

La página Importar Productos con un archivo elegido.

El resultado

Cuando termina la importación, la página muestra cuatro contadores (filas, creados, actualizados y omitidos), un mensaje verde y, cuando hay algo que informar, una lista con el encabezado Advertencias.

• Importación completa: {0} creados, {1} actualizados. La importación funcionó. {0} es el número de registros nuevos y {1} el número de registros que ya existían y se actualizaron.
• Row {n}: missing Sku - skipped. (Clientes: Row {n}: missing CustomerCode - skipped.; Proveedores: Row {n}: missing VendorCode - skipped.) aparece en Advertencias cuando una fila no tiene clave. {n} es el número de fila en su hoja, donde la fila de encabezados es la fila 1. La fila se cuenta como omitida y no se guarda nada de ella. Estas advertencias aparecen en inglés.
• La importación falló: {0} en rojo. Se rechazó todo el archivo; {0} indica el motivo.
• Elija un archivo primero. Presionó Importar sin elegir un archivo.

El resultado de una importación: los cuatro contadores y, en Advertencias, una fila que se omitió.

Reglas que se aplican a toda importación

• Solo se lee la primera hoja. Ponga sus datos en la primera hoja del libro. La fila 1 debe contener los encabezados de las columnas.
• Encabezados. Use los encabezados de la plantilla. Se reconocen sin importar las mayúsculas ni los espacios. Una columna cuyo encabezado no se reconoce se ignora sin ningún mensaje.
• La columna clave decide si se crea o se actualiza. La clave es Sku en Productos, CustomerCode en Clientes y VendorCode en Proveedores. La clave se compara sin importar las mayúsculas y sin los espacios al inicio y al final. Si su empresa ya tiene un registro con esa clave, la fila lo actualiza. Si no, la fila crea un registro nuevo. Si la misma clave aparece en varias filas, la primera fila crea el registro y las siguientes lo actualizan.
• Una celda vacía conserva el valor actual. En un registro existente, una celda que deja vacía no cambia nada. Esto significa que no puede vaciar un campo con una importación; para borrar un valor, edite el registro en su página.
• Una fila sin clave se omite con la advertencia indicada arriba. Las demás filas se procesan igualmente.
• Una sola celda incorrecta detiene todo el archivo. Si una columna numérica contiene texto, o una columna TRUE / FALSE contiene algo que no es un valor TRUE / FALSE (por ejemplo la palabra Si), la importación falla con un mensaje que empieza con La importación falló: Row [n], Col [ColumnName]. Cannot convert [value] to [Decimal] (o [Boolean]) y puede continuar con texto técnico en inglés. No se guarda nada, ni siquiera las filas correctas. Use el nombre de la columna y el valor del mensaje para encontrar la celda, corríjala e importe de nuevo.
• Todo se guarda a la vez. Si el almacén no puede guardar los cambios, no se guarda nada del archivo.
• Tamaño del archivo. Un archivo de más de 15 MB se rechaza antes de enviarse, con La importación falló: Supplied file with size {n} bytes exceeds the maximum of 15728640 bytes. (el detalle aparece en inglés). No hay otro límite de filas aparte de este tamaño de archivo; los archivos muy grandes tardan más.
• Solo sus propios registros. Una importación solo lee y modifica registros de su propia empresa.

Importar Productos

Columnas de la plantilla de Productos

La página Importar Productos dice: "Suba un archivo Excel (.xlsx) para crear o actualizar artículos del catálogo de forma masiva. Las filas se relacionan con su catálogo por SKU." La plantilla tiene estas columnas, en este orden. Solo Sku es obligatoria.

La importación de Productos cubre solo estas columnas. No puede establecer nada más del producto: subcategoría, GTIN (UDI) y estándar, lista de materiales, fecha de fabricación, controles de decimales y de unidad de empaque, patrones de lote y de serie, tolerancias de vida útil, unidades espaciales y de peso, cartonización, material peligroso y códigos de flete, empaques, componentes, niveles mínimo / máximo ni la imagen. Haga esos cambios en la página del producto. La importación no puede descontinuar un producto, pero sí encuentra un producto descontinuado por su SKU y lo actualiza.

