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Cumplimiento y exportaciones

Cumplimiento y exportaciones

Aplica a: NominaHQ Roles: Ver documentos y Reportes: todos los roles del personal. Exportar archivos (SIPE, Planilla 03, Excel, ACH): Acceso total, Captura de datos y Aprobador. Referencias regulatorias: Ley Orgánica de la CSS (SIPE, Seguro Social, Seguro Educativo, Riesgos Profesionales); DGI — Informe 03 / Planilla 03 (e-Tax 2.0); Código de Trabajo Art. 17 (proporción 90/10); Ley 44 de 1995 (Fondo de Cesantía).

Resumen

Desde cada planilla, NominaHQ genera los documentos y archivos que se presentan ante los entes reguladores y el banco: el cuadre y el detalle de aportes a la CSS, el archivo SIPE (Carga Masiva), la Planilla 03 del ISR para la DGI, el archivo de pago ACH y el asiento contable. La página Reportes reúne además los Reportes de cumplimiento de la empresa, como la proporción 90/10 de personal extranjero. Lo usa el personal de nómina para cerrar cada período y preparar las presentaciones.

Navegación

  • Documentos y exportaciones de una planilla: Nómina → Planillas → abra la planilla → Documentos o Exportar.
  • Reportes de la empresa: Nómina → Reportes (ruta /reports).

Conceptos clave

  • Cuadre CSS (pre-SIPE): compara, por concepto, la cuota de CSS y Seguro Educativo esperada (base × tasa) con la que calculó la planilla, y marca cada diferencia como OK o no.
  • Aportes CSS: detalle por empleado de la base y de las cuotas obrero-patronales de la planilla.
  • SIPE (Carga Masiva): archivo .xlsx de la CSS con los rubros de ingreso de cada empleado. Vea Exportar SIPE.
  • Planilla 03 (DGI): archivo .xlsx del ISR retenido para e-Tax 2.0. Vea Exportar Planilla 03 (DGI).
  • Archivo ACH: archivo de pago para la banca en línea. Vea Archivo bancario (ACH).
  • Contabilización: asiento de la planilla para CifraHQ u otro ERP. Vea Contabilización en CifraHQ.

Tarea 1 — Cuadrar la CSS antes de presentar el SIPE

Antes de empezar: abra la planilla en Nómina → Planillas (en el ejemplo, Quincena 1 - Julio 2026). La planilla debe tener Empleados.

  1. En el encabezado de la planilla, haga clic en Documentos.

    Encabezado de la planilla Quincena 1 - Julio 2026 con el botón Documentos resaltado

    El menú reúne los documentos imprimibles de la planilla.

  2. Elija Cuadre CSS.

    Menú Documentos abierto con la opción Cuadre CSS resaltada, junto a Resumen PDF, Aportes CSS, Recibos (PDF) y Recibos (ZIP)

    El reporte se abre en una pestaña nueva.

  3. Revise el reporte Cuadre Planilla vs CSS (pre-SIPE): la columna Estado debe decir OK en cada concepto.

    Reporte Cuadre Planilla vs CSS de Acme Operaciones, S.A.: CSS Obrero 9.75 %, Seguro Educativo Obrero 1.25 % y CSS Patronal 13.25 % con diferencias de 0.01 a 0.04 y estado OK

    Las diferencias de centavos vienen del redondeo por empleado.

Resultado: usted confirma que las cuotas de la planilla cuadran con las tasas de ley antes de exportar el SIPE.

Tarea 2 — Imprimir el detalle de aportes a la CSS

  1. En Documentos, elija Aportes CSS.

    Menú Documentos abierto con la opción Aportes CSS resaltada

    El reporte se abre en una pestaña nueva.

  2. Revise el detalle por empleado: No. CSS, Salario Base, CSS Obrero, S.E. Obrero, CSS Patronal, S.E. Patronal, Riesgos Prof. y Total CSS. Use el botón de impresión o descarga del visor para guardarlo.

    Reporte Aportes a la CSS de la Quincena 1 - Julio 2026 con una fila por empleado y sus cuotas obrero-patronales

    Úselo como respaldo de la planilla presentada en SIPE.

Resultado: tiene el detalle de aportes de la planilla en PDF.

Tarea 3 — Generar los archivos de ley

  1. En el encabezado de la planilla, haga clic en Exportar y elija el archivo que necesita.

    Menú Exportar abierto y resaltado con las opciones SIPE (Carga Masiva), Planilla 03 (DGI), Excel y Archivo ACH

    El menú solo aparece si su rol tiene permiso de exportación.

Opción Qué descarga Guía
SIPE (Carga Masiva) SIPE_CargaMasiva_AAAAMM.xlsx para el portal SIPE de la CSS. Exportar SIPE
Planilla 03 (DGI) Planilla03_AAAAMM.xlsx para e-Tax 2.0. Exportar Planilla 03 (DGI)
Excel La planilla completa en Excel. —
Archivo ACH El archivo de pago con el formato del banco de la empresa. Archivo bancario (ACH)

Resultado: el navegador descarga el archivo elegido, listo para presentarlo.

Tarea 4 — Revisar la proporción 90/10 de personal extranjero

  1. En el menú lateral, dentro de Nómina, haga clic en Reportes y luego en la tarjeta Proporción 90/10 de personal extranjero.

    Pantalla Reportes con la tarjeta Proporción 90/10 de personal extranjero resaltada, entre Proyección de ISR, Fondo de Cesantía, Libro de Salarios y otros reportes

    La página Reportes reúne los Reportes de la empresa activa.

  2. Revise el encabezado del reporte: indica cuántos colaboradores son panameños, el porcentaje y si la empresa CUMPLE con el Art. 17 del Código de Trabajo.

    Reporte Proporción 90/10 (Art. 17 Código de Trabajo) de Acme Operaciones, S.A.: 23/23 panameños (100%), CUMPLE, con la nacionalidad de cada empleado

    La nacionalidad se toma de la ficha de cada empleado.

Resultado: tiene la evidencia de cumplimiento de la proporción 90/10.

Calendario de presentación

NominaHQ genera los archivos, pero no los presenta ni controla los plazos: cada ente define su fecha límite. Presente el SIPE en el portal de la CSS, la Planilla 03 en e-Tax 2.0 de la DGI y el archivo ACH en la banca en línea de su banco.

Roles y permisos

Rol Documentos y Reportes Exportar archivos
Acceso total Sí Sí
Captura de datos Sí Sí
Aprobador Sí Sí
Solo lectura Sí No

Los administradores tienen acceso completo. La exportación SIPE y el archivo ACH requieren el plan Business o superior.

Solución de problemas

Síntoma Causa probable Solución
No aparecen Documentos ni Exportar La planilla no tiene Empleados Calcule la planilla con Empleados activos.
No aparece Exportar Su rol es Solo lectura Solicite un rol con permiso de exportación.
El reporte no se abre al elegirlo en Documentos El navegador bloqueó la ventana emergente Permita las ventanas emergentes para el sitio de NominaHQ.
El Cuadre CSS no muestra OK en un concepto La cuota calculada difiere de la esperada más allá del redondeo Revise las líneas de Seguro Social y Seguro Educativo de los Empleados; si la planilla está en Borrador, corrija y use Recalcular.

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