Empleados

Aplica a: NominaHQ Roles: Acceso Total y Captura de Datos (crear/editar/eliminar); Aprobador y Solo Lectura (solo consulta). Los administradores tienen acceso completo. Referencias regulatorias: Salario mínimo — Decreto Ejecutivo No. 13 de 2025 (Gaceta 30438, vigente 16-ene-2026). Registro de personal para Planilla/SIPE y Carta de Trabajo (Código de Trabajo).

Resumen

El módulo de Empleados es el registro maestro del personal de cada empresa cliente. Aquí se crea y mantiene la ficha de cada trabajador (datos personales, Cédula, Número de Seguro Social, salario, puesto y cuenta bancaria) que luego alimenta la Planilla, el Décimo, las Vacaciones, la Liquidación y el reporte SIPE. Lo usan los proveedores de servicios de nómina para dar de alta al personal de las empresas que administran.

Navegación

Menú lateral: Empleados (elemento principal). La lista abre en /master/employees. Al abrir un empleado se muestra su ficha completa en /master/employees/{id}.

Funciones relacionadas dentro de Maestra: Numeración de empleados (define la ficha/código), Importar Empleados (carga masiva).

Conceptos clave

• Ficha / Código: Identificador del empleado dentro de la empresa. Si la numeración automática está activada, el sistema lo asigna y el campo aparece bloqueado con el aviso "Auto-asignado (la numeración manual está deshabilitada)".
• Cédula: Documento de identidad nacional (formatos como 8-123-456, E-8-12, N-20-1).
• Número de Seguro Social: Número de afiliación a la CSS, requerido para la Planilla y el reporte SIPE.
• Salario Mensual: Salario base mensual. Se captura al crear al empleado; después ya no se edita directamente en la ficha, sino con el botón Cambiar salario. El sistema muestra una advertencia si queda por debajo del Salario mínimo legal configurado.
• Cambio de salario: Toda modificación del Salario Mensual (o de la Tarifa por Hora, en los empleados remunerados por hora) pasa por el diálogo Cambiar salario, que exige una fecha efectiva y un motivo de una lista controlada.
• Historial salarial: Tarjeta de la ficha donde queda registrado cada cambio de salario: qué valor tenía, cuál quedó, la variación porcentual, el motivo, quién lo hizo y cuándo. Es la trazabilidad de la remuneración del empleado.
• Frecuencia de Pago: Quincenal, Mensual o Semanal.
• Estado: Activo, Suspendido o Terminado.
• Nacionalidad: País de origen del colaborador. Se elige de una lista de todos los países y alimenta el reporte de Proporción 90/10, que verifica el límite de personal extranjero del Art. 17 del Código de Trabajo.
• Cambios sin guardar: La ficha del colaborador avisa antes de que usted salga con modificaciones pendientes, para que no se pierdan. El aviso solo cubre los campos del formulario principal; las tarjetas de la parte inferior (contratos, documentos, bitácora, evaluaciones, Conceptos recurrentes y notas) guardan por su cuenta en el momento.
• Conceptos recurrentes: Ingresos o deducciones fijas que se aplican automáticamente en cada planilla (p. ej. asignaciones, pensión alimenticia, cuotas sindicales).

Paso a paso

Crear un empleado

1. Vaya a Empleados.
2. Presione Nuevo.
3. Código: se propone automáticamente; edítelo si la numeración manual está habilitada. Obligatorio.
4. Nombre y Apellido: escriba el nombre completo. Obligatorios.
5. Cédula, Número de Seguro Social, Correo, Teléfono: complete los datos de identidad y contacto. Opcionales.
6. Fecha de Ingreso y Fecha de Nacimiento: seleccione las fechas en el calendario. La Fecha de Ingreso toma la fecha de hoy por defecto.
7. Salario Mensual: ingrese el salario base. Si es inferior al Salario mínimo configurado, aparece una advertencia (no impide guardar).
8. Frecuencia de Pago, Estado, Departamento, Puesto, Centro de Costo: elija de las listas desplegables. Al seleccionar un Puesto se completa automáticamente su Departamento.
9. Banco, Cuenta Bancaria, Tipo de Cuenta: registre los datos para el pago.
10. Contraseña del portal del empleado: defina una contraseña para habilitar el acceso del empleado al portal. Opcional.
11. Activo: marque la casilla si el empleado está activo.
12. Presione Guardar. El botón permanece deshabilitado hasta completar Código, Nombre y Apellido.

