Contabilización en CifraHQ

Aplica a: NominaHQ Roles: Ver: todos los roles del personal (Acceso total, Captura de datos, Aprobador, Solo lectura). Contabilizar y enviar el asiento: Acceso total y Aprobador. Exportar CSV/XLSX: Acceso total, Captura de datos y Aprobador. Configurar la integración y el mapa de cuentas: Acceso total y administradores. Referencias regulatorias: Ninguna específica para la contabilización. El asiento refleja obligaciones ante la CSS (Seguro Social, Seguro Educativo, Riesgos Profesionales) y la DGI (ISR).

Resumen

La contabilización convierte una planilla o un Décimo ya procesado en un asiento de diario balanceado (débitos = créditos) y lo envía a CifraHQ, el sistema contable, o lo descarga en CSV/XLSX para cualquier otro ERP. Resuelve el registro contable de la nómina sin recaptura manual: NominaHQ arma el asiento con las cuentas de la empresa. La usan las personas a cargo de cerrar la planilla y de la conciliación contable de cada empresa cliente.

Navegación

• Contabilizar una planilla: Nómina → Planillas → abra una planilla → Contabilizar en el libro mayor.
• Revisar, enviar y exportar los asientos: Nómina → Lotes de Asientos (ruta /accounting/journal-batches).
• Configurar la conexión a CifraHQ: Configuración → Integración (página Integración con CifraHQ, ruta /settings/integration).
• Configurar las cuentas contables: Maestra → Mapeo de Cuenta Contable (ruta /master/gl-account-map).
• Abrir y bloquear meses contables: Nómina → Períodos (ruta /accounting/periods).

Conceptos clave

• Lote de asiento: el conjunto de líneas de débito y crédito generado por un evento. Cada lote tiene un Evento, una Fecha de Contabilización (la fecha de pago de la planilla) y un Estado.
• Eventos: Planilla o Décimo (al contabilizar la planilla), Dispersión de Planilla (al marcarla Pagada: Neto por Pagar contra Banco) y Depósito Fondo de Cesantía (al registrar el depósito trimestral del Fondo de Cesantía).
• Asiento balanceado: el Débito Total siempre es igual al Crédito Total.
• Mapeo de cuenta contable: la cuenta de CifraHQ que la empresa asigna a cada propósito contable. Si no hay mapeo, se usa el plan de cuentas por defecto.
• Modo de prueba: si la empresa no tiene URL del Endpoint, el envío se simula: el lote pasa a Enviado pero no se llama a CifraHQ.
• Período contable: cada mes de un año fiscal. Si el mes de la fecha de pago está Bloqueado o Cerrado, NominaHQ no contabiliza planillas en él. Un mes sin período creado se puede contabilizar.
• Estados del lote: Pendiente (recién generado), Enviado (transmitido en modo de prueba), Confirmado (CifraHQ aceptó el asiento) y Fallido (el envío falló).

Estructura del asiento de planilla

Al marcar la planilla como Pagada, NominaHQ genera además el lote Dispersión de Planilla: débito a Neto por Pagar (2104) y crédito a Banco / Efectivo (1101), por el neto pagado. Una línea solo aparece si su monto es distinto de cero, y las cuentas del mapeo de la empresa reemplazan a las del plan por defecto.

Tarea 1 — Contabilizar una planilla aprobada

Antes de empezar: la planilla debe estar Aprobada o Pagada. Necesita el rol Acceso total o Aprobador. Revise la planilla antes: la contabilización no se puede deshacer desde esta pantalla.

1. En Nómina → Planillas, haga clic en la planilla aprobada (en el ejemplo, Quincena 2 - Mayo 2026).

   

   Se abre el detalle de la planilla.

2. Haga clic en Contabilizar en el libro mayor.

   

   El botón aparece en planillas Aprobadas y Pagadas.

Resultado: aparece el mensaje de confirmación, NominaHQ crea el lote Planilla (o Décimo) en estado Pendiente y la planilla pasa a Contabilizada.

Tarea 2 — Revisar un asiento

3. En el menú lateral, dentro de Nómina, haga clic en Lotes de Asientos.

   

   La lista muestra los lotes de la empresa activa con su evento, fecha, estado y totales.

4. Haga clic en el nombre del Evento del lote que quiere revisar (en el ejemplo, Planilla del 15 de julio de 2026).

   

   El débito total y el crédito total siempre coinciden.

5. Revise las Líneas de asiento que aparecen debajo de la lista: cuenta, descripción, débito y crédito.

   

   Los asientos nuevos nombran cada cuenta por su uso (por ejemplo, "Planilla — CSS por Pagar"). Los asientos generados antes de esa mejora, como el del ejemplo, muestran el código ("Por pagar 2101").

Resultado: usted confirma qué cuentas y montos llevará el asiento antes de enviarlo.

Tarea 3 — Exportar un asiento para otro ERP

Si su contabilidad no es CifraHQ, descargue el asiento y cárguelo en su propio sistema (SAP, Dynamics, QuickBooks u otro).

6. En la fila del lote, haga clic en CSV o XLSX.

   

   Los botones solo aparecen si su rol tiene permiso de exportación.

Resultado: se descarga el archivo diario-{evento}-{fecha}-{referencia}.{csv|xlsx} (en el ejemplo, diario-payroll-20260715-6e5f2b58.csv). El estado del lote no cambia: puede descargarlo cuantas veces necesite y también enviarlo a CifraHQ.

