Contabilización en CifraHQ

Aplica a: NominaHQ Roles: Ver: todos los roles del personal (Acceso total, Captura de datos, Aprobador, Solo lectura). Generar y enviar el asiento: Acceso total y Aprobador. Configurar la integración y el mapa de cuentas: solo Acceso total y administradores. Referencias regulatorias: Ninguna específica para la contabilización. El asiento refleja obligaciones ante la CSS (Seguro Social, Seguro Educativo, Riesgos Profesionales) y la DGI (ISR).

Resumen

La contabilización convierte una planilla o un Décimo ya procesado en un asiento de diario balanceado (débitos = créditos) y lo envía a CifraHQ, el sistema contable. Resuelve el registro contable de la nómina sin recaptura manual: NominaHQ arma el asiento con las cuentas correctas y lo transmite al endpoint de CifraHQ de la empresa. La usan las personas a cargo de cerrar la planilla y de la conciliación contable de cada empresa cliente.

Navegación

• Generar el asiento: Nómina → Planillas → abra una corrida → Post to GL.
• Revisar, enviar y exportar los asientos: Nómina → Lotes de Diario (la página se titula Lotes de Asientos, ruta /accounting/journal-batches).
• Configurar la conexión a CifraHQ: Configuración → Integración (página CifraHQ Integration / Integración CifraHQ, ruta /settings/integration).
• Configurar las cuentas contables: Maestra → Mapa de Cuentas GL (página Mapeo de Cuenta Contable, ruta /master/gl-account-map).

Conceptos clave

• Asiento / Lote (Journal Batch): el conjunto de líneas de débito y crédito generado por una corrida de planilla o de Décimo. Cada lote tiene un Evento (Planilla o Décimo), una Fecha de Contabilización y un Estado.
• Asiento balanceado: el Débito Total debe ser igual al Crédito Total. Si no cuadran, NominaHQ no crea el lote.
• Cuentas por pagar estatutarias: las obligaciones retenidas o aportadas que se acreditan a una cuenta de pasivo: CSS, Seguro Educativo, ISR, Riesgos Profesionales y otras deducciones.
• Cargas Patronales: el costo del empleador (aportes patronales) que se registra como gasto y, a la vez, como cuenta por pagar.
• Mapa de cuentas (CifraGlAccountMap): las cuentas de CifraHQ que la empresa asigna a cada propósito contable. Si no hay mapa, se usa un plan de cuentas por defecto.
• Modo de prueba (dry-run): si la empresa no tiene un endpoint configurado, el envío se simula: el lote pasa a Enviado pero no se llama a CifraHQ.
• Exportación genérica: descarga de un lote en formato CSV o XLSX con un diseño de columnas neutro, pensado para importarlo en cualquier ERP distinto de CifraHQ (SAP, Dynamics, QuickBooks y similares). Es independiente del envío a CifraHQ: puede usar una, otra o ambas vías.
• Estados del lote: Pendiente (recién generado), Enviado (transmitido en modo de prueba, sin confirmación), Confirmado (CifraHQ aceptó el asiento) y Fallido (el envío falló).

Estructura del asiento

NominaHQ arma cada asiento así:

Notas:

• En una corrida de Décimo, el gasto se registra en Gasto de Décimo en lugar de Gasto de Salarios.
• Las deducciones del empleado y los aportes patronales se agrupan por cuenta antes de acreditarse.
• Una línea solo aparece si su monto es distinto de cero.
• Si la empresa tiene un mapa de cuentas activo, esas cuentas reemplazan a las del plan por defecto.

Paso a paso

A. Generar el asiento desde una corrida

1. Vaya a Nómina → Planillas y abra la corrida. La corrida debe estar Aprobada o Pagada; de lo contrario el sistema no la contabiliza.
2. Presione Post to GL.
3. NominaHQ crea el lote en estado Pendiente y muestra el mensaje de confirmación de que se generó el asiento para CifraHQ. La corrida pasa a estado Contabilizada (Posted).

B. Configurar la conexión a CifraHQ (una vez por empresa)

1. Vaya a Configuración → Integración.
2. URL del Endpoint: dirección del servicio de CifraHQ. Opcional. Si la deja en blanco, los envíos corren en modo de prueba.
3. Código de Empresa Cifra: el código de la empresa dentro de CifraHQ. Opcional.
4. Clave de API: la clave de acceso. Opcional. Se muestra oculta.
5. Presione Guardar.
6. Presione Test connection para comprobar la conexión. Sin endpoint, devuelve un resultado de modo de prueba.
7. Presione Validar para revisar advertencias antes de enviar (ver Solución de problemas).