Editar un empleado

1. En la lista, haga clic en el Código del empleado (o use el menú contextual con clic derecho y elija ver/editar). Se abre la ficha completa.
2. Modifique los campos necesarios. El Código no se puede cambiar desde la ficha, y tanto el Tipo de Salario como el Salario Mensual (o la Tarifa por Hora) aparecen deshabilitados: se modifican con Cambiar salario, como se explica a continuación.
3. Presione Guardar.

La Nacionalidad solo se captura en la ficha; no aparece en el diálogo de creación ni en la importación masiva. Al dar de alta a un colaborador extranjero, abra su ficha después de crearlo y regístrela.

Registrar la Nacionalidad

1. Abra la ficha del colaborador y ubique el campo Nacionalidad, en la sección Personal (al final, después de la Fecha de Nacimiento).
2. Despliegue la lista o empiece a escribir el nombre del país. La lista incluye todos los países, con Panamá en el primer lugar y el resto en orden alfabético.
3. El filtro busca el texto en cualquier parte del nombre y no distingue acentos: escribir panama encuentra "Panamá" y mexico encuentra "México".
4. Seleccione el país y presione Guardar.

El campo acepta valores escritos a mano que no estén en la lista, de modo que las nacionalidades capturadas como texto libre antes de este cambio (por ejemplo "Panameña" o "Colombiana") se conservan tal cual al abrir y guardar la ficha. El reporte de Proporción 90/10 las interpreta correctamente.

Salir de la ficha con cambios sin guardar

Si intenta abandonar la ficha del colaborador con modificaciones que no ha guardado, NominaHQ muestra el diálogo Cambios sin guardar con el mensaje "Este empleado tiene cambios sin guardar. ¿Desea guardarlos antes de salir?" y tres opciones:

1. Seguir editando: cierra el aviso y lo deja en la ficha con sus cambios intactos. Es lo mismo que cerrar el diálogo con la X o con la tecla Esc.
2. Descartar cambios: abandona la ficha sin guardar nada. Las modificaciones se pierden.
3. Guardar y salir: guarda la ficha y luego lo lleva a donde iba. Si el guardado falla, permanece en la ficha para que corrija el problema.

El aviso aparece al hacer clic en el menú lateral, en los enlaces ← Empleados o ← Atrás, o al usar el botón Atrás del navegador. Si en cambio cierra la pestaña o recarga la página, es el navegador el que muestra su propia confirmación, con su texto genérico. Cambiar de empresa en el selector superior recarga la ficha directamente, así que guarde antes de cambiar de empresa.

El aviso vigila los datos del formulario principal (código, nombre, apellido, cédula, número de seguro social, correo, teléfono, nacionalidad, fechas de ingreso y nacimiento, frecuencia de pago, estado, departamento, puesto, centro de costo, turno, datos bancarios, la foto y la contraseña del portal). No vigila el salario, que se guarda por separado con Cambiar salario, ni las tarjetas de la parte inferior de la ficha, que guardan sus propios datos de inmediato.

