Deducciones legales

Aplica a: NominaHQ Roles: Acceso total, Captura de datos (configurar y asignar deducciones); Aprobador (aprobar la Planilla que las aplica); Solo lectura (consulta). Los administradores tienen acceso completo. Referencias regulatorias: Código de Trabajo art. 161 (tope del 50 %, sublímite del 15 % por deudas con el empleador, prioridad de la pensión alimenticia), art. 162 (Salario mínimo inembargable); Código Fiscal (base del ISR); Ley Orgánica de la CSS (cuota de Seguro Social y Seguro Educativo).

Resumen

Las deducciones son los montos que se restan del salario bruto de cada empleado para obtener el salario neto. NominaHQ aplica de forma automática, al generar cada Planilla, tres grupos de deducciones: las retenciones legales obligatorias (Seguro Social, Seguro Educativo, ISR), las deducciones judiciales y voluntarias (pensión alimenticia, embargo, cuotas), y las cuotas de Préstamos y anticipos. El sistema respeta el orden de prelación legal y los topes del Código de Trabajo, de modo que ninguna deducción reduce el salario por debajo de lo permitido. Lo usa el personal que prepara y aprueba la Planilla.

Navegación

• Retenciones legales (Seguro Social, Seguro Educativo, ISR): se calculan automáticamente en Nómina → Planillas.
• Deducciones recurrentes (pensión alimenticia, embargo, cuotas fijas): Empleados → [abrir el empleado] → Conceptos recurrentes.
• Préstamos y anticipos: Nómina → Préstamos y anticipos.
• Catálogo de conceptos: Maestra → Conceptos.
• Consulta del detalle por empleado: Nómina → Planillas → [abrir la Planilla] → [código del empleado] → Recibo de pago → Deducciones.

Conceptos clave

• Deducción: monto que se resta del salario bruto. En el catálogo de conceptos se identifica con el tipo Deducción.
• Seguro Social (CSS): cuota obrera del 9.75 % sobre el salario cotizable.
• Seguro Educativo: cuota obrera del 1.25 % sobre el salario cotizable.
• ISR (Impuesto Sobre la Renta): retención calculada sobre la renta neta gravable (salario menos la cuota de CSS 9.75 % y de Seguro Educativo 1.25 %).
• Pensión Alimenticia: descuento judicial con prioridad legal; exento del tope del 50 % y del Salario mínimo inembargable.
• Embargo Judicial: retención judicial sobre el salario; sujeta al tope del 50 % y al mínimo inembargable.
• Préstamo: crédito (de un banco u otorgado por el empleador) que se amortiza por cuota fija en cada período.
• Anticipo: adelanto de salario otorgado por el empleador; deuda con el empleador sujeta al sublímite del 15 % del salario del período.
• Salario mínimo inembargable: porción del salario que no puede ser objeto de deducción no alimenticia (art. 162).

Paso a paso

A. Asignar una deducción recurrente a un empleado (pensión alimenticia, embargo, cuota fija)

1. Vaya a Empleados y abra el empleado.
2. Ubique la sección Conceptos recurrentes.
3. En el desplegable Concepto seleccione la deducción del catálogo (por ejemplo, Pensión Alimenticia o Embargo Judicial). Solo aparecen los conceptos de monto fijo. Obligatorio.
4. Monto: escriba el monto fijo que se descontará en cada Planilla. Obligatorio.
5. Presione Agregar.
6. Para cambiar el monto de una deducción ya asignada, edite el valor; para retirarla, use el ícono de eliminar de la fila.

B. Registrar un préstamo o un anticipo

1. Vaya a Nómina → Préstamos y anticipos.
2. Presione Nuevo préstamo.
3. Empleado: seleccione el empleado. Obligatorio.
4. Tipo: elija Préstamo o Anticipo. Obligatorio.
5. Monto del capital: importe total adeudado. Obligatorio.
6. Cuota por período: monto que se descontará en cada Planilla. Obligatorio.
7. Para un préstamo, complete además Tasa de interés anual (%), Acreedor (banco) y referencia. Opcional.
8. Fecha de inicio: fecha desde la cual aplica la deducción. Opcional.
9. Presione Crear. La cuota se descontará automáticamente en cada Planilla hasta saldar el capital.

C. Aplicar y verificar las deducciones en la Planilla

1. Vaya a Nómina → Planillas y genere o abra la Planilla del período.
2. NominaHQ calcula y aplica todas las deducciones automáticamente, en orden de prelación.
3. Abra el Recibo de pago de un empleado (clic en su código) para ver el detalle bajo Deducciones, con el Total Deducciones y el Salario Neto.
4. Presione Aprobar para confirmar la Planilla; al aprobarla, las cuotas de Préstamos y anticipos se aplican al saldo de cada crédito.

Orden de prelación y topes (cómo se calculan las deducciones)

NominaHQ aplica las deducciones en este orden fijo:

1. Retenciones legales obligatorias — Seguro Social (9.75 %), Seguro Educativo (1.25 %) e ISR. Son retenciones de ley y no forman parte del tope del 50 % del art. 161.
2. Pensión Alimenticia — se aplica por su monto completo. Tiene prioridad y está exenta del tope del 50 % y del Salario mínimo inembargable.
3. Presupuesto para las demás deducciones — se calcula como el menor entre el 50 % del salario en dinero (art. 161) y el margen disponible por encima del Salario mínimo inembargable del período (art. 162).
4. Embargo y deducciones voluntarias recurrentes — se descuentan dentro de ese presupuesto, en el orden configurado.
5. Cuotas de Préstamos y anticipos — última prioridad, dentro del presupuesto restante y del saldo de cada crédito. El anticipo de salario tiene además un sublímite del 15 % del salario del período (art. 161); la cuota de préstamo ordinario solo está limitada por el tope del 50 % y el mínimo inembargable.

Si el presupuesto se agota, las deducciones de menor prioridad se descuentan de forma parcial o no se descuentan en ese período.

Referencia de campos

Conceptos recurrentes (deducción asignada al empleado)

Préstamos y anticipos

Roles y permisos

Los administradores tienen acceso completo a todas las acciones.

Notas de cumplimiento

• Tope del 50 % (art. 161): el total de las deducciones autorizadas, salvo la pensión alimenticia, no puede exceder el 50 % del salario en dinero.
• Sublímite del 15 % (art. 161): las deudas con el empleador (anticipos de salario) no pueden exceder el 15 % del salario devengado en el período.
• Pensión alimenticia (art. 161): tiene preferencia legal, se aplica por su monto completo y está exenta del tope del 50 % y del embargo.
• Salario mínimo inembargable (art. 162): las deducciones no alimenticias no pueden reducir el salario neto por debajo del Salario mínimo legal del período.
• Retenciones legales: la cuota de Seguro Social (9.75 %), Seguro Educativo (1.25 %) e ISR son retenciones obligatorias y no se consideran dentro del tope del 50 %. La base del ISR es la renta neta gravable (salario menos las cuotas de CSS 9.75 % y Seguro Educativo 1.25 %).

Solución de problemas

Funciones relacionadas

• Planillas (generación y aprobación)
• Préstamos y anticipos
• Conceptos (catálogo)
• Salario mínimo (validación MITRADEL)
• Décimo tercer mes