Recibo de pago

Aplica a: NominaHQ Roles: Imprimir el recibo individual, descargar Recibos (PDF) o Recibos (ZIP) y enviar recibos por correo: Acceso total, Captura de datos y Aprobador. Los administradores tienen acceso completo. Solo lectura puede ver la planilla, pero no generar recibos. Referencias regulatorias: El recibo refleja los conceptos legales ya calculados en la planilla (Seguro Social/CSS 9.75% empleado, Seguro Educativo 1.25%, ISR) y los aportes patronales. No aplica una validación regulatoria propia.

Resumen

El recibo de pago es el comprobante individual de cada empleado dentro de una planilla: muestra sus Ingresos, sus Deducciones y el NETO A PAGAR del período. NominaHQ lo genera en PDF a partir de los datos ya guardados de la planilla, uno por empleado o todos juntos, y también puede enviarlo por correo a cada empleado. Lo usa el personal de nómina del proveedor para entregar los comprobantes de cada empresa cliente.

El recibo no se edita: para cambiar un valor se corrige la planilla (mientras está en Borrador) y se vuelve a generar el recibo.

Navegación

Menú lateral: Nómina → Planillas → abra la planilla (ruta /payroll/runs/...). El recibo individual se abre desde el icono de impresora de cada empleado; los recibos de toda la planilla, desde el menú Documentos y el botón Enviar recibos.

Conceptos clave

• Planilla: la nómina del período, con una línea por empleado.
• Ficha: código del empleado dentro de la empresa (por ejemplo, E101).
• Ingresos: conceptos devengados (salario, Horas extras, comisiones, bonificaciones…).
• Deducciones: descuentos al empleado (Seguro Social, Seguro Educativo, ISR, pensión alimenticia, cuotas de Préstamos y anticipos…). Si el empleado tuvo una ausencia injustificada en el período aparece el renglón Descuento por Ausencia (vea Ausencias).
• NETO A PAGAR: Total Ingresos menos Total Deducciones.
• Aportes Patronales: contribuciones que paga el empleador (Seguro Social, Seguro Educativo y Riesgos Profesionales). Son informativas: no se descuentan al empleado.
• Plantilla del recibo: si la empresa diseñó su propio recibo en el Diseñador de reportes, todos sus recibos (individual, descargas y correo) usan ese diseño; si no, usan el diseño estándar de NominaHQ. Cada recibo ocupa una página.

Tarea 1 — Imprimir el recibo de un empleado

Antes de empezar: la planilla debe estar calculada. Puede imprimir recibos en cualquier estado (Borrador, Aprobada, Pagada o Contabilizada).

1. Abra la planilla y, en la vista Por Empleado, haga clic en el icono de impresora (Imprimir Recibo) al final de la fila del empleado.

   

   Cada fila de empleado muestra sus Ingresos, Deducciones y Neto junto al icono.

2. El recibo se abre como PDF en una pestaña nueva. Imprímalo o guárdelo desde el visor del navegador; el archivo se llama recibo-<Ficha>.pdf (en el ejemplo, recibo-E101.pdf).

   

   En el ejemplo, la empresa usa su propio diseño de recibo: logo, cédula, cargo, fecha de pago, las deducciones en orden (Seguro Social, Seguro Educativo, ISR, la cuota del préstamo Compra de auto, la pensión alimenticia y el anticipo Emergencia médica) y la línea de firma del empleado.

Resultado: tiene el recibo del empleado en PDF, listo para imprimir o entregar. Si el navegador bloquea la pestaña nueva, permita las ventanas emergentes del sitio y vuelva a hacer clic en el icono.

Tarea 2 — Descargar los recibos de toda la planilla

3. En la parte superior de la planilla, abra Documentos y elija Recibos (PDF) para un solo archivo con todos los recibos, o Recibos (ZIP) para un archivo comprimido con un PDF por empleado.

   

   El mismo menú ofrece Resumen PDF, Cuadre CSS y Aportes CSS (vea Reportes PDF).

4. Espere a que termine la generación. Mientras tanto, el botón muestra Generando… y aparece el aviso Generando recibos… esto puede tardar un momento en planillas grandes. No repita el clic.

   

   Al terminar, el navegador descarga el archivo.

5. Abra el archivo descargado, llamado recibos-<código de la empresa>-<fin del período> (en el ejemplo, recibos-OPS-20261015.pdf). Recibos (PDF) trae los recibos de todos los Empleados en orden de ficha, una página por empleado; Recibos (ZIP) trae un archivo recibo-<Ficha>.pdf por empleado.

   

   Los recibos descargados usan el mismo diseño que el recibo individual. En el ejemplo, la página de Gabriela Solís muestra sus Horas extras junto al salario.

Resultado: tiene los recibos de toda la planilla en un solo PDF (para imprimir de una vez) o en un ZIP (para entregar o archivar por empleado).

Tarea 3 — Enviar los recibos por correo

Antes de empezar: el correo del proveedor debe estar configurado en Configuración → Correo, y cada empleado debe tener su correo registrado en su ficha. Revise la planilla antes de enviar: los correos enviados no se pueden deshacer.

6. Haga clic en Enviar recibos.

   

   Si ningún empleado tiene correo, aparece Ningún empleado de esta planilla tiene correo electrónico. y no se envía nada.

7. Lea la ventana Enviar recibos: indica cuántos Empleados recibirán su recibo y cuántos se omitirán por no tener correo. Haga clic en Enviar para enviarlos, o en Cancelar para salir sin enviar nada.

   

   Mientras se envían, el botón de la página muestra Enviando….

Resultado: cada empleado con correo recibe el mensaje Recibo de Pago — <descripción de la planilla> con su recibo adjunto (recibo-<Ficha>.pdf). Al terminar, un aviso resume el envío, por ejemplo 20 recibos enviados · 2 sin correo, y agrega fallidos si alguno no se pudo enviar. Si el correo no está configurado, aparece El correo no está configurado. Configúrelo en Configuración → Correo. y no se envía nada.

Contenido del recibo

Los campos del recibo son de solo lectura; provienen de la planilla.

Un diseño propio de la empresa puede mostrar otros datos (por ejemplo, la cédula, el cargo o la fecha de pago), según lo que se haya configurado en el Diseñador de reportes.

Roles y permisos

El recibo no se crea, edita ni elimina manualmente: es un documento generado de la planilla.

Los administradores tienen acceso completo. Generar recibos requiere el permiso de exportación de la empresa.

Notas de cumplimiento

• Las cifras del recibo no se recalculan al imprimir: reproducen exactamente lo calculado y guardado en la planilla. Para corregir un valor, ajuste la planilla mientras está en Borrador, presione Recalcular y vuelva a generar el recibo.
• Las Deducciones legales aparecen con su nombre: Seguro Social (9.75% del empleado), Seguro Educativo (1.25%) e Impuesto Sobre la Renta cuando corresponde.
• Los Aportes Patronales son informativos; no se descuentan al empleado y no afectan el NETO A PAGAR.
• El símbolo de moneda del PDF (por ejemplo $ o B/.) corresponde a la configuración de la empresa.

Solución de problemas

Funciones relacionadas

• Aprobar, pagar y contabilizar — revisar la planilla antes de entregar los recibos.
• Reportes PDF — Resumen PDF, Cuadre CSS y Aportes CSS.
• Diseño de reportes — diseñar el recibo propio de la empresa.
• Portal del colaborador — el empleado consulta sus recibos.