Cambiar el salario de un empleado

1. Abra la ficha del empleado y busque el campo Salario Mensual (o Tarifa por Hora, si el empleado se remunera por hora). El campo es de solo lectura.
2. Presione Cambiar salario, debajo del campo. El botón solo aparece si su rol tiene permiso de escritura.
3. Tipo de Salario: normalmente se deja como está. Cámbielo únicamente si el empleado pasa de asalariado a remunerado por hora (o viceversa): el campo del paso siguiente se ajusta al tipo elegido y el cambio de base de pago queda registrado en el historial junto con el nuevo valor.
4. Nuevo salario mensual (o Nueva tarifa por hora): escriba el valor que regirá. Obligatorio; debe ser mayor que cero, de lo contrario Guardar queda deshabilitado. Si el nuevo salario queda por debajo del mínimo legal, aparece la misma advertencia que en la ficha, que no impide guardar.
5. Fecha efectiva: indique desde cuándo rige el nuevo salario. Obligatoria; toma la fecha de hoy por defecto.
6. Motivo: elija una opción de la lista: Promoción, Ajuste anual, Ajuste por Salario mínimo, Cambio de puesto, Mérito / desempeño, Corrección u Otro. Obligatorio.
7. Notas: agregue cualquier aclaración. Opcional.
8. Presione Guardar. NominaHQ confirma con el aviso "Salario actualizado", actualiza la ficha y agrega una fila a la tarjeta Historial salarial. El nuevo valor y su fila de historial se graban juntos: si algo falla, no queda ni lo uno ni lo otro.

El cambio no se puede deshacer borrando la fila del historial: si se equivocó, registre un nuevo cambio con el valor correcto y el motivo Corrección.

Importar empleados (carga masiva)

1. Vaya a Empleados y luego a Importar Empleados (dentro de Maestra); la pantalla abre en /master/employees/import.
2. Elija la pestaña Excel file o Paste CSV para escoger el modo de carga.
3. Excel file: cargue un archivo .xlsx cuya primera fila sean los encabezados de columna. El sistema propone un mapeo automático en Mapeo de columnas; ajuste cualquier campo que no se haya detectado correctamente. Paste CSV: pegue una fila por empleado con las columnas Ficha,Nombre,Apellido,Cédula,CSS,FechaIngreso(dd/MM/yyyy),SalarioMensual,Email.
4. Marque la casilla Update existing employees found by matching Code si desea que las filas cuyo Código ya existe actualicen al empleado en lugar de rechazarse como duplicado (vea el detalle a continuación). Está desactivada de forma predeterminada.
5. Presione Validate para generar la vista previa.
6. Revise la vista previa: cada fila muestra un ícono de válida/con error, la etiqueta New o Update en la columna Acción, y el detalle del problema en Issue si corresponde.
7. Presione Import (N) para cargar las filas válidas. El botón indica cuántas filas se importarán y permanece deshabilitado si no hay ninguna válida.
8. El sistema confirma el resultado como "N created, M updated" y regresa a la lista de Empleados.

Actualizar empleados existentes por Código: La casilla Update existing employees found by matching Code (desactivada de forma predeterminada) controla qué ocurre cuando una fila del archivo trae un Código que ya existe en la empresa activa:

• Casilla desactivada (predeterminado): la fila se marca con el error "Duplicate code" y no se importa.
• Casilla activada: la fila se marca con la etiqueta Update en la vista previa y actualiza al empleado existente en vez de rechazarse.
• Una celda en blanco en una fila de actualización nunca borra ni sobrescribe el valor ya guardado del empleado.
• El Estado y el indicador Activo del empleado nunca se modifican al actualizar, para evitar reactivar por error a un empleado dado de baja.
• El límite de empleados del plan solo cuenta las filas realmente nuevas; las filas de actualización no consumen cupo del plan.
• La importación sí puede cambiar el Salario Mensual. Cuando una fila de actualización trae un salario distinto del que tiene el empleado, NominaHQ registra el cambio en el Historial salarial con el motivo Importación masiva y la fecha de hoy como fecha efectiva. Así, un ajuste masivo queda con la misma trazabilidad que uno hecho desde la ficha.

