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NominaHQ
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Aplica a: NominaHQ Roles: Ver: todos los roles del personal. Calcular el trimestre: Acceso total, Captura de datos, Aprobador. Contabilizar el depósito: Aprobador, Acceso total. Los administradores tienen acceso completo. El Portal del colaborador no tiene acceso. Referencias regulatorias: Ley 44 de 1995; Código de Trabajo Art. 229-A (fondo de cesantía); prima de antigüedad (Art. 224) e indemnización (Art. 225).
La pantalla Fondo de Cesantía calcula el aporte trimestral que el empleador debe depositar al fondo de cesantía por sus Empleados activos (Ley 44/1995) y lleva el control de cada depósito: primero se calcula el trimestre, que queda Pendiente, y cuando se hace el depósito se contabiliza, lo que genera el asiento contable y lo marca como Depositado. Además, el reporte PDF Fondo de Cesantía muestra el detalle por empleado. La usa el personal de planilla del proveedor para saber cuánto fondear por empresa cliente y trimestre.
Menú lateral: Nómina → Fondo de Cesantía (ruta /payroll/cesantia). El reporte PDF está en Nómina → Reportes (ruta /reports).
Antes de empezar: confirme en la barra superior la empresa correcta y que los salarios de los Empleados estén al día. Necesita el rol Acceso total, Captura de datos o Aprobador.
En el menú lateral, dentro de Nómina, haga clic en Fondo de Cesantía.
La lista muestra un renglón por trimestre calculado, con sus totales y su estado.
Haga clic en Vista previa del trimestre.
Se abre el cuadro Vista previa del trimestre.
En Año, confirme o escriba el año (viene con el año en curso).
En el ejemplo, 2026.
En Trimestre, elija Q1, Q2, Q3 o Q4 (en el ejemplo, Q4: octubre a diciembre).
Viene seleccionado el trimestre en curso.
Haga clic en Calcular. Mientras procesa, el botón muestra Calculando….
NominaHQ confirma con Trimestre calculado.
Revise el renglón del trimestre: Empleados, Prima de Antigüedad, Indemnización, Total y estado Pendiente.
El Total es el monto a depositar al fondo en ese trimestre.
Resultado: el trimestre queda Pendiente. Si cambian los salarios o los Empleados antes de depositar, repita los pasos 2 a 5 para el mismo trimestre: los totales se actualizan en el mismo renglón.
Antes de empezar: haga el depósito al fondo por el Total del trimestre. Necesita el rol Aprobador o Acceso total.
En el renglón Pendiente del trimestre, haga clic en Contabilizar depósito.
NominaHQ confirma con Depósito contabilizado en el libro mayor, y el estado pasa a Depositado, como el renglón Q3 2026 del ejemplo.
Resultado: se genera un lote de asientos que cancela la provisión acumulada de prima de antigüedad e indemnización contra la cuenta de efectivo, según el mapa de cuentas contables de la empresa. El lote aparece en Lotes de Asientos. Un trimestre Depositado ya no se puede recalcular ni volver a contabilizar.
En Nómina → Reportes, haga clic en la tarjeta Fondo de Cesantía.
El reporte se abre como PDF en una pestaña nueva, para la empresa seleccionada y el trimestre en curso.
Resultado: obtiene el PDF con una fila por empleado activo (Ficha, Empleado, Salario Mensual, Prima Antig. (1.92%), Indemniz. (0.327%), Aporte Trimestral) y una fila TOTAL.
| Campo | Tipo | Obligatorio | Descripción | Validación |
|---|---|---|---|---|
| Año | Campo numérico | Sí | Año del trimestre. | Entre 2020 y 2100. Predeterminado: año en curso. |
| Trimestre | Lista desplegable | Sí | Q1 (ene–mar), Q2 (abr–jun), Q3 (jul–sep) o Q4 (oct–dic). | Predeterminado: trimestre en curso. |
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Trimestre | Trimestre y año, por ejemplo Q4 2026. |
| Empleados | Empleados activos incluidos en el cálculo. |
| Prima de Antigüedad | Suma de salario mensual × 3 × 1.92% de cada empleado. |
| Indemnización | Suma de salario mensual × 3 × 0.327% de cada empleado. |
| Total | Prima de Antigüedad + Indemnización. |
| Estado | Pendiente o Depositado. |
| Rol | Ver depósitos y reporte PDF | Vista previa del trimestre | Contabilizar depósito |
|---|---|---|---|
| Acceso total | Sí | Sí | Sí |
| Captura de datos | Sí | Sí | No |
| Aprobador | Sí | Sí | Sí |
| Solo lectura | Sí | No | No |
Los botones Vista previa del trimestre y Contabilizar depósito solo aparecen para los roles que pueden usarlos. Si alguien sin permiso lo intenta, NominaHQ muestra "No tiene permiso para calcular el Fondo de Cesantía." o "No tiene permiso para contabilizar." Los administradores tienen acceso completo. El Portal del colaborador no tiene acceso.
| Síntoma | Causa probable | Solución |
|---|---|---|
| Aparece "El depósito del Fondo de Cesantía de este trimestre ya fue contabilizado." | Ese trimestre ya está Depositado. | Un trimestre depositado no se recalcula. Revise que eligió el año y el trimestre correctos. |
| No aparece Contabilizar depósito. | El trimestre ya está Depositado, o su rol no es Aprobador ni Acceso total. | Si está Pendiente, pida a un Aprobador que lo contabilice. |
| El total parece alto o bajo. | Algún salario mensual está desactualizado, o cambió la cantidad de Empleados activos. | Corrija el salario en la ficha del empleado y recalcule el trimestre mientras siga Pendiente. |
| El reporte PDF no abre. | El navegador bloqueó la ventana emergente. | Permita las ventanas emergentes para NominaHQ y vuelva a hacer clic en la tarjeta. |
| El reporte PDF muestra otro trimestre. | El PDF usa siempre el trimestre en curso. | Use la lista de depósitos para consultar trimestres anteriores. |
/reports): reporte PDF Fondo de Cesantía y Provisiones laborales mensuales./payroll/liquidacion): prima de antigüedad e indemnización al terminar la relación laboral.¿Te resultó útil esta página?