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Departamentos y puestos

Departamentos y puestos

Aplica a: NominaHQ Roles: Crear, editar y eliminar: Acceso total, Captura de datos. Ver: Aprobador, Solo lectura. Los administradores tienen acceso completo. Referencias regulatorias: ninguna (datos de organización interna).

Resumen

Los catálogos de Departamentos y Puestos definen la estructura de cada empresa: las áreas donde trabaja el personal (departamentos) y los cargos que ocupa (puestos). Se usan al registrar Empleados y al agrupar la información de la planilla. Cada catálogo pertenece a la empresa seleccionada en la barra superior. Los usa el personal que configura y mantiene los datos de cada empresa cliente.

Navegación

  • Departamentos: Maestra → Departamentos (ruta /master/departments).
  • Puestos: Maestra → Puestos (ruta /master/positions).

Conceptos clave

  • Departamento: área de la empresa (por ejemplo, Administración, Finanzas, Operaciones, Ventas). Tiene un Código único y un Nombre.
  • Puesto: cargo dentro de la empresa (por ejemplo, Contador, Supervisor de Ventas). Tiene un Código único y un Título, y puede pertenecer a un departamento.
  • Activo: indica si el registro está disponible. Solo los departamentos activos aparecen en la lista Departamento al crear o editar un puesto.
  • Valores iniciales: al crear una empresa, NominaHQ le crea departamentos y puestos por defecto que usted puede ajustar.

Tarea 1 — Crear un departamento

Antes de empezar: confirme en la barra superior que está seleccionada la empresa correcta (en el ejemplo, Acme Operaciones, S.A.).

  1. En el menú lateral, dentro de Maestra, haga clic en Departamentos.

    Pantalla Departamentos con el menú Maestra → Departamentos resaltado

    La lista muestra el código, el nombre y si el departamento está activo.

  2. Haga clic en Nuevo.

    Botón Nuevo resaltado en la parte superior de la lista de departamentos

    Se abre el cuadro Nuevo Departamento.

  3. En Código, escriba un código corto y único (en el ejemplo, LOG).

    Cuadro Nuevo Departamento con el campo Código resaltado y el valor LOG

    El código no se podrá cambiar después de guardar.

  4. En Nombre, escriba el nombre del departamento (en el ejemplo, Logística). Deje marcada la casilla Activo.

    Campo Nombre resaltado con el texto Logística

    Código y Nombre son obligatorios.

  5. Haga clic en Guardar.

    Cuadro Nuevo Departamento completo con el botón Guardar resaltado

    El botón queda deshabilitado mientras falte el código o el nombre.

  6. Revise el resultado: aparece el mensaje Departamento LOG creado y la nueva fila en la lista.

    Lista de departamentos con la nueva fila LOG Logística resaltada

    La lista se ordena por código.

Resultado: el departamento Logística queda disponible para asignarlo a puestos y Empleados de la empresa.

Tarea 2 — Crear un puesto

  1. En el menú lateral, dentro de Maestra, haga clic en Puestos.

    Pantalla Puestos con el menú Maestra → Puestos resaltado

    La lista muestra el código, el título, el departamento y si el puesto está activo.

  2. Haga clic en Nuevo. Se abre el cuadro Nuevo Puesto.

    Cuadro Nuevo Puesto vacío con los campos Código, Título, Departamento y Activo

    Código y Título son obligatorios; Departamento es opcional.

  3. En Código, escriba un código corto y único (en el ejemplo, COORLOG).

    Campo Código resaltado con el valor COORLOG

    El código no se podrá cambiar después de guardar.

  4. En Título, escriba el nombre del cargo (en el ejemplo, Coordinador de Logística).

    Campo Título resaltado con el texto Coordinador de Logística

    Es el nombre que se verá en la ficha del empleado.

  5. En Departamento, abra la lista y elija el departamento del puesto (en el ejemplo, Logística). Si el puesto no pertenece a un departamento, déjelo vacío (Ninguno).

    Campo Departamento resaltado con el valor Logística

    La lista solo muestra los departamentos activos de la empresa.

  6. Haga clic en Guardar.

    Cuadro Nuevo Puesto completo con el botón Guardar resaltado

    El botón queda deshabilitado mientras falte el código o el título.

  7. Revise el resultado: aparece el mensaje Puesto COORLOG creado y la nueva fila en la lista, con su departamento.

    Lista de puestos con la nueva fila COORLOG Coordinador de Logística, departamento Logística, resaltada

    El puesto ya puede asignarse a los Empleados.

Resultado: el puesto Coordinador de Logística queda creado dentro del departamento Logística.

Tarea 3 — Editar un departamento o un puesto

  1. En la lista, haga clic en el Código del registro (en el ejemplo, COORLOG).

    Lista de puestos con el código COORLOG resaltado

    También puede usar el menú contextual de la fila.

  2. En el cuadro Editar Puesto (o Editar Departamento), cambie los datos y haga clic en Guardar. El Código aparece deshabilitado.

    Cuadro Editar Puesto con el campo Código deshabilitado y resaltado

    Para dejar de usar un registro sin borrarlo, desmarque Activo y guarde.

Resultado: los cambios quedan guardados y aparece el mensaje de registro actualizado.

Eliminar registros

Marque una o varias filas y haga clic en Eliminar (n), o use el menú contextual de la fila, y en el cuadro Eliminar haga clic en Confirmar (o en Cancelar para no eliminar). La eliminación no se puede deshacer; si el registro ya se usa, prefiera desmarcar Activo.

Referencia de campos

Departamentos

Campo Tipo Obligatorio Descripción Validación
Código Campo de texto Sí Identificador del departamento en la empresa. Único por empresa; máximo 64 caracteres; no editable después de crear.
Nombre Campo de texto Sí Nombre del departamento. Máximo 256 caracteres.
Activo Casilla No Si el departamento está disponible. Marcada por defecto.

Puestos

Campo Tipo Obligatorio Descripción Validación
Código Campo de texto Sí Identificador del puesto en la empresa. Único por empresa; máximo 64 caracteres; no editable después de crear.
Título Campo de texto Sí Nombre del cargo. Máximo 256 caracteres.
Departamento Lista desplegable No Departamento al que pertenece el puesto. Solo departamentos activos; vacío = Ninguno.
Activo Casilla No Si el puesto está disponible. Marcada por defecto.

Roles y permisos

Rol Ver Crear Editar Eliminar Aprobar
Acceso total Sí Sí Sí Sí N/A
Captura de datos Sí Sí Sí Sí N/A
Aprobador Sí No No No N/A
Solo lectura Sí No No No N/A

Los administradores tienen acceso completo.

Solución de problemas

Síntoma Causa probable Solución
El botón Guardar está deshabilitado. Falta el Código, el Nombre (departamentos) o el Título (puestos). Complete los campos obligatorios.
Aparece un mensaje de error al guardar. El Código ya existe en la empresa. Use otro código.
No puede cambiar el Código. El código no es editable después de crear. Cree un registro nuevo con el código deseado.
El departamento no aparece al crear un puesto. El departamento no existe o está inactivo. Créelo o márquelo Activo en Maestra → Departamentos.
La lista muestra otros registros. Está seleccionada otra empresa. Cambie la empresa en la barra superior.

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