Exportar SIPE

Aplica a: NominaHQ Roles: Acceso total, Captura de datos y Aprobador pueden exportar; Solo lectura no. Los administradores omiten estas restricciones. Referencias regulatorias: Caja de Seguro Social (CSS) — SIPE, "Carga Masiva de Planilla".

Resumen

La función Exportar SIPE genera el archivo de Carga Masiva de Planilla de la CSS a partir de una planilla ya calculada. El archivo es un libro de Excel (.xlsx) con 25 columnas (una fila por empleado) que declara el sueldo y los demás rubros de ingreso del período. Lo usa el personal de nómina del proveedor para cargar la planilla mensual en el portal SIPE de la CSS sin digitar empleado por empleado.

Navegación

Menú lateral: Nómina → Planillas → (abrir una planilla) → Exportar → SIPE (Carga Masiva). La ruta de la planilla es /payroll/runs/{id}.

Conceptos clave

• SIPE: Sistema de Ingresos y Prestaciones Económicas de la CSS, donde el empleador presenta la planilla mensual.
• Carga Masiva de Planilla: opción del portal SIPE que recibe un archivo .xlsx con todos los Empleados, en lugar de la captura manual.
• Número de Seguro Social: número de asegurado del empleado en la CSS. SIPE empareja a cada empleado por su Número de Documento (Cédula) y su Número de Seguro Social.
• Número patronal: número de inscripción del empleador en la CSS con el que usted ingresa al portal SIPE para subir el archivo. No viaja dentro del archivo de Carga Masiva. Se registra en la ficha de la empresa (Configuración → Clientes → empresa, sección Registro legal, campo Número patronal CSS).
• Rubros de ingreso: las partidas que se declaran por empleado (Sueldo, Horas extras, Décimo tercer mes, Vacaciones, Comisiones, etc.).

Tarea 1 — Descargar el archivo SIPE de una planilla

Antes de empezar: la planilla debe estar calculada y tener al menos un empleado. Necesita el rol Acceso total, Captura de datos o Aprobador. Normalmente se exporta una planilla ya Aprobada, Pagada o Contabilizada, para que los montos no cambien después de presentarlos.

1. En el menú lateral, dentro de Nómina, haga clic en Planillas.

   

   La lista muestra las planillas de la empresa activa con su período, fecha de pago y estado.

2. Haga clic en el nombre de la planilla que va a presentar (en el ejemplo, Quincena 1 - Julio 2026).

   

   Se abre el detalle de la planilla.

3. Confirme el estado y los totales de la planilla en la parte superior.

   

   El archivo usa exactamente los montos que muestra esta planilla.

4. Haga clic en Exportar.

   

   El menú Exportar solo aparece si su rol permite exportar y la planilla tiene Empleados.

5. En el menú, elija SIPE (Carga Masiva).

   

   El navegador descarga el archivo de inmediato.

Resultado: se descarga el archivo SIPE_CargaMasiva_AAAAMM.xlsx (en el ejemplo, SIPE_CargaMasiva_202607.xlsx), donde AAAAMM es el año y mes del fin del período de la planilla. El libro tiene una hoja Planilla con una fila de encabezado y una fila por empleado. Ingrese al portal SIPE de la CSS con su número patronal y use la opción Carga Masiva de Planilla para subirlo.

El campo ID Planilla (recibo SIPE) que aparece junto a Exportar no se usa para la Carga Masiva: solo alimenta la columna 1 del reporte Planilla 03 (DGI). Puede dejarlo en blanco al exportar el archivo SIPE.

Tarea 2 — Verificar la Cédula y el Número de Seguro Social antes de exportar

SIPE reconoce a cada empleado por su Cédula y su Número de Seguro Social. Si falta uno, el empleado no se asocia en el portal. Revíselos antes de exportar.

6. En el menú lateral, haga clic en Empleados y revise las columnas Cédula y Número de Seguro Social de la lista.

   

   Una celda vacía en cualquiera de las dos columnas indica un dato que debe completar.

7. Haga clic en el código del empleado (en el ejemplo, E101) y, en la sección Personal, revise el campo Cédula.

   

   Escriba la cédula con guiones, por ejemplo 8-123-456, E-8-12 o N-20-1.

8. Revise el campo Número de Seguro Social.

   

   Es el número de asegurado del empleado en la CSS.

9. Si corrigió algún dato, haga clic en Guardar.

   

   Luego vuelva a exportar el archivo SIPE (Tarea 1).

Resultado: la Cédula y el Número de Seguro Social quedan guardados. El archivo SIPE toma estos datos de la ficha del empleado al momento de exportar, así que basta con volver a descargarlo; no hace falta recalcular la planilla.

Referencia de campos

El archivo contiene una fila de encabezado y una fila por empleado, ordenadas por código de empleado. Las 25 columnas (A–Y), en orden:

Las columnas de monto (F a Y) se exportan con dos decimales. Las partidas sin valor en la planilla salen en 0.00.

Roles y permisos

El bloque Exportar solo se muestra a los usuarios con permiso de exportación. La descarga también valida ese permiso y el acceso a la empresa de la planilla.

Notas de cumplimiento

• El archivo de Carga Masiva declara rubros de ingreso por empleado; la CSS calcula los aportes de Seguro Social y Seguro Educativo a partir de esa información.
• SIPE empareja a cada empleado por Número de Documento (Cédula) y Número de Seguro Social. Si alguno está en blanco o es incorrecto, el empleado no se asociará correctamente en el portal.
• El número patronal no viaja dentro del archivo: identifica a su empresa en el portal SIPE al momento de cargar el archivo.
• Cada archivo corresponde a una planilla. Si la empresa paga quincenal, las dos quincenas del mes generan dos archivos con el mismo nombre (SIPE_CargaMasiva_AAAAMM.xlsx). NominaHQ no consolida las quincenas del mes en un solo archivo.

Solución de problemas

Funciones relacionadas

• Planilla 03 (DGI) — reporte mensual de retenciones de ISR (.xlsx de 33 columnas) para e-Tax 2.0.
• Excel — exportación de la planilla a Excel.
• Archivo ACH — archivo de pago para dispersión bancaria.
• Contabilización al Mayor (GL) — asiento contable de la planilla hacia CifraHQ.