C. Definir el mapa de cuentas (opcional)

1. Vaya a Maestra → Mapa de Cuentas GL.
2. Presione Nuevo.
3. Evento Contable: seleccione el propósito (Gasto de Salarios, Cargas Patronales, CSS por Pagar, etc.). Obligatorio.
4. Código de Cuenta: la cuenta de CifraHQ. Obligatorio.
5. Descripción (Opcional) y Activo.
6. Presione Guardar.

D. Enviar los asientos a CifraHQ

1. Vaya a Nómina → Lotes de Diario.
2. Para ver el detalle de un lote, presione el nombre del Evento; se muestran las Líneas de asiento (Cuenta, Descripción, Débito, Crédito).
3. Presione Upload Pending para enviar todos los lotes Pendientes de la empresa activa.
4. Según el resultado, cada lote queda en Confirmado (si CifraHQ lo aceptó), Enviado (modo de prueba, sin endpoint) o Fallido.
5. En un lote Fallido, presione Retry en la columna de acciones para reintentar el envío.

E. Exportación genérica (otros ERP)

Si su contabilidad no es CifraHQ, descargue el asiento y cárguelo en su propio sistema.

1. Vaya a Nómina → Lotes de Diario.
2. En la fila del lote, presione CSV o XLSX en la columna de acciones. Los botones solo aparecen si su rol tiene el permiso de exportación.
3. El archivo se descarga con el nombre diario-{evento}-{fecha}-{referencia}.{csv|xlsx} — por ejemplo, diario-payroll-20260731-a1b2c3d4.csv.
4. Impórtelo en su ERP con el diseño de columnas que se describe abajo. El CSV se genera en UTF-8 con marca de orden de bytes, de modo que Excel lo abre con los acentos correctos.

El estado del lote no cambia al exportar: puede descargarlo cuantas veces necesite, y también enviarlo a CifraHQ si además usa esa integración.

Diseño del archivo

La última fila es la fila TOTAL: lleva la palabra TOTAL en la columna Descripción y los totales de débito y crédito del lote, que siempre son iguales. Si su ERP no admite filas de totales, descártela al importar.

Como alternativa a la descarga manual, un ERP externo puede consultar los mismos lotes por la API REST (GET /api/v1/journal-batches); vea Funciones relacionadas.

Referencia de campos

Integración (Configuración → Integración)

Mapa de Cuentas GL (Maestra → Mapa de Cuentas GL)

Lotes de Asientos (Nómina → Lotes de Diario)

Roles y permisos

Mapeo de columnas: Ver = consultar lotes, líneas y configuración; Crear = generar el asiento (Post to GL); Editar = configurar la integración y el mapa de cuentas; Eliminar = borrar entradas del mapa de cuentas; Aprobar = enviar el asiento a CifraHQ (Upload Pending / Retry).

Los administradores y superusuarios omiten esta matriz y tienen acceso completo. Configurar la integración y el mapa de cuentas requiere el permiso de configuración, reservado al rol Acceso total y a los administradores.

La exportación genérica (CSV / XLSX) usa el permiso de exportación: está disponible para Acceso total, Captura de datos y Aprobador, y no para Solo lectura. Quien no lo tenga simplemente no ve los botones en la fila del lote.

Notas de cumplimiento

• El asiento separa las obligaciones estatutarias en cuentas por pagar propias: CSS por Pagar (Seguro Social), Seguro Educativo por Pagar, ISR por Pagar y Riesgos Profesionales por Pagar, además de Otras Deducciones por Pagar. Esto facilita la conciliación con la planilla SIPE y con la declaración de ISR.
• El Gasto de Décimo se registra en una cuenta separada del salario, conforme al tratamiento del Décimo como partida independiente.
• La contabilización no recalcula impuestos ni aportes: registra los montos ya calculados por la planilla o el Décimo. Verifique los cálculos antes de aprobar la corrida.

Solución de problemas

Funciones relacionadas

• Planillas (corridas de nómina) y su aprobación.
• Décimo.
• Mapa de Cuentas GL (Maestra → Mapa de Cuentas GL).
• Integración con CifraHQ (Configuración → Integración).
• API REST (Configuración → API Desarrolladores) — GET /api/v1/journal-batches y GET /api/v1/journal-batches/{id} permiten que un ERP externo consulte los lotes y sus líneas por su cuenta, en lugar de descargarlos a mano.
• Exportación SIPE y Planilla 03 (Informe 03).