Contratos de trabajo

Aplica a: NominaHQ Roles: Ver: todos los roles del personal (FullAccess, DataEntry, Approver, ViewOnly). Crear/Editar/Eliminar: roles con permiso de escritura (FullAccess, DataEntry). Los administradores tienen acceso total. Referencias regulatorias: Código de Trabajo de Panamá — Art. 68 (contenido del contrato escrito), Art. 74/77 (tipos de contrato), Art. 78 (período de prueba), Art. 30/31 (jornada), Art. 33/49 (Horas extras), Art. 36 (máximo de tiempo extraordinario); registro de contratos ante el MITRADEL.

Resumen

El contrato de trabajo guarda las condiciones laborales pactadas con cada colaborador: el tipo de contrato, el período de prueba, las fechas de vigencia, el salario mensual, la jornada, los servicios convenidos, el lugar y el horario de trabajo, la forma y el lugar de pago, y la referencia de registro en el MITRADEL. NominaHQ estructura estos datos siguiendo el Art. 68 del Código de Trabajo, que enumera lo que debe constar en todo contrato escrito, de modo que la ficha del sistema sirva de respaldo del documento firmado.

Los contratos se administran desde la tarjeta Contratos de trabajo de la ficha del colaborador. Cada colaborador puede tener varios contratos (por ejemplo, una renovación tras un contrato a plazo definido) y el sistema conserva el histórico completo. Además del respaldo documental, la jornada del contrato alimenta el cálculo de la planilla: determina el divisor de la hora ordinaria (8 / 7 / 7.5 horas) y el recargo de las Horas extras nocturnas que aplica la Calculadora de Horas extras. Lo utiliza el personal de la empresa proveedora de servicios de planilla que administra a sus empresas clientes.

Navegación

Menú lateral: Empleados → abra la ficha del colaborador (ruta /master/employees/{id}) → tarjeta Contratos de trabajo.

La tarjeta aparece debajo del formulario principal del colaborador, antes de Documentos, Bitácora y Evaluaciones. No existe una opción de menú independiente para contratos: siempre se llega a través de la ficha del colaborador.

El dato de jornada del contrato se consume además en: Nómina → Horas extras (ruta /payroll/horas-extras, pantalla Calculadora de Horas extras), donde la Jornada del colaborador se preselecciona a partir de su contrato.

Conceptos clave

• Contrato de trabajo: acuerdo que fija las condiciones de la relación laboral. El Art. 68 del Código de Trabajo exige que el contrato escrito contenga la identificación de las partes, las personas que dependen del trabajador, los servicios convenidos, el lugar y el horario de trabajo, la duración, la remuneración y sus condiciones de pago, y el lugar y la fecha de celebración.
• Tipo de contrato: clasificación bajo el Código de Trabajo: Indefinido, Plazo definido (a término fijo) u Obra determinada.
• Período de prueba: lapso inicial durante el cual cualquiera de las partes puede dar por terminada la relación sin responsabilidad. El Art. 78 lo limita a un máximo de tres meses; el valor 0 indica que no se pactó período de prueba.
• Estado (Vigente / Finalizado): NominaHQ lo calcula solo con las fechas, no es un campo que se capture. Un contrato está Vigente cuando su fecha de inicio ya pasó (o es hoy) y no tiene fecha de fin, o su fecha de fin es hoy o posterior. En cualquier otro caso aparece como Finalizado, incluido un contrato cuya fecha de inicio todavía no ha llegado.
• Jornada: turno de trabajo. Diurna, Nocturna o Mixta. Fija el valor de la hora ordinaria (salario ÷ 30 ÷ horas de jornada: 8 diurna / 7 nocturna / 7.5 mixta) y determina el recargo de las Horas extras trabajadas en período nocturno.
• Horas semanales: horas contratadas por semana. NominaHQ sugiere 48 (diurna), 42 (nocturna) o 45 (mixta) al elegir la jornada, y el valor puede ajustarse.
• Servicios convenidos: descripción específica de la obra o los servicios que prestará el colaborador (Art. 68.3). Es el único campo del Art. 68 que NominaHQ exige además de los datos básicos.
• Referencia MITRADEL: número con que el contrato quedó registrado ante el Ministerio de Trabajo y Desarrollo Laboral (MITRADEL).
• Salario mensual: remuneración mensual pactada en el contrato; es la base del cálculo de la hora ordinaria y de las prestaciones.