Diseño del archivo

La última fila es la fila TOTAL, con los totales de débito y crédito. Si su ERP no admite filas de totales, descártela al importar. El CSV se genera en UTF-8 con marca de orden de bytes, de modo que Excel lo abre con los acentos correctos.

Tarea 4 — Enviar los asientos pendientes a CifraHQ

Antes de empezar: configure la conexión (Tarea 5). Necesita el rol Acceso total o Aprobador.

7. En Lotes de Asientos, haga clic en Carga Pendiente.

   

   Se envían todos los lotes Pendientes de la empresa activa.

Resultado: cada lote queda en Confirmado (CifraHQ lo aceptó), Enviado (modo de prueba, sin endpoint) o Fallido. En un lote Fallido, use Reintentar en la columna Acciones para volver a enviarlo.

Tarea 5 — Configurar la conexión a CifraHQ

Antes de empezar: necesita el rol Acceso total. Pida a su administrador de CifraHQ la URL, el código de empresa y la clave de API. La configuración es por empresa.

8. En el menú lateral, dentro de Configuración, haga clic en Integración.

   

   La pantalla muestra el destino de contabilización de la empresa activa.

9. Complete URL del Endpoint, Código de Empresa Cifra y Clave de API.

   

   Si deja la URL en blanco, los envíos corren en modo de prueba, sin llamar a CifraHQ.

10. Haga clic en Guardar. Después puede usar Probar conexión para verificar que CifraHQ responde.

    

    Aparece el mensaje de configuración guardada.

11. Haga clic en Validar y revise el recuadro Validación.

    

    Las advertencias no impiden contabilizar; indican qué falta para enviar de verdad.

Resultado: la empresa queda conectada a CifraHQ y Carga Pendiente envía los asientos a esa dirección.

Tarea 6 — Cambiar la cuenta de un evento contable

Antes de empezar: necesita el rol Acceso total. Tenga a mano el plan de cuentas de la empresa en CifraHQ.

12. En el menú lateral, dentro de Maestra, haga clic en Mapeo de Cuenta Contable.

    

    Cada fila asigna una cuenta a un evento contable (Gasto de Salarios 6101, CSS por Pagar 2101, etc.).

13. Haga clic en el evento (en el ejemplo, CSS por Pagar) y escriba la cuenta de CifraHQ en Código de Cuenta.

    

    El Evento Contable no se puede cambiar al editar; para otro evento use Nuevo.

14. Haga clic en Guardar.

    

    Solo los mapeos marcados como Activo se aplican.

Resultado: los asientos que se generen desde ese momento usan la nueva cuenta. Los lotes ya generados no cambian.

Tarea 7 — Bloquear un mes contable

Bloquee un mes cuando ya lo cerró en su contabilidad, para que nadie contabilice planillas con fecha de pago en ese mes.

Antes de empezar: necesita el rol Acceso total para crear años fiscales, generar períodos, bloquear y reabrir meses.

15. En el menú lateral, dentro de Nómina, haga clic en Períodos.

    

    La lista muestra los años fiscales de la empresa activa.

16. Si el año no existe, haga clic en Nuevo Año Fiscal, escriba el Año (en el ejemplo, 2027) y haga clic en Guardar.

    

    El año fiscal va del 1 de enero al 31 de diciembre.

17. En la fila del año, haga clic en Generar Períodos.

    

    Se crean los 12 meses del año en estado Abierto; los meses que ya existían no se duplican.

18. Haga clic en el año para ver sus Períodos de registro y, en la fila del mes, haga clic en Bloquear.

    

    En el ejemplo se bloquea diciembre de 2027.

19. Confirme que el Estado del mes cambió a Bloqueado.

    

    Desde ahora, contabilizar una planilla con fecha de pago en ese mes muestra un aviso y no crea el lote.

20. Para reabrir el mes, haga clic en Reabrir en su fila.

    

    El mes vuelve al estado Abierto.

Resultado: el mes queda protegido contra nuevas contabilizaciones hasta que usted lo reabra.

Referencia de campos

Integración (Configuración → Integración)

Mapeo de Cuenta Contable (Maestra → Mapeo de Cuenta Contable)

Lotes de Asientos

Roles y permisos

Los administradores tienen acceso completo. En Integración, Mapeo de Cuenta Contable y Períodos, los cambios requieren el rol Acceso total.

Notas de cumplimiento

• El asiento separa las obligaciones estatutarias en cuentas por pagar propias: CSS por Pagar, Seguro Educativo por Pagar, ISR por Pagar y Riesgos Profesionales por Pagar, además de Otras Deducciones por Pagar. Esto facilita la conciliación con el archivo SIPE y con la Planilla 03.
• El Gasto de Décimo se registra en una cuenta separada del salario.
• La contabilización no recalcula impuestos ni aportes: registra los montos ya calculados por la planilla o el Décimo.

Solución de problemas

Funciones relacionadas

• Aprobar, pagar y contabilizar una planilla.
• Décimo.
• API REST — GET /api/v1/journal-batches y GET /api/v1/journal-batches/{id} permiten que un ERP externo consulte los lotes y sus líneas.
• Exportar SIPE y Planilla 03.