Deducciones legales

Aplica a: NominaHQ Roles: Acceso total, Captura de datos (configurar y asignar deducciones); Aprobador (aprobar la Planilla que las aplica); Solo lectura (consulta). Los administradores tienen acceso completo. Referencias regulatorias: Código de Trabajo art. 161 (tope del 50 %, sublímite del 15 % por deudas con el empleador, prioridad de la pensión alimenticia), art. 162 (Salario mínimo inembargable); Código Fiscal (base del ISR); Ley Orgánica de la CSS (cuota de Seguro Social y Seguro Educativo).

Resumen

Las deducciones son los montos que se restan del salario bruto de cada empleado para obtener el salario neto. NominaHQ aplica de forma automática, al generar cada Planilla, tres grupos de deducciones: las retenciones legales obligatorias (Seguro Social, Seguro Educativo, ISR), las deducciones judiciales y voluntarias (pensión alimenticia, embargo, cuotas), y las cuotas de Préstamos y anticipos. El sistema respeta el orden de prelación legal y los topes del Código de Trabajo, de modo que ninguna deducción reduce el salario por debajo de lo permitido. Lo usa el personal que prepara y aprueba la Planilla.

Navegación

• Retenciones legales (Seguro Social, Seguro Educativo, ISR): se calculan automáticamente en Nómina → Planillas.
• Deducciones recurrentes (pensión alimenticia, embargo, cuotas fijas): Empleados → [abrir el empleado] → Conceptos recurrentes (ruta /master/employees/...).
• Préstamos y anticipos: Nómina → Préstamos y anticipos.
• Catálogo de conceptos: Maestra → Conceptos.
• Consulta del detalle por empleado: Nómina → Planillas → [abrir la Planilla], en las líneas de cada empleado o en su recibo de pago.

Conceptos clave

• Deducción: monto que se resta del salario bruto. En el catálogo de conceptos se identifica con el tipo Deducción.
• Seguro Social (CSS): cuota obrera del 9.75 % sobre el salario cotizable.
• Seguro Educativo: cuota obrera del 1.25 % sobre el salario cotizable.
• ISR (Impuesto Sobre la Renta): retención calculada sobre la renta neta gravable (salario menos la cuota de CSS 9.75 % y de Seguro Educativo 1.25 %).
• Pensión Alimenticia: descuento judicial con prioridad legal; exento del tope del 50 % y del Salario mínimo inembargable.
• Embargo Judicial: retención judicial sobre el salario; sujeta al tope del 50 % y al mínimo inembargable.
• Préstamo: crédito (de un banco u otorgado por el empleador) que se amortiza por cuota fija en cada período.
• Anticipo: adelanto de salario otorgado por el empleador; deuda con el empleador sujeta al sublímite del 15 % del salario del período.
• Salario mínimo inembargable: porción del salario que no puede ser objeto de deducción no alimenticia (art. 162).

Tarea 1 — Asignar una deducción recurrente a un empleado

Use esta tarea para descuentos fijos que se repiten en cada planilla: pensión alimenticia, embargo judicial, cuota sindical, cuota de cooperativa y similares. Las retenciones de ley (Seguro Social, Seguro Educativo e ISR) no se asignan: NominaHQ las calcula solas.

Antes de empezar: el concepto debe existir en el catálogo (Maestra → Conceptos) como deducción de monto fijo. Necesita el rol Acceso total o Captura de datos.

1. En Empleados, haga clic en el código del empleado (en el ejemplo, E104 — Verónica Lara).

   

   Se abre la ficha del empleado.

2. Baje hasta la sección Conceptos recurrentes.

   

   La sección lista los ingresos y deducciones fijos del empleado; si no tiene, muestra No hay Conceptos recurrentes asignados.

3. En Elija un concepto, escriba parte del nombre y seleccione la deducción (en el ejemplo, Cuota Sindical (SIND)).

   

   Solo aparecen conceptos de monto fijo (ingresos y deducciones). Un mismo concepto no puede asignarse dos veces al empleado.

4. En el campo de monto, escriba lo que se descontará en cada planilla (en el ejemplo, 10.00).

   

   El monto se descuenta completo en cada planilla, sujeto a los topes legales (vea Orden de prelación y topes).

5. Haga clic en Agregar. Aparece el mensaje Concepto asignado.

   

   El botón se habilita cuando hay un concepto elegido.