Dos puntos más sobre los Productos:

• Use TRUE o FALSE (no Si ni No, ni texto como "1") en las tres columnas de control. Una celda vacía deja el ajuste como está; un producto nuevo creado por importación empieza con todos los controles en No.
• La importación no verifica si los ajustes de lote, serie y expiración encajan con los demás ajustes del producto. Por ejemplo, un producto controlado por unidad de empaque no puede tener además número de serie en la página del producto, así que no ponga IsSerialControlled en TRUE para un producto así.

Productos con existencias

Los controles de lote, serie y expiración (y la unidad de medida) no se pueden cambiar en un producto que tiene existencias o cantidades asignadas, ni en pantalla ni por importación. La importación puede establecer los controles de lote, de serie y de vencimiento y la unidad de medida, así que una fila de importación que cambiaría uno de ellos en un producto así se omite. Se cuenta como omitidos y aparece en Advertencias con el motivo, en inglés, por ejemplo Row 3: Cannot change [Lot controlled] on [SKU-1] because it has stock: [10] on hand and [0] allocated. These settings describe how that stock was received. Move or consume the stock first, then change the setting. - skipped. Las demás filas sí se importan, y una celda vacía nunca cuenta como un cambio. Las demás columnas del producto sí se pueden cambiar; solo estos atributos están bloqueados. Vea Productos.

Un ejemplo completo

Usted quiere agregar dos Productos nuevos y corregir la descripción de un tercero, FLOUR-25, que ya existe. La hoja es ancha, así que aquí se muestra en dos partes que pertenecen a las mismas filas. En el archivo, las 17 columnas van una al lado de la otra en el orden de la plantilla. Una celda vacía se muestra como una casilla vacía.

Parte 1, columnas Sku a HtsCode:

Parte 2, las mismas filas, columnas Height a IsExpiryControlled (Sku se repite para que pueda relacionar las filas):

Qué ocurre cuando importa este archivo:

• OIL-500 y TSHIRT-M-BLU todavía no existen, así que se crean.
• FLOUR-25 existe, así que se actualiza. Solo cambia su descripción, porque todas las demás celdas de su fila están vacías y las celdas vacías conservan los valores actuales.
• La página muestra 3 filas, 2 creados, 1 actualizado y 0 omitidos, con el mensaje Importación completa: 2 creados, 1 actualizados.

Importar Clientes

La página Importar Clientes dice: "Suba un archivo Excel (.xlsx) para crear o actualizar Clientes de forma masiva. Las filas se relacionan con su lista por código." La plantilla Customers-template.xlsx tiene una hoja, Customers, con estas columnas. Solo CustomerCode es obligatoria.

La importación de Clientes nunca toca las direcciones de entrega (ship-to). Solo cambia los datos y los campos de Facturar A. Un cliente creado por importación no tiene direcciones de entrega hasta que usted las agregue en la pestaña Direcciones de su página, y una importación nunca cambia ni elimina las direcciones existentes. El libro de Exportar a Excel (Customers.xlsx, hoja Customers) tiene las mismas 15 columnas.

Importar Proveedores

La página Importar Proveedores dice: "Suba un archivo Excel (.xlsx) para crear o actualizar Proveedores de forma masiva. Las filas se relacionan con su lista por código." La plantilla Vendors-template.xlsx tiene una hoja, Vendors, con estas columnas. Solo VendorCode es obligatoria.

El libro de Exportar a Excel (Vendors.xlsx, hoja Vendors) tiene las mismas 12 columnas.

Mensajes que puede ver

Es bueno saber

• No se puede borrar un valor con una importación. Una celda vacía siempre conserva lo que ya hay.
• Una sola celda numérica o TRUE / FALSE incorrecta detiene todo el archivo. No se guarda nada hasta que el archivo esté limpio.
• No hay advertencias para un valor que se acepta pero se ve raro, como un error de escritura en una categoría. Revise la lista después de importar.
• Volver a importar un archivo es seguro para las filas que no cambiaron: las claves existentes se actualizan, no se duplican.

Páginas relacionadas

• Productos
• Clientes
• Proveedores
• Buscar, filtrar y exportar listas
• Datos maestros