Paso a paso

Consultar los contratos de un colaborador

1. Vaya a Empleados y abra la ficha del colaborador.
2. Desplácese hasta la tarjeta Contratos de trabajo. Los contratos se listan del más reciente al más antiguo por fecha de inicio. Si el colaborador aún no tiene ninguno, la tarjeta muestra "Sin contratos registrados.".
3. La tabla resume cada contrato: Tipo de contrato, Fecha de inicio, Fecha de fin, Salario Mensual, Jornada, MITRADEL y Estado (Vigente en verde o Finalizado en gris).
4. Haga clic en cualquier parte de la fila para desplegar el detalle del contrato: servicios convenidos, lugar de trabajo, horario, horas semanales, forma de pago, día y lugar de pago, dependientes, período de prueba y los datos de celebración. Vuelva a hacer clic para plegarla. Las líneas sin dato no se muestran.

Registrar un contrato nuevo

1. Abra la ficha del colaborador y ubique la tarjeta Contratos de trabajo.
2. Presione Nuevo contrato, debajo de la tabla. El botón solo aparece si su rol tiene permiso de escritura.
3. Tipo de contrato: elija Indefinido, Plazo definido u Obra determinada. Se propone Indefinido.
4. Período de prueba (meses): indique los meses pactados. Se propone 3, el máximo legal; escriba 0 si no se pactó período de prueba.
5. Fecha de inicio: indique desde cuándo rige el contrato. Se propone la fecha de hoy. Obligatoria.
6. Fecha de fin: en los contratos de Plazo definido es obligatoria y no puede ser anterior a la fecha de inicio. En los contratos Indefinido deje el campo vacío: aunque escriba una fecha, el sistema la descarta al guardar.
7. Salario Mensual: viene precargado con el salario vigente del colaborador. Ajústelo si el contrato pacta otro. Debe ser mayor que cero.
8. Jornada: elija Diurna, Nocturna o Mixta. Al cambiarla, las Horas semanales se ajustan automáticamente a 48, 42 o 45 respectivamente.
9. Horas semanales: corrija el valor sugerido si el contrato pacta otro. Máximo 48.
10. Ref. de registro MITRADEL: escriba el número de registro del contrato ante el MITRADEL, si ya lo tiene.
11. Servicios convenidos (Art. 68.3): describa la obra o los servicios contratados. Obligatorio.
12. Lugar de trabajo (Art. 68.4), Horario de trabajo (Art. 68.6): complete el domicilio o centro de trabajo y el horario pactado (por ejemplo, L–V 8:00–17:00).
13. Forma de pago: elija Transferencia bancaria, Efectivo o Cheque. Se propone Transferencia bancaria.
14. Día y lugar de pago (Art. 68.7): indique cuándo y dónde se paga el salario (por ejemplo, "los días 15 y 30 de cada mes, por transferencia").
15. Lugar de celebración y Fecha de celebración (Art. 68.8): registre dónde y cuándo se firmó el contrato. La fecha se propone como hoy.
16. Personas que viven con el trabajador y dependen de él (Art. 68.2): liste los dependientes declarados.
17. Presione Guardar. NominaHQ confirma con el aviso "Contrato guardado" y el contrato aparece en la tabla.

El botón Guardar permanece deshabilitado mientras el Salario Mensual sea cero o menos, los Servicios convenidos estén en blanco, o el tipo sea Plazo definido y falte la Fecha de fin.

Editar un contrato

1. En la tabla, presione el ícono de lápiz (Editar) al final de la fila del contrato.
2. Modifique los campos necesarios. Se aplican las mismas reglas que al crear.
3. Presione Guardar.

Eliminar un contrato

1. En la tabla, presione el ícono de papelera (Eliminar) al final de la fila del contrato.
2. NominaHQ pide confirmación antes de continuar.
3. Al confirmar, el contrato se borra definitivamente y el sistema avisa "Contrato eliminado".