6. Verifique la nueva fila con el CONCEPTO, el TIPO (Deducción) y el MONTO.

   

   La deducción se aplica en las planillas que se calculen a partir de ahora. Para incluirla en una planilla que ya está en Borrador, ábrala y presione Recalcular.

Resultado: el empleado tiene la deducción fija asignada y NominaHQ la descontará automáticamente en cada planilla.

Tarea 2 — Cambiar o retirar una deducción recurrente

7. En la fila de la deducción, haga clic en el lápiz para cambiar el monto (confirme con el visto bueno) o en la papelera roja para retirarla.

   

   La papelera retira el concepto de inmediato, sin pedir confirmación, con el mensaje Concepto eliminado.

Resultado: el cambio se aplica en las próximas planillas que se calculen o recalculen. Las planillas ya aprobadas no cambian.

Tarea 3 — Verificar las deducciones en la planilla

8. Abra la planilla del período en Nómina → Planillas y revise, en el grupo de cada empleado, las líneas con tipo Deducción: Seguro Social (9.75%), Seguro Educativo (1.25%), Impuesto Sobre la Renta, pensión alimenticia, deducciones recurrentes y cuotas de Préstamos y anticipos.

   

   En el ejemplo, la pensión alimenticia (170.00) se descuenta completa; la cuota del préstamo Compra de auto (150.00) también cabe, pero del anticipo Emergencia médica (cuota de 50.00) solo se descuentan 23.70 porque el neto llegó al Salario mínimo inembargable del período (Art. 162). El resto se descuenta en planillas siguientes.

Resultado: ha comprobado qué se descontó a cada empleado y por qué. Al Aprobar la planilla, las cuotas de Préstamos y anticipos se aplican a sus saldos (vea Aprobar, pagar y contabilizar). Para registrar un préstamo o un anticipo, vea Préstamos y anticipos.

Orden de prelación y topes (cómo se calculan las deducciones)

NominaHQ aplica las deducciones en este orden fijo:

1. Retenciones legales obligatorias — Seguro Social (9.75 %), Seguro Educativo (1.25 %) e ISR. Son retenciones de ley y no forman parte del tope del 50 % del art. 161.
2. Pensión Alimenticia — se aplica por su monto completo. Tiene prioridad y está exenta del tope del 50 % y del Salario mínimo inembargable.
3. Presupuesto para las demás deducciones — se calcula como el menor entre el 50 % del salario en dinero (art. 161) y el margen disponible por encima del Salario mínimo inembargable del período (art. 162).
4. Embargo y deducciones voluntarias recurrentes — se descuentan dentro de ese presupuesto, en el orden configurado.
5. Cuotas de Préstamos y anticipos — última prioridad, dentro del presupuesto restante y del saldo de cada crédito. El anticipo de salario tiene además un sublímite del 15 % del salario del período (art. 161); la cuota de préstamo ordinario solo está limitada por el tope del 50 % y el mínimo inembargable.

Si el presupuesto se agota, las deducciones de menor prioridad se descuentan de forma parcial o no se descuentan en ese período.

Referencia de campos

Conceptos recurrentes (deducción asignada al empleado)

Préstamos y anticipos

Vea el detalle completo en Préstamos y anticipos.

Roles y permisos

Los administradores tienen acceso completo a todas las acciones.

Notas de cumplimiento

• Tope del 50 % (art. 161): el total de las deducciones autorizadas, salvo la pensión alimenticia, no puede exceder el 50 % del salario en dinero.
• Sublímite del 15 % (art. 161): las deudas con el empleador (anticipos de salario) no pueden exceder el 15 % del salario devengado en el período.
• Pensión alimenticia (art. 161): tiene preferencia legal, se aplica por su monto completo y está exenta del tope del 50 % y del embargo.
• Salario mínimo inembargable (art. 162): las deducciones no alimenticias no pueden reducir el salario neto por debajo del Salario mínimo legal del período.
• Retenciones legales: la cuota de Seguro Social (9.75 %), Seguro Educativo (1.25 %) e ISR son retenciones obligatorias y no se consideran dentro del tope del 50 %. La base del ISR es la renta neta gravable (salario menos las cuotas de CSS 9.75 % y Seguro Educativo 1.25 %).

Solución de problemas

Funciones relacionadas

• Crear y calcular una planilla y Aprobar, pagar y contabilizar
• Préstamos y anticipos
• Recibo de pago
• Conceptos (catálogo)
• Salario mínimo (validación MITRADEL)
• Décimo tercer mes