Foto, contratos, Conceptos recurrentes y notas (ficha del empleado)

• Foto del empleado: cargue una imagen PNG o JPG de menos de 3 MB; use Quitar foto para eliminarla.
• Contratos de trabajo: tarjeta donde se registran los contratos del colaborador con el contenido que exige el Art. 68 del Código de Trabajo (tipo, período de prueba, vigencia, salario, jornada, servicios convenidos, lugar y horario de trabajo, condiciones de pago y referencia MITRADEL). Cada contrato muestra su estado Vigente o Finalizado, y la jornada registrada alimenta la Calculadora de Horas extras. Vea Contratos de trabajo.
• Historial salarial: tarjeta que lista todos los cambios de salario del empleado, del más reciente al más antiguo. Si aún no hay ninguno, muestra "Sin cambios de salario registrados". Las filas no se editan ni se borran: para corregir un valor, registre un cambio nuevo con Cambiar salario.
• Conceptos recurrentes: elija un concepto, ingrese el monto y presione Agregar. Puede editar el monto o eliminar la asignación desde la tabla.
• Notas y adjuntos: escriba una nota, adjunte un archivo opcional (menos de 10 MB) y presione Agregar nota.
• Carta de Trabajo: presione Carta de Trabajo en el encabezado para abrir la carta laboral en PDF en una pestaña nueva.
• Documentos, bitácora y evaluaciones: la ficha incluye el expediente digital (documentos con control de vigencias y confidencialidad), la bitácora de permisos e Incapacidades y el historial de evaluaciones de desempeño. Vea Expediente digital y evaluaciones.

Referencia de campos

Diálogo Nuevo/Editar Empleado

Diálogo Cambios sin guardar

Aparece al intentar salir de la ficha con modificaciones pendientes.

Diálogo Cambiar salario

Tarjeta Historial salarial

Columnas de la lista

La búsqueda opera sobre Código, Nombre, Apellido y Cédula. El orden inicial es por Código ascendente.

Pantalla Importar Empleados

Roles y permisos

Los administradores tienen acceso completo. El módulo de Empleados no tiene flujo de aprobación. La configuración de la Numeración de empleados está reservada a administradores (Acceso Total).

Notas de cumplimiento

• Salario mínimo: Al capturar el Salario Mensual —tanto al crear al empleado como en el diálogo Cambiar salario—, el sistema compara contra el Salario mínimo configurado (Decreto Ejecutivo No. 13 de 2025) y muestra una advertencia si es inferior, indicando el mínimo por hora y el equivalente mensual aproximado. Es una alerta informativa y no bloquea el guardado.
• Trazabilidad de la remuneración: Ningún cambio de salario ocurre sin dejar rastro. La ficha no permite editar el salario directamente y toda modificación pasa por Cambiar salario, que exige fecha efectiva y motivo; la carga masiva registra su propio motivo, Importación masiva. El Historial salarial es la evidencia a presentar ante una revisión laboral o una auditoría sobre cómo evolucionó la remuneración del trabajador.
• Datos para CSS/SIPE: La Cédula y el Número de Seguro Social registrados aquí se usan en la Planilla y en el archivo de Carga Masiva del SIPE; manténgalos correctos para evitar rechazos.
• Proporción 90/10 (Art. 17 del Código de Trabajo): La Nacionalidad de cada ficha alimenta el reporte de Proporción 90/10 y la alerta correspondiente, que verifican que el personal extranjero no supere el 10 % de la planilla. Una ficha con la Nacionalidad en blanco se cuenta como panameña, de modo que dejarla vacía en un colaborador extranjero subestima la proporción real. Registre la Nacionalidad de todo el personal extranjero para que el control sea confiable.
• Límite del plan: Al crear un empleado nuevo, si se supera el número de empleados permitido por el plan, el sistema muestra un aviso y redirige a la pantalla de suscripción; no se crea el registro.

Solución de problemas

Funciones relacionadas

• Numeración de empleados — define la máscara y la asignación automática de la ficha.
• Importar Empleados — alta masiva del personal.
• Contratos de trabajo — condiciones laborales pactadas, en una tarjeta de la propia ficha. Vea Contratos de trabajo.
• Departamentos, Puestos, Centros de costo, Bancos — catálogos que alimentan las listas de la ficha.
• Conceptos — catálogo de ingresos y deducciones que se asignan como Conceptos recurrentes.
• Planillas, Vacaciones, Liquidación — procesos que consumen los datos del empleado.
• Reportes — la Proporción 90/10, la Planilla de personal y el Movimiento de personal se construyen con los datos de la ficha. Vea Reportes en PDF.