La eliminación no se puede deshacer. Cuando un contrato termina, lo correcto es registrar su Fecha de fin —con lo que pasa a Finalizado y queda en el histórico— y crear el contrato nuevo; elimine solo los registros creados por error.

Referencia de campos

Tabla de contratos

Diálogo Nuevo contrato / Editar contrato

Los campos de texto no avisan en pantalla cuando se excede el largo permitido: el aviso aparece como error al guardar. Recorte el texto y vuelva a intentarlo.

Detalle expandible de la fila

Roles y permisos

Notas: el contrato es dato maestro por empresa y no tiene flujo de aprobación. Los roles sin permiso de escritura ven la tabla y el detalle de cada contrato, pero no los botones Nuevo contrato, Editar ni Eliminar. Todos los cambios quedan registrados en la auditoría del sistema.

Notas de cumplimiento

• Contenido del contrato escrito (Art. 68): los campos del diálogo cubren los numerales del Art. 68 que dependen de lo pactado: dependientes del trabajador (68.2), servicios convenidos (68.3), lugar de trabajo (68.4), horario (68.6), forma, día y lugar de pago (68.7) y lugar y fecha de celebración (68.8). Los datos de identidad de las partes (68.1) no se capturan aquí: se toman de la información de la empresa y de la ficha del colaborador. La firma del contrato es física; NominaHQ conserva los datos y la referencia de registro, no el documento firmado. Si necesita archivar el contrato escaneado, cárguelo en la tarjeta Documentos de la ficha.
• Tipos de contrato: el Código de Trabajo reconoce el contrato por tiempo indefinido, por tiempo definido y por obra determinada. Los contratos a plazo definido requieren una fecha de fin, y su causa y duración deben ajustarse a los supuestos legales; los indefinidos se guardan siempre sin fecha de fin.
• Período de prueba (Art. 78): no puede exceder los tres meses y debe constar por escrito para ser exigible. NominaHQ limita el campo a 3 y acepta 0 cuando no se pactó.
• Jornada y hora ordinaria: el valor de la hora ordinaria es salario ÷ 30 ÷ horas de jornada (8 diurna, 7 nocturna, 7.5 mixta), conforme a los Art. 30/31. Esta jornada es la base de los recargos de Horas extras (Art. 33/49): +25 % en período diurno; +50 % en período nocturno cuando prolonga una jornada diurna; +75 % cuando prolonga una jornada nocturna o mixta; día de descanso o domingo +50 %; feriado o duelo nacional +150 %, con un máximo de 3 h/día y 9 h/semana (Art. 36).
• Máximo de horas semanales: la jornada ordinaria no puede exceder 48 horas semanales en jornada diurna, 42 en nocturna y 45 en mixta; el campo Horas semanales admite hasta 48.
• Registro MITRADEL: los contratos de trabajo deben registrarse ante el MITRADEL; la Ref. de registro MITRADEL conserva ese número para control. NominaHQ no realiza el registro ni valida el número contra el MITRADEL.
• Salario: el salario mensual del contrato no puede ser inferior al Salario mínimo aplicable por actividad, región y tamaño de empresa (Decreto Ejecutivo No. 13 de 2025, vigente 16-ene-2026). NominaHQ no valida ese mínimo en el contrato; la advertencia se muestra en la ficha del colaborador.

Solución de problemas

Funciones relacionadas

• Empleados (ficha del colaborador): salario mensual, fecha de ingreso, frecuencia de pago y estado del colaborador. La tarjeta Contratos de trabajo vive en esta ficha. Vea Empleados.
• Expediente digital (tarjeta Documentos de la ficha): archivo del contrato firmado y escaneado, con control de vigencias. Vea Expediente digital y evaluaciones.
• Calculadora de Horas extras (Nómina → Horas extras): usa la jornada del contrato. Vea Horas extras.
• Salario mínimo (matriz MITRADEL): referencia para validar el salario del contrato.
• Liquidación y Vacaciones: prestaciones que dependen del salario y la antigüedad pactados.